文档介绍：湖南员工离司流程工作指引
分公司人事部
二○○九年五月
前言
为更好帮助、指引机构人事专干做好员工离司工作,规范员工离司程序,重点阐述离司员工所在单位与HR注意事项,特别是要做好保密工作,保证离司流程合规、合法,防范风险,制定本手册。
离司类型:
自然终止
注:合同终止与员工辞职是员工离司中最为常见的情形,协商解除往往也会倾向于员工辞职模式;公司辞退适用于公司对员工进行了培训或调岗,并经直线主管再次评定为“不胜任”,证据证明员工实在不适合公司要求,必须予以辞退;战略调整裁员比较少见。
人为终止
到期终止:符合续签条件,员工不愿续签; 不符合续签条件,公司不愿续签
员工达到退休年龄
员工辞职
协商解除
公司辞退
战略调整裁员
总体把握减员的主要思路:
看合同是否即将到期?
劝员工提出辞职申请? 成功
与员工协商解除合同? 成功
上述三种都不成功,
或员工违纪要辞退的
第一选择
第二选择
第三选择
第四选择
合同终止
1
员工辞职
2
协商解除
3
公司辞退
4
当上述方案或内部分流均无法满足减员或战略调整需要时……
战略调整裁员
5
第五选择
看是否达到退休年龄?
是
注:主要从对公司的影响、利益等方面考虑选择顺序。在实际中应该坚持“前种选择优于后种选择”思想考虑操作员工离司流程。
到期终止
所在单位HR
查询员工绩效排名是否符合续签条件/病假期满,是否能继续工作
合同到期终止离司:合同到期——总体流程
员工
不愿意续签
单位负责人
审批
离司手续
审批流程
所在单位HR:
通知/协调各部门做好离司准备
所在部门:
提前准备工作交接
IT/财务:
提前做好关闭权限/结清借款等的准备工作
离司手续
离司前期——准备
所在部门:
离司面谈,监督离司手续办理
所在单位HR:
出具解约通知/结清工资/支付经济补偿金
IT/财务:
关闭权限/收回资产/结清借款
离司当天——办理
1
2
3
所在部门
不同意续签
所在部门
确认
或
否
是
审批阶段:
直线主管/部门长签署意见和理由
(1)针对绩效达到续签要求的员工:
如不同意续签,则注明意见和理由
(2)针对绩效达不到续签要求/医疗期满不能继续工作:
签署员工“不胜任工作”/“不能继续工作”的意见和依据
离司前期:
(1)事先指定接替人员,安排好工作交接,并不再安排新工作
(2)提前30天告知员工终止合同的决定(对于提前通知可能导致
仲裁/诉讼纠纷的,经HR经理批准,也可不提前通知)
(3)指定员工离职日的陪同/监督人员,备齐离司日的物品(纸箱
/推车等)
离司当天:
(1)离职当天,直线主管与员工面谈,告知终止合同的补偿标准
(2)面谈结束后,即由指定人员陪同/监督员工办理离司手续,整
理个人物品,送出职场
所在部门(1/2)
合同终止离司:合同到期——各部门职责及注意事项(1/4)
做什么
对于不提前告知终止合同决定的,审批和离司手续准备阶段应做好保密工作
08年以后,终止合同也应支付经济补偿,审批时应考虑此部分人力成本
在补偿标准确定前,不应向员工透露有关经济补偿的信息
注意点
所在部门(2/2)
合同终止离司:合同到期——各部门职责及注意事项(2/4)
做什么
审批阶段:
(1)查询员工绩效排名是否符合续签条件
(2)发起终止合同的审批流程
(3)依法拟定经济补偿标准(详见附件3)
离司前期:
(1)对于不提前告知终止决定的,应提前替员工办理可以代办的各项离职手续
(2)做好员工过激行为时的应急预案
(3)协调/督促相关部门在员工离司前办理完全部准备工作:
——知会财务部门员工离司时间,财务部门提前与员工结清借款/挂账事宜
——知会IT部门员工离司时间,IT部门应全面监控员工进出邮件,限制相关
权限(限制措施应告知员工)如:电脑操作、内部网浏览等,并提前做
好关闭相关权限,回收电脑/电话/打印机等资产的准备工作
注:对于不提前告知终止决定的,知会财务/IT部门的时间为离职前1天
离司当天:
(1)及时终止员工工卡的使用权
(2)及时转出员工档案/社保
(3)待IT/财务等部门确认员工已办清相关手续后,再向员工出具《终止劳动
合同证明》
(4)告知员工于“发薪日”一并支付工资和经济补偿金(必要时,也可另行确定
支付时间)
合同终止离司:合同到期——各部门职责及注意事项(3/4)
所在单位HR(1/2)
注意点
对于不提前告知终止合同决定的,审批和离司手续准备阶段应做好保密工作
对于医疗期满,不能继续工作,但离合同期结束还有较长时间的员工,应采用解除合同的方式
严