文档介绍：行政前台工作职责一、行政前台接待 1. 接待来访者接待不明目的的来访者, 先问清对方来访原因, 根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约, 应快速联络相关人,请来访者到会客厅等候,并水给客人倒水或饮料。 2. 接待咨询者若有业务咨询者来访, 应及时请业务部门的助理或客服部的人员来协助接待。 3. 接听转接电话前台是总机电话,接听电话时,应先说“您好,艾瑞根”,然后根据情况判断是否需要通知公司相关人员接听。 4. 接待推销人员上班时间若有其他公司的推销人员上门推销, 应婉转拒绝, 告知上班时间在公司推销, 会影响他人工作, 若有员工需要他们的服务, 告知希望他们在公司休息时间(如:午餐时间等)再来。二、传真及信件转交 1. 转交传真关注电子传真接收系统信息, 一旦收到传真, 应快速、仔细辨认接收人或接收单位,并及时以集团 OA 系统或其他方式转交,必要时应电话提醒查收。若接收人是总经理或其他高管, 应转交其秘书, 并电话提醒查收。 2. 转交信件收到信件时, 应快速、仔细辨认收件人或收件单位, 并及时通知收件人前来领取。若收件人是总经理或其他高管, 应尽快送至其办公室或转交其秘书接收。三、快递管理 1. 接待快递员熟悉目前与公司有业务往来的快递公司, 及时更新快递公司联系人及其联络方式,并热情接待每日前来送、取件的快递员。 2. 转交快递收到快递时, 快速、仔细辨认收件人或收件单位, 并及时通知收件人前来领取,并做好签收登记。四、会务工作 1. 会议前准备工作主动关注会议信息, 向组织者或组织部门了解会议相关情况, 及时记录准备工作内容,并积极协助;协助保洁工人做好会议室准备工作; 协助会议组织者做好会议通知等工作。 2. 会中会议记录工作,及写总结成电子版会议记录 3. 会议后完善工作负责检查和关闭会议室电子设备及电器;协助保洁工人整理会议室, 协助会议组织者做好会后完善工作。六、每月用水、用电统计制表每月 26 日,根据保安抄表情况,对公司用电、用水情况进行统计并制表,交至相关负责人或部门。五、行政前台日常事务 1. 保证前台电子设备的正常使用前台有电脑、电话、传真等电子设备, 若设备发生故障可以先找设备部同事检查, 若无法维修, 可请采购部同事联系供货商或外部维修单位,排除故障。 2. 及时更新和发布员工内部通讯录不管是否有新进或离职员工,都应在每周一统计公司所有人员信息, 并以 OA 方式向全体员工发布新的内部通讯录。( OA 上线前通过邮件发送) 4. 公司钥匙管理前台备有会议室钥匙、办公室备用钥匙,前台应妥善保管以备使用。 5 、名片的制作与申请、缴纳话费、需出差人员机票、车票预定 6 、费用登记 7 、短信系统的管理现在公司使用的是统一短信平台系统在使用中,每次需要发信息,在“短信发送记录表”中登记摘要并要相应需发短信的主管级人员签字。 8 、上传下达通知工作六、办公室 5s 管理 1 、检查公司干净整洁度,保持公司良好形象。 2 、各部门负责各自办公区域的日常管理, 保持现场清洁有序; 3 、公司办公室负责不定期的对各部门现场进行检查并考核 4 、部门负责人为第一责任人,办公室检查发现问题后,向该办公中心部门出整改通知, 如整改无效, 扣罚责任人 50元/次, 在当月工资中扣除。 5 、下班前检查复印机关机