文档介绍：行政前台工作职责
一、行政前台接待
1. 接待来访者
接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约,应快速联络相关人,请来访者到会客厅等候,并水给客人倒水或饮料。
2. 接待咨询者
若有业务咨询者来访,应及时请业务部门的助理或客服部的人员来协助接待。
3. 接听转接电话
前台是总机电话,接听电话时,应先说“您好,艾瑞根”,然后根据情况判断是否需要通知公司相关人员接听。
4. 接待推销人员
上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知希望他们在公司休息时间(如:午餐时间等)再来。
二、传真及信件转交
1. 转交传真
关注电子传真接收系统信息,一旦收到传真,应快速、仔细辨认接收人或接收单位,并及时以集团OA系统或其他方式转交,必要时应电话提醒查收。若接收人是总经理或其他高管,应转交其秘书,并电话提醒查收。
2. 转交信件
收到信件时,应快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取。若收件人是总经理或其他高管,应尽快送至其办公室或转交其秘书接收。
三、快递管理
1. 接待快递员
熟悉目前与公司有业务往来的快递公司,及时更新快递公司联系人及其联络方式,并热情接待每日前来送、取件的快递员。
2. 转交快递
收到快递时,快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取,并做好签收登记。
四、会务工作
1. 会议前准备工作
主动关注会议信息,向组织者或组织部门了解会议相关情况,及时记录准备工作内容,并积极协助;协助保洁工人做好会议室准备工作;协助会议组织者做好会议通知等工作。
,及写总结成电子版会议记录
3. 会议后完善工作
负责检查和关闭会议室电子设备及电器;协助保洁工人整理会议室,协助会议组织者做好会后完善工作。
六、每月用水、用电统计制表
每月26日,根据保安抄表情况,对公司用电、用水情况进行统计并制表,交至相关负责人或部门。
五、行政前台日常事务

前台有电脑、电话、传真等电子设备,若设备发生故障可以先找设备部同事检查,若无法维修,可请采购部同事联系供货商或外部维修单位,排除故障。

不管是否有新进或离职员工,都应在每周一统计公司所有人员信息,并以OA方式向全体员工发布新的内部通讯录。(OA上线前通过邮件发送)

前台备有会议室钥匙、办公室备用钥匙,前台应妥善保管以备使用。
5、名片的制作与申请、缴纳话费、需出差人员机票、车票预定
6、费用登记
7、短信系统的管理
现在公司使用的是统一短信平台系统在使用中,每次需要发信息,在“短信发送记录表”中登记摘要并要相应需发短信的主管级人员签字。
8、上传下达通知工作
六、办公室5s管理
1、检查公司干净整洁度,保持公司良好形象。
2、各部门负责各自办公区域的日常管理, 保持现场清洁有序;
3、公司办公室负责不定期的对各部门现场进行检查并考核
4、部门负责人为第一责任人,办公室检查发现问题后,向该办公中心部门出整改通知,如整改无效,扣罚责任人50元/次,在当月工资中扣除。
5、下班前检查复印机关机,关闭所有电源,负责关好门窗。如果有人加班,一定问清楚有没有锁门的钥匙,并交代关闭电源,关好窗户,锁好门。
七、人事管理
1、招聘信息的发布,根据用人的部门岗位职责筛选简历,并通知合适的人员到公司面试。安排面试时间,确保相关人员都在公司。
。负责每月统计公司员工的考勤情况,考勤资料存档。每月月初打印上月考勤记录,做成考勤表交给财务人员。
3、新员工办理入职手续。签合同,填入职登记表,看身份证原件并收取身份证复印件1份,学历证书1份,2张一寸近期免冠照片。把所有员工档案保管好,做好保密工作!为新员工开通工作邮箱。加入工作群。
3、办理离职手续,填写离职申请表,手续完成后取消工作邮箱,删除群,通讯录,短信平台信息。
八、负责展厅的物品管理。
范围:,。
,不得丢失。有外人来公司时要看管好公司产品及其他公司财物。
。
。。并向订单部交盘点记录。
,及时向订单部门索要新的《艾瑞根展厅商品报价》。
布板、壁纸板类产品贴编码(编码由订单部提供)摆放整齐。
九、办公用品管理。
办公用品的盘库、购买、领