文档介绍：职务代理制度管理办法
职务代理制度管理办法
目的
为使本公司各项职务不因从业人员从缺、出差(公出)、缺勤或暂异动等因素之影响,得以持续推动,并为培育储备主管之领导及管理能力;提升从业人员之工作丰富化、职能扩大化,特订定本办法。
适用范围
凡本公司各级主管及间接员工均应按本管理办法之规定办理之。
第三条代理权之产生与消失
凡被代理人从缺或出差(公出)、缺勤、异动等短期从缺八小时(含)以上时,除上级主管有特别指示外,职务代理人之代理权自然产生。待被代理人出任或回至办公室位置后,职务代理人之代理权自然消失。
第四条代理原则
代理人资格以各单位公布之名册为准。
代理人行使代理权,为明确责任,应签名并加(代)字。
代理人有多位,其代理顺序应按下列原则:
同部门正副主管互为当然职务代理人。
部门内之次级主管。
同部门期货单位之平行主管。
部门内对各项业务状况最了解之人员。
部门内职称较高之人员。
部门内年资较长之人员。
第五条代理
(一)从业人员有下列情事之一,代理人应执行代理权:
被代理人从缺。
被代理人出差(公出)、请假、或出席会议时,经被代理人指示或经被代理人于相关表格(如“公差(公出)申请单、请假卡”)签认。
无法同时处理之日常事务,经被代理人委托或指定者(如代理出席会议、接待宾客等)。
被代理人出差(公出)请假等,未指定代理人或请代理人签认,而发生重要事情,行按各分店管理单位所公布之(职务代理人名册)(如附件一),请代理人员进行代理。
(二)各级主管为了工作需要,行视实际状况主动协调或调整所属人员之职务代理人且于单位内公布之,并以口头或书面通知来往密切之单位、厂商及客户等。
申报作业
各级主管至少应设二位代理人,按下列步骤提出申报:
被代理人(即各级主管)应填写(职务代理人申报表)后,制作(职务代理人名册)(附件一),并经人事主管(含)以上主管核准公布后生效。
签认后,呈请上一级主管核准,再送人事单位存档备查。
各管理单位会总同仁之(职务代理人申报表)后,制作(职务代理人名册)(附件一),并经人事主管(含)以上主管核准公布后生效。
若有异动应依上述申报作业做更正,并照会人事单位。
管理单位职责
各管理单位:
每半年(4月及10月)将其部门各级主管及间接人员之(职务代理人名册)通告各部门。
职务代理人之建档及更正作业。
推动其部门建立职务代理制度。
被代理人权责
被代理人在被代理以前,应将交办事项向有关(职务代理人)交代清楚。
厂处长级(含)以上主管出差十天(含)以上时,应备书面资料载明所指定之(职务代理人),并告知有关单位。出差十天以内者,视实际情况,若有必要亦应比照办理之。
被代理人应视实际情况填具(职务代理授权表)(附件三),并公告之。
被代理人返回办公室位置后,应主动向有关(职务代理人)查询被代理期间所交办之各项事务。
代理人权责
被代理人从缺时,代理人之权责同与被代理人。
被代理人因出差(公出)、缺勤等因素而不在办公位置时:
除与公司政策及费用有关之核决外,代理人之权责同于被代理人。
代理期间应确实执行各项事务,不应有推脱、敷衍之行为。
代理人应于被代理人返职后,立即将代理期间所处理或知悉之事项,向被代理人提出详实之书面或口头报告。
代理人与被代理人不应同时缺勤。
(三)原则上,职位轮调时,优先考虑该职位之代理人。
其他
从业人员或代理人未遵守本办法之规定而贻误事务处理或致使公司蒙受损失,由人事单位会同稽核单位查明责任所属,签核议处。
第十一条实施与修订
本办法呈总经理核准后实施,修改时亦同。
职务代理人名册
部门: (附件一)
部门
职称
姓名
代理人1
代理人2
代理人3