文档介绍：如何进行有效的项目控制
作者:晓军本文选自:中国计算机报——赛迪网 2002年09月11日
控制工作经常是很事务性的,人们不愿意做有规律的坚持。如果用一句话表达控制的重要性,不妨一问:控制的反面叫失控——谁愿意自己的项目失控呢?
什么是控制
曾有人在谈到什么是管理的时候说,管理就是制定计划,然后按计划执行。这话足够精练。试想,如果所有的事情都能够按照计划执行,管理将成为一件简单的作业。但是实际情况并不那么简单,由于环境的变化、认识的偏差、能力的不足等,造成了实际状况与计划的偏离。而要保证项目围绕计划开展,就得用到项目控制。
项目控制以一定的标准为依据,定期或不定期地监控项目,发现项目活动与标准之间的偏离,并采取必要措施进行解决。
项目控制可带来的好处:
· 项目问题可以被及时解决,避免损失扩大;
· 控制体系的建立是管理者授权的前提,许多管理者不愿意授权,就是因为害怕下属犯错误;
· 管理者了解当前项目的状态;
· 客户了解状态,增强信心;
· 管理者了解工程师在努力工作,工程师获得信心。
项目控制包括进度控制、成本控制、质量控制、风险控制等方面,具体的控制措施包括:周会、周报、里程碑报告、提交物审计、过程审计、配置审计、风险跟踪、挣值报告,乃至一些技术相关性很强的活动,比如测试和同行评审,也可被归入控制范畴。
本文主要以周报为例来说明控制的原理。
控制过程
控制可分为三个步骤:
(1)衡量实际绩效;
(2)将实际绩效与标准进行比较;
(3)采取管理行动来纠正偏差或不适当的标准。
我们很容易联想到著名的PDCA循环,控制过程体现的正是C、A两个步骤。
还应该注意到,跟踪和监控过程是有标准存在的,标准有两类:项目计划、组织规范。组织规范可能是基于各种管理体系建立的,如ISO9000、CMM、PMBOK等,它具有稳定性和长期适用性。与此相对,项目计划只对一个具体的项目起指导作用。
衡量实际绩效
· 如何衡量?
除了采用常见的口头沟通(如周会)和书面沟通(如周报)外,还可以用走动管理的方法来直接获取第一手资料,通过这种方法可以获得其它方法得不到的信息,包括情绪、态度等容易被其它方法忽视的信息。
· 衡量什么?
衡量什么非常重要,因为它在很大程度上决定了员工的目标。
软件项目通常需要追踪以下要素:
· 规模
· 工作量
· 成本
· 关键计算机资源
· 进度
· 技术活动
· 风险
作为控制的标准,希望其具有明确性、可测量性、可验证性。下面的标准是难以被衡量和控制的:
(1)近期完成测试环境的准备(进度标准)
问题:时间不明确
(2)本项目期间,降低缺陷率(质量标准)
问题:不可测量
(3)11月制定配置管理计划(进度标准)
问题:角色不明确
(4)必要时,在头文件中说明全局变量(质量标准)
问题:不可验证
也有许多工作不能用量化数据表达,这并不意味着这些因素可以不被衡量和跟踪了,管理者应该积极地寻找一种主观衡量方法(虽然主观方法有很多局限性,但是总比没有标准要好)。
项目的实际状态与计划完全吻合几乎是小概率事件,多数情况下不是超过就是不足。在偏差比较之前,确定可接受的偏差范围是必要的,超出这个范围就需要引起管理者的注意了。在实施量化管理的高