文档介绍：中国建设银行个人住房贷款档案管理实施细则(试行)
第一章总则
第一条为规范和加强个人住房贷款业务的档案管理工作,合理有效地保管和利用档案资料,根据《中国建设银行档案管理办法》、《中国建设银行信贷档案管理规定》、《中国建设银行个人住房贷款办法》、《中国建设银行个人商业用房贷款暂行办法》、《中国建设银行个人再交易住房贷款暂行办法》、《中国建设银行个人住房贷款业务操作规程(试行)》等规章制度,制订本细则。
第二条个人住房贷款档案是指各行在经办和管理各类个人住房贷款工作中形成的,具有凭证依据作用和参考利用价值或史料价值的信贷经营管理专业技术材料的总称。个人住房贷款档案管理是指个人住房贷款有关资料的收集、整理、归档、保存、退回、销毁的全过程。
第三条个人住房贷款档案实行统一领导、分级管理、逐级建档的管理原则。
第四条个人住房贷款档案由个人住房贷款业务经营部门(以下简称经营部门)、会计部门、档案部门负责管理,即在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以前,由经营部门、会计部门负责管理;在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后,由档案部门负责管理。经营部门负责信贷档案的收集、整理、保管、借阅和移交归档工作;会计部门负责重要档案的接收、入库保管、借阅、移交工作;档案管理部门负责贷款本息全部还清或信贷业务执行完毕以后的档案保管及销毁。
第五条对个人住房贷款档案资料录入和扫描进计算机进行电子化管理的经办机构,应保证其档案管理信息系统的可靠性和完善性,严格信息录入、查询、修改等环节的人员权限设置,定期进行系统维护、数据备份和排查病毒等工作,防止信息的丢失和泄漏。
第二章档案分类和部门管理职责
第六条个人住房贷款的归档范围包括贷款业务中形成的专业技术资料,分为重要档案和一般档案。重要档案是指个人住房贷款抵押房屋他项权利证、权利质押的权利证明、保险单等重要物品和单证原件;一般档案指除重要档案以外的所有在办理个人住房贷款业务中形成的专业技术资料(具体归档范围见附1)。
第七条个人住房贷款重要档案原则上由会计部门负责保管。经营部门如设立了专门的信贷档案库房和专职信贷档案管理员,重要档案可由该经营部门区别一般档案负责保管。
第八条各经办行的经营部门除对所有个人住房贷款档案资料进行收集以外,还需设立专(兼)职贷款档案管理岗,负责接收、审查信贷经办人员提供的档案资料,做好还款阶段个人住房贷款一般档案的日常整理、保管和利用等工作。重要档案在经营部门负责保管的,该经营部门必须设专职档案管理人员负责保管。
第九条档案部门负责个人住房贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后的档案管理。
第十条个人住房贷款档案的保管期限为5年,从贷款本息结清的下一年开始计算。
第三章重要档案的管理
第十一条信贷经办人员收到重要档案资料,要逐项登记“个人住房贷款重要档案资料登记簿”(附2),同时填制“个人住房贷款重要档案资料收妥通知书”(附3)一式三联,加盖经办人名章、业务部门公章以及借款人或第三人名章,一联留底,一联给借款人或第三人,一联给保管部门。登记簿与收妥通知书分别专夹保管。
第十二条信贷经办人员将一联“重要档案资料收妥通知书”、收妥的重要档案资料及时一并移交会计部门或经营部门的重要档案管理人员,同时将重要档案资料复印一份装入信贷档案内,以备日常查用;重要档案管理人员应对信贷经办人员移交的重要档案资料进行复核,并“重要档案资料登记簿”上签字做好移交记录。
第十三条重要档案资料要实行双人管理,一人管登记簿,一人管实物,登记人员与保管人员要有明确分工,登记人员负责收到保管物品时的初点,领(转)出的复点,登记簿的登记,办理交接手续及专夹保管有关通知书;保管人员负责收到保管物品时的复点、领(转)出时的初点,登记簿的复核及有关物品的日常保管。
第十四条由于进行诉讼及其他工作需要,领用被保管的重要档案资料时,应填制“重要档案资料领用、退回保管通知书”(附4)或者“担保物、偿债物领用、退回、变更保管通知书”(见附5)一式两份,经办人、部门负责人签章,加盖部门公章,报主管行长签批后,送保管部门领用占管担保物。保管部门核对签章无误后加盖印章,一联退领用部门专夹保管,一联与原“收妥通知书”一同保管,按通知书内容将重要档案资料转交领用部门。
第十五条重要档案资料用后交回时,应由领用部门填制“重要档案资料领用、退回保管通知书”或者“担保物、偿债物领用、退回、变更保管通知书”一式两联,经办人、部门负责人、领用部门签章后连同领用的重要档案资料送保管部门,保管部门将“领用、退回、变更保管通知书”与退回的担保物和领用时填制的“领用、退回、变更保管通知书”内容核对相符后,将担保物收妥保管,在“领用、退回、变更保管通知书”签章后,一联退领用部门,一联与原“领用、退回、变更保管通知书”与原“收妥通