文档介绍：老J公司年会组织的实战经验
 
一年一度的年会又开完了,老J已经组织过N年的上百人年会,在这儿也可以简单的做个实战经验的总结,愿与大家共享。这个内容不但细致,还能少花钱,多办事。
 
如何组织年会?不要挠头,其实很简单。从大块上说就是人、物、流程安排。
 
一、人,因为我们是在组织公司的年会,参与会务的人越多,能在现场娱乐的人就越少,为了更多的让更多人尽兴,原则上会务组人员要越少越好。
 
需要确定的人员如下:
 
1、年会资源总协调1人,通常为公司级主管,有一定协调能力。
 
2、年会总导演1人,必须有激情,有创意。
 
3、主持人,根据人员多少,建议100人以下2名主持人,100人以上4名主持人。
 
4、灯光、音响2人。
 
5、摄像、照相,3、4人,可根据设备情况安排。
 
6、会务礼品统计、兑奖及物品管理1人。
 
二、物:包括最大的物品,即年会场地,这是总导演最先要确定的,因为场地也是年会成败的关键因素。
年会主要物品清单:
 
1、场地:需要确定的有活动和用餐地点,场地的进出口,是否可能会拥挤,是否安全。演员的出入通道是否顺畅。
 
2、条幅,拉花,气球,用于布置会场,这个不用细说吧?
 
3、电脑、投影仪、投影幕布。
 
4、灯光,音响设备。
 
5、相机、摄像机。
 
5、荧光棒、室内爆喷彩花、掌声小塑料手、喇叭。这都是用于烘托现场气氛的。
 
6、游戏道具,根据需要而定,通常没啥太贵的东西,因为年会也是有成本的。
 
7、奖品、奖券、礼品、证书、抽奖箱、鲜花等,用于抽奖、颁奖等环节。
 
8、饮料、糖果、水果、干果等。有多少人头买多少份,这个不能省,要不然大家看你的节目心里也不舒服,少买带壳的。
 
9、节目道具应提醒演出人员自备,因为毕竟不是专业的策划剧组。
 
10、其它小物品,包括剪、刀、胶带、桌签、签到薄、签字笔、纸箱。
 
三、流程,这是最复杂的内容了,因为好多细节和技巧都在流程这一步。
 
1、确定整个年会的基调与创意,先确定晚会的参与者是谁,比如打造团队?溶合?答谢?这都是基调。那么什么是年会的创意呢?是根据年会的基调来设计整个晚会从开始到结束的内容,比如创意可以是“寻宝”、“冒险”、“解密”等等,可以围绕主题来展开创意。
 
2、需要确定的文本清单:
 
《年会策划案》把刚才那两项用填空和问答写满。
《分房与分桌》如果是为了融合,要重新混分,如果是为了答谢,按自愿分桌。
《主持人台词》开场与收尾。
《年会游戏文本》注意,不是拓展游戏,一会再详述。
《年会费用预算案》原则:有多少钱办多少事。
《奖品、礼品清单》
《优秀员工名单》
《参加人员名单》要有性别,民族和职务,身份证号和联系电话。
《节目清单》在年会开始前,打印好,每个节目的负责人一份。
《场地、设备租用方联系方式清单》包括租车的使用与安排,是否参会人员需要接送等。
《奖券》
以上文档除相关人员掌握外,总导演至少要有一张纸版备用。
 
3、年会的开始时间,月日不需要说,时间需要说说,上午?下午?晚上?下午开年会最难,因为下午人都不是最兴奋的状态。所以通常首选都是晚上。但有答谢宴的话,晚上容易喝多,别怪我没提醒你。
 
4、主持