文档介绍：行政部费用管控方案
费用管控是公司节约成本，提升效益的一项重要举措，需要全体员工共同努力，自觉养成“勤俭办公，人人节流、人人挖潜”的良好氛围。为更好地落实行政办公费用节约的要求，控制不合理费用开支，将对费用进行细化分析，针对公场地费用品共享点，配备订书机、起钉器、透明放、胶水等非每人必须的用品，将物品固定在共享桌上，供大家使用。常用的同事可领用，非常用的同事则可使用公共资源，减少非必要的领用或相互借用间物品未归还情况。
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统新员工办公用品
配置
1）统新员工入职文具配置标准（配套签字笔、橡皮、铅笔、笔记本、笔筒），其他物品则告知新员工领用规则，对岗位需要配备的用具，可增加配备。
2）新员工办公用品实行配置，应提前在新员工入职前配齐放置在桌面，要求齐全，不要求全新（笔记本除外）离职交接时，要求员工将桌面的办公用品交回行政部。
3）调整新员工入职保温杯为转正时发放，作为员工转正礼品，减少入离职频繁导致的浪费。
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办公文具采购管理
1）每隔一季度或半年需要对常规办公用品、日用品、饮用水等价格进行核查，比对不同供应商价格及网上同品牌价格，择低价进行采购。遇节日网络促销活动时，应对价格进行参考，适当采购
补充库存。
2）金额较大的文具申领（特殊纸张，插线板等）严格进行限制和登记。
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设置使用限制
1）提醒节约用纸，与IT沟通设置电脑打印默认双面，限制单次打印的份数，减少打印误操作导致的纸张浪费。
三、差旅费
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差旅费数据为人力行政中心外出及出差的交通费、住宿费及差旅补助费用，属于变动费用支出。

（1）住宿费：外出或出差住宿费存在费用超标现象，制度缺少对应的管控措施，费用超标情况未能得到控制。
（2）外出打车费用：员工外出和出差的打车情况核实过程存在难度。

序号
措施
实施方式
1
设置住宿费超标的管控
1）设置住宿费超标情况设置限制，需附详细清单及中心负责人审核同意。设置超标额度如：超出20元以上，则从当次出差其他日期住宿节约补助中抵扣。
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严格核查外出关规定
1）核对员工外出或出差打车情况，对于外出或出差打车的时间及地点做好核查，出差往返打车前往机场的，均需要附说明。不符合要求的打车票，均退回员工。
四、车辆费用
车辆费用为公司车辆发生的加油费、路桥费、保险费、维修费等以及人力行政中心私车公用及外租车发生的费用，属于变动费用支出。

（1）车辆出险导致保险费增加：公司司机无法满足用车需求时，有员工驾驶公司车辆外出情况，但因员工外出办事兼顾驾车，容易疲劳驾驶导致，导致车辆事故，维修费用和保险费增加。
（2）私车公用：员工私车公用外出地点较多或外出测试时发生费用较高，文件中未对私车费用
进行额度限制。

序号
措施
实施方式
1
合理安排车辆，减少
事故发生
1）合理安排司机工作，保证司机休息时间，避免疲劳驾驶导致车辆
事故；
2）对于员工驾车外出，需要对外出事项进行审核评估，不允许危险驾驶和疲劳驾驶。
2
加强车辆使用管理
1）加强公司车辆管理制度执行，严格实行用车登记及费用分摊，司机记录当天的使用人、行驶里程，路桥费、停车费。行政部每月根据车辆产生的油费、路桥费、停车费等分摊到使用部门。每月汇总并邮件抄送相关部门负责人知悉。
2）设置私车公用一天油费报销限额，超过400兀的需要提供起止的里程数。
3）往来私车公用要求提前报备，并在群里互通消息，以接送有往来需求的同事。
五、福利费
福利费用统计公司活动如年会、家属感恩日、生日会、节日福利、下午茶等活动，及部门活动费发生的相关费用，属于变动费用支出。

（1）惊喜下午茶举办次数较多后发现，单次抽取人员存在较多不在位置而转赠的情况，无法覆盖至每位员工，未能达成活动初衷及效果。
（2）文化活动开展形式除吃喝类型外，应更多样化，提高参与度与企业文化的关联性。
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