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重庆工程机械行业管理之一
公司商务款待流程及标准
一、目的
为成立公司优异形象,扩大公司对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周密、
厉行节约、对口款待,严格标准,一致管理”原则。
二、范围
本标准适用于公司各种款待工作和相关部门。
三、管理
综合管理部为公司款待工作的归口管理部门,负责款待工作的安排和管理,拟订
重要嘉宾的款待计划,协调相关部门落实款待任务,供应后勤保障;公司各部门在接
到重要来访预定后,可报综合管理部,并协助拟订款待计划,需公司领导出头、综合
管理部协调的重要款待,应提前见告办公室主任。
四、计划与准备
1、综合管理部在接到公司领导通知或相关部门来访预定时,对嘉宾款待,应了
解嘉宾基本情况:嘉宾职务、来访详细时间、人数、当地逗留日期、目的和要求等。
在这基础上拟订款待计划,排出日程安排表,酌情安排款待标准。
2、综合管理部依照嘉宾情况按计划通知参加会见的领导、陪同人员、落实会见
时间及场所。
3、综合管理部依照嘉宾情况提前按款待标准预定好宴请嘉宾的酒店,酌情安排
酒水、香烟、用餐标准;提前按款待标准预定好嘉宾下榻饭店、旅店,酌情在房间内
准备相关资料水果、香烟等。
4、综合管理部依照情况计划安排嘉宾旅游路线、购物商场、娱乐项目。
5、因特别会议需要办公室须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影
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设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并邀请新闻媒体和草
拟新闻通稿,安排摄影摄像等。
6、综合管理部依照情况安排款待所需车辆,保证车辆干净,安全性能优异,司
机车辆遵照办公室主任和相关部门协调安排,一致调换。
7、综合管理部依照情况提前购买车票及机票。
五、款待标准
一级款待标准:
陪同人员:总经办人员、副总经理、办公室主任
1、迎接:总经理、副总经理、股东、办公室主任在高速路口、机场、车站迎接。
正规做法,要先介绍主人,后介绍客人;先介绍职务低者,后介绍职务高者;先介绍
男士、后介绍女士;先介绍晚辈、后介绍长辈;先介绍个人,后介绍集体。
2、参观:总经理、副总经理、办公室主任陪同,由办公室主任沿途介绍公司。
3、会商:公司人员保证公司环境、室内、洗手间干净、室温适当、灯光合适,
将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于款待室。依照需要制作领
导席签、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
4、用餐标准:办公室依照情况预定饭店及旅店;
5、下榻旅店标准:办公室依照情况预定;
6、办公室依照情况、嘉宾意愿和兴趣提前计划参观旅游路线。
7、办公室依照情况购买礼仪性礼品。
二级标准:
陪同人员:副总经理、办公室主任、相关部门经理
1、迎接:由办公室人员到公司驻地门口迎接,引导嘉宾。
2、参观:副总经理、办公室主任、相关部门经理陪同,由办公室主任沿途介绍基
本情况以及到达介绍公司相关信息。
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3、会商:公司人员保证公司环境、室内、洗手间干净、室温适当、灯光合适,将
公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于款待室。
4、用餐标准:办公室依照情况预定酒店:
5、下榻旅店标准:办公室依照情况预定酒店:
6、办公室依照情况购买礼仪性礼品。
三级标准:
陪同人员:相关对口的部门经理及职员
1、参观:相关对口的部门经理及人员陪同,由相关人员沿途介绍公司基本情况以
及到达目的地后详细介绍公司相关信息。
2、会商:公司人员保证公司环境、室内、洗手间干净,将公司简历或相关资料、
纸笔、茶水杯摆放于款待室。
3、用餐标准:办公室依照情况预定酒店:
六、款待礼仪:
1、仪表:相貌干净,衣着得体。
2、举止:隆重隆重,沉着大方。
3、语言:语气平易、礼貌文雅。
4、态度:诚心热情,不卑不亢。
5、迎接嘉宾时:要注意掌握迎候时间,提前等候与公司门口或车站机场,款待人
员介绍介绍主宾时,要注意次序。
6、接受名片晌:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。
7、过走廊时:平时走在客人的右前面,不时左侧转身,配合客人脚步,转弯处伸
右腕表示,并说“这边请”。
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8、进电梯时:要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。
9、会商时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。
10、送客时:依照身份确定规格,若送至公司门口、汽车旁,招手待客人远去,
方可走开。
七、注意事项
款待中涉及机要事务、奥秘文电、重要会议,要特别注意保密,款待中既要熟
练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜摄影摄像的场合,应
向参观人员说明。
八、信息反响
款待人员应及时撰写重要来访信息,将与来访者交流中获取的信息汇总整理,提
取其中对公司有价值的信息交有部门领导。
款待审批表(存根)
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日期:安排地址:
来客单位、人数
及事由
款待标准
陪同款待人
经费估量实质花销
其他说明:
总经理审批:办公室领导审察:经办人签字:
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款待审批表
日期:安排地址:
来客单位、人数
及事由
款待标准
陪同款待人
经费估量实质花销
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