文档介绍：文件名
预抵客人信件及传真处理工作标准
电子文件编码
JDQT062
页码
1-1
●接到信件及传真
(1)接到预抵客人的信件、传真或电话后,在电脑中查询是否确有其预订;若有,在信件上注明客人预抵日期,以进一步核查;
(2)将其存入每天检查信件的存档中;
(3)若接到已离店,取消预订或不明原因未到客人的信件等物,核查电脑后,同样存入存档柜中。
●每日复查
(1)每天早上七点,下午五点,当班工作人员把查信柜中的每一封信、传真、电传与电脑核对并在其背面签字记录;
(2)经核实后,若有已入店客人的信件等物,马上将信件等由行李员送往客人房间,若是当天预抵的客人,则将信件等与客人的登记卡放在一起,以便客人来店登记时及时收到;
(3)下午五点复查发现第二天抵店客人的信件等物,将其挑出,下班时交给接待处服务员,并把它与客人第二天的入店登记卡放在一起,以便客人入住时能及时交给客人。
●清理存档
(1)每隔10天,将存档柜中的信件等物重新核查一遍,把10天前已离店或预抵未到、预订取消的客人的传真、电传、登记注销,另存;
(2)另存的信件、电传、传真只保留1个月;
(3)每月1号,将1个月以前的传真及电传注销,信件退回邮局。