文档介绍：如何正确使用公文格式中的“主题词”
如何正确使用公文格式中的“主题词”
 
    主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物,它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出,上报的公文,应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此,任何单位在上报公文时,除了参照自身的公文主题词表外,更要按照上级机关的主题词表来进行标注;如是下发公文,还得使用自身的主题词表。
    从数量上来看,一份公文除类别词外,最多不超过5个主题词。以《国务院公文主题词表》为例,选用主题词的原则和方法是:从“类别词”到“类属词”,从内容到形式。《国务院公文主题词表》把“词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类,如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’和‘邮电’等。”从这个意义上看,类别词有点儿类似于公文内容所在的行业划分。《国务院公文主题词表》中的《主题词主表》的第一层划分有综合经济,工交、能源、邮电,旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体分类。如农业、林业、水利、气象这一类下就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词,首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如某市妇联撰拟一份通报,要标注主题词,首先就要在主题词表中找到第一层分类所在的“综合党团”(这一层分类只起引导作用,要选用的主题词还在下面),然后再在下面找到第二层所在的“党派团体”。这就是类别词,也是我们在这份公文中要标注的第一个主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、“儿童”,这就是“类属词”,也是我们在这份公文中要标注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》,其主题词的类别词是“文秘工作”,它的第一层分类是“秘书、行政”;“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。类属词一般就在类别词(第二层)下。它是能够概括反映公文主题概念的词。如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》,标注的第二个主题词是“公文”。这个主题词就在“文秘工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根据需要,可将不同类的主题词进行组配标引”。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》,标引的类别词是“农业”,类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。《国务院关于“九五”期间深化科技技术体制改革的决定》,类别词是“科技”,但类属词“体制”却在“民政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面,“改革”在“综合经济”下的“经济管理”这个类别词下面。
    如果一份文件有两个以上的主题内容,可先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主体内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》,便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理”,再在这个类别词下找到类属词“企业”、“破产”;然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”,再在“劳动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。
    当词表找不出准确反映文件主