文档介绍：记录控制程序
1 目的
通过记录的形式来验证质量、职业健康安全和环境管理体系的有效运行,使生产活动在受控的条件下进行,同时为审核和管理评审提供依据,达到持续改进的目的。
2 适用范围
适用于公司的质量、职业健康安全和环境管理体系中记录的控制和管理。
3 职责
综合管理部负责记录的编号、收集、归档、标识、保管与处置。
各职能部门负责各部门记录编写、保管及定期上交存档。
4 管理内容与方法
记录的形式分为:
——文字(表格);
——电子媒体形式(磁盘、磁带等);
——照片及胶片等。
记录的分类:
法律、法规及其他要求要求的记录
质量、职业健康安全和环境标准所要求的记录
体系文件规定的记录
相关方要求的记录
其他公司管理记录
记录的标识、收集、编目、查阅、归档、储存和保管:
记录由各部门按《文件控制程序》附录A《文件记录编号规定》进行统一编号,并标明名称,确保标识一致、统一。
各部门负责填写记录的人员,应按要求进行填写,内容真实,不得涂改,可以划改(划改人需在划改处签字)。记录要用钢笔或圆珠笔填写,做到字迹清晰,填写及时、准确、完整。
各部门应及时对职业健康安全和环境记录进行收集,保存方式便于存取,应有适当的存储环境,以防损失、变质和丢失。
各部门记录应定期整理,按《档案管理办法》交档案室归档保存。
记录的查阅需经该记录的保管部门主管批准。合同有要求时,可提供给相关供方或其他部门。
对来自供方的记录,由各相关职能部门负责搜集整理,作为公司记录予以保存,并应在合同中明确交接方法及内容要求,必要时应列出清单。
记录的处理
综合管理部负责制定并根据《档案管理办法》,制定公司记录的保存期限。合同有要求时,按合同规定执行。保存的记录达到保存期后,经各记录归口管理部门主管审核,主管副总经理批准,可在作好销毁记录后销毁,需要继续保留使用的,盖上“保存留用”章,并应明确保留期限。
5 相关文件
《文件控制程序》
《档案管理规定》
6 相关记录
《记录清单》
7 附录
附录A 流程图
 
附录 A
(资料性附录)
流程图