文档介绍：第三章物资部制度
第一节部门职能及岗位职责
采购部负责公司产品、包装、印刷制作以及办公用品的采买及按时完成货物订单等各项工作。主要工作内容如下:
一、采购部部门职能
1、负责每月、每年采购计划的编制与执行。
2、汇总各部门的月度采购申请(审核后),制订采购计划,上报审批,并实施采购;
3、负责审核一般商品采购申请,搜寻尽可能多的采购渠道,降低采购成本,提高采购质量;
4、及时反馈采购进度及困难,避免影响货期;
5、与申购部门核实所购物资的规格、型号、数量、交货时间等,避免差错,按需进货,及时采办保证按时到货;
6、根据采购物料的品种、数量、金额、技术特性以及供应商资源状况,确定采购方案与采购方式。
7、负责采购时进行比价、议价、估价、洽谈价格并对供方的价格、付款方式、品质、交货期、交货量等作出审核;
8、根据采购计划进行有关物资的采购,确保采购的物品满足生产和客户的需要,保质保量;
9、负责因物流运输导致的损坏产品与厂家退换货的联系及处理;
10、负责采购费用的统一申请与报支,留存采购档案;
11、及时完成公司与部门、部门与部门之间下达的各项采购任务,及时保障企业正常经营需求;
12、严格执行公司各项财务制度及采购流程,账账核对、账目清晰、账单一致;
13、负责核实数量、规格、种类,保证货单一致,办理货物入库、分类整理;
二、采购部门制定供应商的职责
1、负责供应商的开发,积极开展供应商市场调研与信息的收集,掌握广泛的供应信息与渠道。
2、供应商的选择遵循“同等条件看质量,同等质量看价格,同等价格看信誉,同等信誉看远近”的原则进行。
3、负责招标采购的组织管理工作。
4、负责与供应商谈判,拟订采购合同、订单,办理报批手续。
5、负责供应商关系的协调工作,处理货物质量问题,落实退货工作,落实供应商提供的各种售后服务。
6、查证进库物料的数量与品质。
7、货物的交期跟踪,跟踪货物验收入库状况。
8、根据合同、订单、帐期、合格入库状况,与供方对帐,办理货款支付申请。
9、负责建立完整规范的供方信息档案,建立供方考核与评价体系,定期对供方进行考察和综合评价,不断优化供方资源,提高采购质量,合理降低采购成本;
10、培育重点供应商,与重点供应商建立战略合作伙伴关系;
11、按合同办理供方交货逾期的处罚工作;
12、负责预防和处理损坏的产品;
13、建立供应商往来明细账,做到账目准确无误;
三、采购部门与公司内部职责
1、负责本部门所承担各项工作的改进完善和创新工作。
2、对公司各项管理工作提供合理化的建议。
3、根据公司的绩效管理制度,考核本部门人员工作业绩,并协助其制定绩效改进计划;
4、负责采购部门采购人员的职责分工及行政事务处理; 及部门人员的培训和素质提升工作。
5、承办公司领导交办的其它工作,协助配合其它部门的相关工作。
6、产品堆放整齐,标识、标签齐全,不同品种、规格区分码放。产品建立ppt形式进行网站上传。
7、负责编制周、月、季度报表,详细汇报采购采买、印刷及产品销量等状况。
8、每天按时完成日报表,并且跟进创新与落实工作;
9、负责监督公司其他部门的职责和行为规范;
10、负责协调各部门所需的工作要求;
11、负责公司内全部商品价格核定。
12、配合其他部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销计划;
13、负责商务部日常产品查询及报价;
14、完成上级交予的其他任务、同级协调任务。
四、采购主管
(一)岗位职责
1、负责拟定采购部门的工作方针与目标,递交上级领导审批;
2、负责编制、建立并不断调整改善采购制度和流程;
3、负责及时提供有效市场信息;
4、负责管理和监督采购部门的工作;
5、负责主持与参与采购部门的会议,协调沟通本部门的各种关系;
6、负责规划和配置组织采购部门的人员需求;
7、负责招聘、培训、开发和考核采购人员,推动采购人员的晋升、调迁和职业发展;
8、负责监控采购人员的作业进度;
9、负责与供应商建立良好的关系,掌握供应商物料供应制造与供应能力;
10、负责约束和规范检查采购人员的道德行为规范;
11、负责审核订购单与采购合约,检查采购作业发包、验收和付款流程;
12、负责分析评估所采购物料成本和产品成本、分析竞争情况;
13、负责审核采购案件项目与供应商的付款、运送条件;
14、负责监督采购物料到位情况,监督进料品质,协调物料供应管理流程;
15、负责建立并维护紧急需求物料的采购渠道。
(二)工作内容
1、设计采购制度、流程、表单等;
2、编制采购计划与预算;
3、管理供应商,与技术、品质管理等部门人员共同选择供应商;
4、审查请购单;
5、进行采购,包括询价