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1、目的:
为了标准公司各级会议流程和管理,确保会议召开的效率及效果,特制订本制度。
2、适用范围:
本规定适用于公司所有会议。
3、职责:
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、传达、记录及会议记录的管理和决议的跟踪检查;
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、记录、以及会议决议提报和执行;
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:负责组织召开会议和执行会议纪律和控制会议流程;
:负责遵守会议管理制度和会议决议的执行;
4、内容及要求:
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:公司的会议分为〔一级〕公司级会议、〔二级〕部门级会议共二级。
。其中三个部门〔不含〕以上的会议即为公司级会议,分管该部门的负责人必须参加;由组织会议部门负责通知和召集并进行会议记录;
,由部门内指定人员做会议记录;
:公司的会议可分为:定期会议和临时会议;
:公司周例会、部门周例会、部门日例会、月度总结会、年度总结会等;
:专题业务会议、管理工作会议等因工作需要组织的会议;
:40准时参加,开会时间原那么上1个半小时,即11:10结束,不作另行通知,如果会议时间地点等发生变化由行政部提前通知;
,其他工作日开日例会;部门领导不在时由其他领导代为主持或部门成员轮流主持开会,会后以周方案的形式或会议记录形式提交给主管领导,日例会不用提交会议记录;
:30准时参加,不作另行通知,如果会议时间地点等发生变化由行政部提前通知,逢周六、周日或节假日顺延。
:00准时参加,会议内容为总结上一年度工作内容汇报下一年度工作方案,逢周六、周日或节假日顺延。
,由发起部门负责安排相关通知;部门级会议由发起部门负责人确定即安排通知;
:书面、面对面口头、电话形式,通知人应及时做好相关的通知反应记录;
,临时会议或紧急会议除外。
、月度总结会、地点定在9楼大会议室,年度总结会在七楼多功能室。
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,那么相应的取消重复会议,取消顺序为当周例会和月例会同周,那么取消周例会;当月例会和年例会、周例会同月同周进行,那么取消周例会、月例会;
,其他会议通知需明确具体的会议主题、开会时间、会议地点及整个会议的时间。
任何会议事先必须有明确的议事内容、程序、对与会者的要求;
(包括公司周例会,月度总结会、年度总结会):
,不需要另行通知.
,主持部门或领导人需在会议召开日期一天前以公司会议默认的通知形式提前告知各部门召开会议的具体时间,地点,会议大概时长.
〔、〕准备会议资料,
,由其统一上交。
(即公司例会)的内容包括三方面,1上一周期工作汇报;2下一周期工作方案;3需其他部门配合事项(注:需配合事项需是会前有沟通,对方未容许或独立完成不了事项);或需三个部门或以上人员回复如何处理的问题)
,包括会议设备的调试,会议资料的准备,.
:发言人员会议上提出的问题必须是涉及三个或以上部门,且在会议前进行沟通仍不能解决的问题,议事必须有结果;
-6分钟,超时者主持人负责提醒。
:开发部-营销部-生产部-产品部-品质部-人力行政部,财务部根据会议需要列席发言,但不需每周分享。
,其它与会人员需尊重发言人讲话,在别人发言其间勿插话,勿评述,假设有问题待发言人讲话完毕后再提出,但如果发言3分钟以上还无结果,那么暂停讨论,等会后再单独讨论。
,必须有会议记录,并在会后两个工作日内提交上级领导查阅;
、迟到人员及会上违规行为,会议上落实的工作问题、改善措施,责任人与完成时间;
、月度总结会、年度总结会由行政部作会议记录〔〕,需于会后1天内完成,经与会人员确认无误,于会后二天内交总经理。
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全体员工会议:
营销部相关工作会议,如营销分析会议,营销管理会议,出差工作分享会议:出差工作总
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结及情况分享,由营销部组织。
:产品部、营销部根据客户的销售及补货情况及客户意见,提出开发建议。
:订货会后客户下单汇总情况、不能生产的订单情况、改款及差异情况
分析等,由营销部组织。
。
,都有一定的保密性,必须妥善保管,违规行为严格按照公司保密条例进行处理;
,其它会议记录由部门负责保存。
,亦不可一言不发保持缄默;
,缺席一次,予以乐捐20元/次;未经请假无故迟到者,迟到5分钟以内捐5元;迟到10分钟以内捐10元;30分钟以上按缺席处理。
,那么免罚当事人,通知人乐捐10元/次;
,假设遇特殊情况不能参加者必须与会议主持人请假,并安排本部门职务代理人参加会议(必须保证每个部门至少有一个职务代理人参加),假设未请假或无代理人一律按缺席处理;
、震动状态;严禁任何人会议中手机响铃或接听电话;会议手机响铃或在会场接听手机乐捐10元/次;
,第二次给予乐捐20元/次。
,当事人开会不尽职,应当在会议上汇报的问题无故不在会上汇报,会后又不及时采取措施,但事后被发现的,每次乐捐50元;如果该问题因未及时汇报或讨论导致该问题恶化或给经营、管理等造成负面影响或损失的,乐捐100元/次,并视其影响和损失程度给予相应的行政处分:赔偿、降薪、降职、直到开除等。
,因个人原因未完成或未执行第一次给予警告,第二次给予乐捐50元/次。
时间安排:每周二上午9:40〔逢节假日顺延,时间临时更改另行通知〕
与会人员:总经理、各部门经理及以上
会议记录:人力行政部会议主持:总经理,总经理不在时由指定人员代理
1)14:00与会人准时到会场,在?会议签到表?签到,行政部确认人员到会情况〔应到人数和实到人数,迟到人员在会议结束时进行公布处理〕;
2)14:01主持人宣布会议正式开始,问候.
3)14:02各部门开始汇报工作(每一部门汇报工作时长3-6分钟,超过6分钟会议纪录人报警)
4)每一部门汇报工作的内容包括上周工作汇报,下周工作方案.
,公司的开展规划,约
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10~20分钟;
,安排下周重点工作,时间约10~20分钟;
〔包括上周会议需完成的决议事项及其它部门提出的工作要求〕,下周的重点工作方案,、,并提出需要协助解决的问题,
“各位领导、同事大家好!下面由XXX汇报XX部门工作总结下周工作方案〞,结束语“汇报完毕,谢谢〞。
时间安排:每月最后一周的周例会时间即为月度工作总结会议时间,最后一周不做周例会总结及方案。
其他:同周例会。
时间安排:每年1月12日下午14:00〔逢周六、周日或节假日顺延,时间另行通知〕
与会人员:全体同事
其他流程同周例会或以临时通知为准。
:由各部门组织本部门员工在每周一早上开完公司早鼓励后进行周例会。会后需在下午16:00前形成周/月工作总结及方案总结电子档提交本部门领导,再由本部门领导统一发电子档在周二早上开会前半小时至行政经理或指定的提交人处。迟交需乐捐。
,非涉及到本部门全体的特殊情况如果需要时间较长可用一对一或一对多形式沟通完成。
,但需要做本周的周方案。
,各部门只需召开内部的早会即可;如遇大型活动与会议时间有冲突的,那么改期进行,以行政通知为准。
:本会议管理制度由2023年10月份开始实施,遇公司重大变革或实际情况变动,需重新修订由行政部完成,其解释权归人力行政部。
6、表单:
?会议记录表?
?XX部门周/月工作总结及方案?