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采购人员绩效管理规范:人员管理规范
广东省天宝生物制药有限公司采购部门绩效管理规范(试
行)天宝公司倡导有劳有酬、多劳多得、奖励先进、鞭策落后的
企业文化,在薪酬分配方面执行公平公正、机会同等、共同创
造、共同分享的原则,并逐步建立员工末位淘汰制度。
为规范公司采购行为,加强对采购工作的监督管理,建立
对相关工作人员进行有效激励约束的内外制衡机制,贯彻落实
公司采购工作的原则:坚持科学有效、公开公正、比质比价、
监督制约的基本原则,建立健全采购管理的各项制度,防止采
购过程中的不正当行为发生;
坚持有计划、有步骤降低采购成本,达到质优价廉;
采购价格在同行业中要达到最低水平,从而提高我企业的
竞争力,尽最大努力实现公司的质优价廉的采购策略。
因此,基于对供应商的管理与对内部人员的管理紧密结合
起来的基本原则;
坚持与供应商建立长期的合作伙伴关系和双方互利的合作
原则;
坚持采购立足于未雨绸缪机制和及时满足公司生产经营需
要并尽可能减少资金占用的基本原则,特制定采购部门绩效管
:.
理规范。
一、采购部门绩效管理基础文档1、部门职责说明2、部门
行为标准3、部门绩效目标协议4、部门绩效目标指标解释二、
采购部门绩效考核文档1、部门月度绩效考核流程2、部门月度
绩效考核表3、部门绩效考核数据采集表4、部门绩效考核申诉
表5、部门月薪酬结构表广东省天宝生物制药有限公司采购部
门职能说明书执行主体采购部经理监督主体生产副总/财务经理
考评主体总经理/人力资源经理等1、依据生产部门或其他物资
需求部门之原物料申购计划及最低库存量标准,制订年、月度
采购计划;
2、实施采购计划,向合格或指定的供应商发送产品订购
单。追踪产品订购单实施情况,并及时调整;
3、建立供应商信用记录,及时反馈质量信息,每批次检验
或使用的结果,填写质量反馈表,传递给供应商,重大质量问
题与供应商协议处理方案;
4、建立采购台帐,及时与供应商核对,依合同或公司相关
财务制度结算;
5、负责开发新供应商;
6、负责新采购原物料的询价、议价、比价及首样试用;
7、负责追踪采购物品的交期;
8、负责办理所采购物资的交验、报帐工作;
:.
9、负责将采购物品相关的品质等问题反馈与供应商,并与
供应商协议处理方案;
10、负责供应商资料(包括每次成交价格、数量、品质、
交期等)的整理保存,并定期进行供应商评估;
11、协助财务人员进行应付帐款核对;
12、收集原物料市场资讯及价格方向,及时与供应商协议
成交价格;
13、严守公司商业秘密,严禁外泄工作机密;
14、公司或上级领导安排的其他职能。
签发人/签名各部门:
现将《部门职能说明书》发给你部,请严格执行。
总经理/日期:
执行人/签名总经理:
兹收到《部门职能说明书》,本人已熟悉部门职能的详细内
容,并保证在本部门严格贯彻执行。
执行人/日期:
编制人日期审核人日期批准人日期广东省天宝生物制药有
限公司采购部门作业行为标准(试行)一、第一行为模块:采
购准备。
(一)、明确采购需求:
1、明确待购物料的名称、型号、规格要求、数量、生产厂
:.
家等基本信息;
2、明确采购计划的种类、重要程度、要求完成时间。
(二)、明确供应商和采购价格:
1、落实待购物资的若干供应商和多种供货渠道;
2、向各个供应商发出询价要求(对大宗采购和有特殊要求
的物资采购,必要时采取招标竞投的方式),了解各个供应商的
供货价格和供货时间;
3、综合分析,落实待购物资的采购参考价格和参考供应
商。
二、第二行为模块:谈判、签订合同。
(一)、谈判准备:
1、收集和分析报价表,综合分析供应商的价格、货期、供
货能力和售后服务,选择谈判对象;
2、确定目标价格上限、要求供货时间、技术要求和质量保
证要求;
3、综合供需要求,准备谈判相关资料。
(二)、谈判、签订合同:
1、组织供应商和公司有关人员,对物料价格、货期、供货
能力和售后服务等方面进行谈判;
2、在双方就价格、交货期、付款条件等达成一致以后,按
照公司的标准合同样本签订订货合同。
:.
三、第三行为模块:合同执行。
(一)、合同执行跟踪:
1、定期与供应商联系,了解和落实合同的执行情况和完成
进度,及时获知采购执行的效果和存在的问题;
2、准确、及时、完整地记录合同执行情况;
3、督促供应商准时交货。
(二)、合同执行反馈:
1、及时将合同执行情况反馈给相关部门和人员;
2、及时将公司相关部门或人员对合同执行的意见和建议反
馈给供应商,并督促供应商采取相应的行动。
四、第四行为模块:送检入库。
(一)、物料送检:
1、接受供应商送交的物料,清点数量,检查外包装,并签
收;
2、将待入库物料送交进货质量检验员检验。
(二)、物料入库:
1、若验收合格,供应商没有提***,则填写暂入库单,
按照既定的入库程序办理物料入库;
2、若验收合格,供应商提***,则填写入库单,按照既
定的入库程序办理物料入库;
3、若验收不合格,则联系供应商进行退换货处理。
:.
(三)、单据保存:
1、对送检入库过程中的信息及时记录;
2、保存送检入库过程中的入库单。
(四)、申请付款:
1、将收到的发票连同入库单交财务部,做好发票的交接手
续;
2、根据协议或合同,向财务部申请付款。
广东省天宝生物制药有限公司采购部门绩效目标协议(试
行)被考核执行主体:姓名:
职位:
所在部门:
考核主体1:姓名:
职位:
考核主体2:姓名:
职位:
协议有效期:
签署日期:
指标类型关键业绩指标(KPI)权重重要程度周期计分方法
目标值财务/效益指标采购价格成本控制情况10%★★★★每月
实际成本/计划成本×100%<100%应付帐款的准确性、及时性
5%★★★每月应付帐款结算的差错、延误次数0次服务/运作指
:.
标采购计划的完成情况10%★★★★每月未能根据采购计划按
质按量按时采购发生的次数0次大宗采购任务的完成情况
10%★★★★每月按采购计划按质按量按时完成采购的情况很好
采购物品质量不合格次数及退货次数10%★★★★每月采购物
品质量不合格次数及退货次数0次采购交期延误次数
10%★★★★每月采购交期延误次数0次开发新供应商的情况
5%★★★每月A类物资采购供应商开发家数>1家出现采购问
题不能及时处理的次数5%★★★每月出现采购问题不能及时处
理的次数0次其他部门投诉次数5%★★★每月其他部门投诉次
数0次上级领导满意度5%★★★★★每月上级反馈《满意度调
查表》满意学****成长指标自主学****提高工作技能的情况
5%★★★每月个人自主学****计划及执行情况自主书面完成部门
工作流程及制度的情况5%★★★每月书面材料内部运营管理指
标采购操作改善提案次数5%★★★每月提交书面材料1份
(含)以上采购原始资料(含采购合同)及供应商资料建档保管
的完整性5%★★★★每月按公司文档资料管理的要求,分门别
类管理工作职业操守5%★★★★★每月发生玩忽职守、违规操
作、***受贿等行为的次数0次合计100%修改调整情况被考核
执行主体签名:
年月日考核主体1签名:
年月日考核主体2签名:
:.
年月日广东省天宝生物制药有限公司采购部门绩效目标指
标解释(试行)被考核执行主体:姓名:
职位:
所在部门:
考核主体1:姓名:
职位:
考核主体2:姓名:
职位:
协议有效期:
签署日期:
序号关键业绩指标(KPI)指标定义取值部门1采购价格成
本控制情况采购价格必须控制在已经批准或合理、较低的价格
内进行采购,确保能质优价廉财务部2应付帐款的准确性、及
时性按采购合同/协议准确、及时支付采购货款财务部3采购计
划的完成情况及时、保质、保量完成采购计划或采购任务的情
况生产部/申请采购部门4大宗采购任务的完成情况及时根据采
购计划保证质量完成大宗采购任务的情况生产部5采购物品质
量不合格次数及退货次数采购物品必须符合公司或行业制订的
检验规范质检部6采购交期延误次数不能按时完成采购任务的
情况生产部/申请采购部门7开发新供应商的情况经常、大量、
大额、紧缺物资采购供应商开发情况总经办8出现采购问题不
:.
能及时处理的次数及时、妥善处理质量、交期、货款等问题的
情况相关部门9其他部门投诉次数其他部门对采购部门的投诉
或抱怨情况相关部门10上级领导满意度部门直属主管领导及有
关领导对采购部门工作的满意情况副总、总经理等11自主学<br****提高工作技能的情况自主学****提高工作技能、增长专业
知识、改善工作态度的情况人力资源部12自主书面完成部门工
作流程及制度的情况积极主动参与或进行部门工作流程、规章
制度制订及完善的情况总经办13采购操作改善提案次数积极提
供提高采购工作效率和工作质量合理化建议和提案的情况总经
办14采购原始资料及供应商资料建档保管的完整性采购部必须
进行合格供应商评估和建档工作,资料要求必须完整、清晰、
易于检索总经办15工作职业操守采购人员在进行采购工作时,
必须守规、守法,杜绝弄虚作假、以权谋私、损公肥私、***
受贿(接受馈赠或商业折扣必须在两个工作天内报告或上交,
否则视为受贿行为)总经办等(所有部门或人员都有权监督或
检举)广东省天宝生物制药有限公司采购部门月度绩效考核流
程(试行)绩效考核流程负责工作要求材料/表格部门开始设定
考核指标、目标值人力资源部与专业部门审核与考核结束总经
办审批绩效结果反馈与归档(含申诉)考核收集数据每月1日
开始总经办根据《部门绩效目标协议》设定考核指标和本期目
标值《部门月度绩效考核表》相关部门采集考核数据要求:及
:.
时、准确、无误时限:每月8日前《部门绩效考核数据采集
表》人力资源部汇总业绩KPI数据,审核并考核得分时限:3
个工作日《部门月度绩效考核表》人力资源部汇总KPI考核结
果;
汇总否决指标考核结果时限:3个工作日《部门月度绩效
考核表》总经办汇总专业部门KPI考核结果;
汇总否决指标考核结果。
时限:2个工作日《部门月度绩效考核表》总经办反馈给
被考核部门及个人时限:1个工作日《部门月度绩效考核表》
被考核部门/个人若被考核部门对考核结果有不同意见,应填报
《申诉表》时限:2个工作日《部门绩效考核申诉表》广东省
天宝生物制药有限公司采购部门月度绩效考核表(试行)被考
核部门考核时间年月指标关键业绩指标(KPI)权重本期目标值
当月完成值完成情况说明考核得分财务/效益指标采购价格成本
控制情况10%<100%应付帐款的准确性、及时性5%0次服务/运
作指标采购计划的完成情况10%0次大宗采购任务的完成情况
10%100%采购物品质量不合格次数及退货次数10%0次采购交期
延误次数10%0次开发新供应商的情况5%>1家出现采购问题不
能及时处理的次数5%0次其他部门投诉次数5%0次上级领导满
意度5%满意学****成长自主学****提高工作技能的情况5%自主书
面完成部门工作流程及制度的情况5%内部管理采购操作改善提
:.
案次(份)数5%2份(含)以上采购原始资料及供应商资料建
档保管的完整性5%工作职业操守5%0次合计100%其它奖罚意见
(总经办填写)年月日本月绩效考核得分注:若被考核部门对考核
结果有不同意见,请于2日内填写《部门绩效考核申诉表》报总
经理。
广东省天宝生物制药有限公司采购部门月度绩效考核数据
采集表(试行)部门名称序号关键业绩指标(KPI)指标计算方
法本期完成值或实际完成情况数据提供负责人签名附加说明财
务部1采购价格成本控制情况实际成本/计划成本×100%完成值
>100%,配分为0财务部2应付帐款的准确性、及时性应付帐
款结算的差错、延误次数>1次,配分为0生产部/申请采购部
门3采购计划的完成情况没有根据采购计划按质按量按时采购
发生的次数发生1次,配分为5分,超过两次配分为0生产部
4大宗采购任务的完成情况按采购计划按质按量按时完成采购
的情况很好:配分为10一般:配分为5很差:配分为0质检部
5采购物品质量不合格次数及退货次数采购物品质量不合格次
数及退货次数发生批量退货1次,配分为0生产部/申请采购部
门6采购交期延误次数采购交期延误次数交期延误1次(含)
以上,配分为0总经办7开发新供应商成交的情况A类物资采
购供应商开发家数少于1家,配分为0相关部门8出现采购问
题不能及时处理的次数出现采购问题不能及时处理的次数发生
:.
1次,配分为2超过1次,配分为0相关部门9其他部门投诉
次数其他部门投诉次数发生1次,配分为2超过1次,配分为
0副总、总经理等10上级领导满意度上级反馈《满意度调查
表》满意,配分为5,一般,配分为2,不满意,配分为0人力
资源部11自主学****提高工作技能的情况个人自主学****计划及
执行情况很好:配分为5一般:配分为2很差:配分为0总经
办12自主书面完成部门工作流程及制度的情况书面材料很好:
配分为5一般:配分为2很差:配分为0总经办13采购操作改
善提案次数提交书面材料1次以上,配分每次5,0次配分为0
总经办14采购原始资料及供应商资料建档保管的完整性按公司
文档资料管理的要求,分门别类管理很好:配分为5一般:配
分为2很差:配分为0总经办等部门15工作职业操守发生玩忽
职守、违规操作、***受贿等行为的次数次数为0,配分为5,
1次以上,取消上述所有配分收集:
审核:
填报时间:
广东省天宝生物制药有限公司采购部门绩效考核申诉表被
考核部门考核时间年月申诉内容KPI指标名称申诉内容描述其
它意见:
年月日数据提供部门意见:
年月日人力资源部门意见:
:.
年月日总经办意见:
年月日反馈被考核单位时间:
年月日注:本表一式两份,人力资源部和被考核部门各留
一份。
广东省天宝生物制药有限公司采购部门月薪酬结构表薪酬
结构模式=低薪+绩效奖金+大宗采购提成+销售提成工资+
守规奖+其他(加班费、值班费等)职务底薪绩效奖金大宗采
购提成标准考核得分发放比例经理1000元90分以上100%采购
提成:订购金额×提成系数提成系数:经理1%,采购主办
%副经理800元75~90分80%主管600元60~75分65%采
购员400元60分以下0备注①底薪建议在现在底薪的基础上下
调30~40%;
②大宗采购定义:每笔￥5000元以上的原(辅)材料(主
要是指中药原材料)采购;
③总经理有权在上述大宗采购提成办法的基础上对提成系
数和参与提成的人员进行调整及决定;
④其余薪酬机构部分标准及计算方法维持不变。