文档介绍：会议组织技能训练
目的
确认哪些因素使会议有效或无效
二、确认有效组织会议的行为类型和观念
三、掌握如何使会议更有效的技能
会议工作调查表
在这部分,要求你回忆你及组织的其他人如何组织会议,并把结果记录在下面两个项目下:
一、你是如何组织会议的。
二、其他人是如何组织会议的。
什么原因致使会议无效
一、没有搞清会议的真正目的
二、使简单的问题复杂化
三、持续时间太长
四、发言者过于健谈
五、拖延决定和行动]
使会议成为有效的因素
一、预先清楚会议的目的
二、与会者做好会议准备
三、问题、议程和时间不因情景而变
四、限制集思广议的范围是必要的
五、根据要讨论的问题限制出席的人数
六、手头要掌握全部有关信息
七、掌握会议的精髓
八、决策的制定和行动方案的制定要恰如其分
有效的会议需要
一、群体的沟通
二、提高讨论的质量
三、为讨论提供一个结构性清单
四、建立团队意识
组织会议的工作
 在许多组织中,会议受挫是件很普通的事。通常,人们花费许多时间空谈,而不是讨论应如何做。
在会议中,你的角色是变化的。有时你是作为会议的组织者、召集人或会议主席;也有时你作为一个别人主持会议的参加者。然而,不管是哪种情况,你对会议的有效性都负有责任,而不应浪费自己和别人的时间。
管理者经常这样指责会议:
1. 没有真正的目标。
2. 使简单的问题复杂化。
3. 持续的时间过长。
4. 发言者过于健谈。
5. 拖延决定和行动。
这些指责并非没有道理。如果我们能考虑以下几个方面,会议是能取得成功的。
1. 预先弄清会议的目的。
2. 与会者事先作好会议准备。
3. 议题、议程和时间不因情景而变。
4. 有必要对"集思广议"给予一定的限制。
5. 根据要讨论的问题对与会人员做一定的限制。
6. 与会者手上要掌握全部有关信息。
7. 把握会议的精髓。
8. 决策和行动方案的制定要恰如其分。
要使会议变得有效,应注意:
1. 群体的沟通。
2. 提高讨论的质量。
3. 为讨论提供一个结构性的清单。
4. 建立团队意识。
会议工作评价表
 这部分训练的目的在于给你一个评价的机会,即依据你所参加有效会议的经验,考虑哪些因素致使会议有效,而又有哪些因素致使会议无效。同时,你还要根据你作为一个会议的组织者、主持者或会议主席时,对会议所起的作用,或是仅仅作为一个参加者时对会议所做的贡献。
在这张表的第一部分,你需要评价两个会议,一个是你认为有效的,一个是无效的。你要考虑两类问题,一类是什么因素影响了这两个会议有效或无效,第二类是在这两次会议中,你和其他的人对会议的有效或无效扮演了什么样的角色。
在这张表的第二部分,你要与小组的其他成员分享你在会议工作中的经验和感受。
第一部分
独立地考虑并完成表中的每个项目,并写下你的分析结果。你所写的应当是真实可信的,而且也是在第二部分讨论中希望与你同伴所分享的。
1. 回忆你最近所参加的会议,选择一个你认为是有效的会议。在评价表中第一栏,简要描述该会议的目的。
2. 在评价表的第二栏中,你要列出你觉得致使会议成功的因素。
3. 在评价表的第三栏中,你简要描述为使该会议成功,你和你的同事做了哪些贡献。
4. 在评价表的第四栏中,描述该会议