文档介绍：文件和资料控制程序
制作
审核
批准
目的
确保本医院所有影响质量、环境与职业健康安全管理体系的有关文件及资料均受控。
2. 范围
适用于质量、环境与职业健康安全管理体系有关的文件和资料的控制。
3. 职责
总经理负责批准颁布《质量手册》和发放范围。
管理者代表审核《质量手册》,批准《程序文件》及其发放范围和《程序文件》的更换、废除。
总经理助理、标管组组长负责组织编写《质量手册》,批准第三层次《相关文件》及其发放范围和《相关文件》更换、废除。
各科室、部门负责人负责审核《程序文件》,并组织编写、审核本科室、部门《相关文件》。
标管组文件管理员负责质量、环境与职业健康安全管理体系文件的发放、回收、更改、作废、借阅、归档、保存等管理工作。
各科室、部门文员或指定人员负责本科室、部门的文件及资料的管理。
院长负责审核医疗、医技科室的外来文件。
护理管理中心总护士长负责审核护理的外来文件。
执行总经理负责审核行政后勤的外来文件。
执行总经理负责批准电脑软件的新增、修改;及电子媒体使用人员的权限。
、部门负责人负责申请电脑软件的新增、修改,并为新员工申请代码和权限。
。
、部门操作人员凭密码在权限范围内进行资料的录入、修改和查询,并防止自己的密码泄漏。
4. 程序
受控文件
编写
审核
批准
发放审批
电子发放
书面文件破损
回收
书面文件丢失
报标管办
通知原件作废
记录、归档
原件回收
实施更改
借阅
申请更改借阅
审核
批准
文件评审
整理汇总
修改报批
各科室部门
外来文件
申请
标识编号
文件的分类
受控文件:
a)《质量手册》、《程序文件》、《相关文件》、《质量记录》;
b)与质量、环境与职业健康安全管理体系有关的外来文件、相关的法律法规和必须参照的标准。
《质量手册》、《程序文件》、《相关文件》等受控文件由标管组文件管理员负责汇编成《文件一览表》。
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指受发放、修改控制以外的文件包括提供给质量管理范围外做参考用的文件。
文件的标识和编号
《受控文件》专用章;非受控文件在其封面上
加盖兰色《非受控文件》专用章。
、环境与职业健康安全管理体系文件正本不需加盖《受控文件》专用章;纳入体系的外来文件归档正本不加盖《受控文件》专用章。
,即未加盖兰色《受控文件》专用章的质量、环境与职业健康安全管理体系文件和复印件禁止在医院范围内使用。
、环境与职业健康安全管理体系文件和纳入体系的外来文件的编号由标管组文件管理员负责标识、登记,文件的编号按《文件编写导则》规定进行编号标识。
文件的编写和审批
《质量手册》由总经理助理、标管组组长组织编写、管理者代表审核、经会签,由总经理批准。
《程序文件》由标管组组织编写,各科室、部门负责人审核,管理者代表批准。
《相关文件》由各科室、部门负责人组织编写、审核,