文档介绍：第八章接待工作(一)——内宾接待
第一节制定接待计划
工作情景
(总经理办公室)陈娴:“各位,现在我们开个办公室会议。下周有一个接待任务,对方是合肥天达公司的8位客人。我们公司计划与这家公司在合肥进行旅游和房地产方面进行合作,相关调查论证工作正在进行中。对方这次来,一是了解我们公司的基本情况,二是洽谈合作方面的细节问题。如果洽谈成功,很可能就要签订正式的合作协议了。因此,李总对这次接待工作极为重视,要求我们办公室认真对待,全力以赴地做好。接下来我们先要制定一份接待计划,然后再按此计划操作。”
“接待计划包括这样几个方面:一是规格问题,根据李总指示,采用对等接待规格;二是接待的日程安排,列出一个表格来;三是接待经费预算,公司已拔出8万元专款,我们要认真拟一下经费开支项目;四是接待工作人员安排,也要拟出一个表格。李总对这次接待计划有比较细致的交待:对方行程3天,包括来去当天,即对方住两个晚上,安排在四星级的白云宾馆,住宿费由他们自己支付。接机由刘大鹏副总负责,到达时间是下周一,11月8号上午12时整。主陪有李总、刘副总和我,还有公司各部门经理5人,工作人员就由我们办公室的8个人负责。小宁,你根据这些内容先草拟出一份接待计划出来,若有不明白的可随时问我。”
技能实训
请根据陈娴主任的安排,参照必备知识,与宁俐一同拟写这份初步的接待计划。
评价参考
,格式正确。(20℅)
、日程表、经费预算及人员安排合情合理。(60℅)
,便于执行。(20℅)
必备知识
一、接待规格
接待工作是给予来访客人相应的礼遇,从而达到增进交往、促进合作的目的。接待规格是从主陪人员的角度来说的,可以分为3种规格:高规格接待、对等接待和低规格接待。
(1)高规格接待。即主陪人员的最高职位比来访者最高职位者的职位还要高的接待。如主陪方最高职位为公司总经理,对方来人最高职位者是一位副总经理,这是一种显示重视和友好的接待规格。
(2)对等接待。这是一种最常用的接待规格,即主陪人员中最高职位者与对方最高职位者职位相当。如公司董事长接待对方公司董事长,部门经理接待对方部门经理或业务主任等。
(3)低规格接待。即主陪人员中最高职位者比对方最高职位者的职位低的接待。如公司副总经理接待对方总经理,财务部经理接待上级主管部门领导等。
3种接待规格中,高规格接待固然能显示热情友好的一面,但占用了主陪人员太多时间,影响工作;如果对待同一批客人,万一主陪领导上次亲自接待,此次难以陪同,则会给对方留下不好的印象。低规格接待有时是客观原因造成的,如单位级别、工作确实难以安排等,但如果用的不当或没能让对方理解,会影响双方关系。对等接待最为常用。
接待规格的确定权在上司手中,秘书应做的是尽量向上司提供客人的详细信息,包括来访人数、时间、身份、目的等。上司确定接待规格后,秘书还要将本方主要陪同人员的姓名、身份和来访过程中的日程安排告知对方,使得双方沟通确认达成一致。
在确定接待规格时,考虑的因素有以下几点:
(1)来访者与我方的关系。如果我方特别想与对方发展进一步的关系或者来访事关重大,往往以高规格接待。
(2)以前接待过的客人应参照上一次的接待规格,不可骤升或骤降。
(3)接待规格一旦双方商定后原则上不应改变。但如果主陪人员中职位最高者突然生病或出差或开紧急重要的会议,只得让他人替代。此时应尽快向对方解释规格降低的原因并道歉。
二、接待计划内容
制定接待计划,主要是从以下四方面入手:
确定接待规格。
日程安排。一般是从来访者到站那一刻起,直到对方离去时止。这一段时间里客人
的所有需主方安排的活动,都应列入日程表内。活动安排包括日期、时间、地点、内容、陪同人员等项目。
。接待经费一般是要提前进行预算,根据接待规格、双方人数、活动内容等作出大致的计划。秘书可将预算的金额向上司汇报,请求批准;上司也可能提前批准一定款项,作为整个接待活动开支的最高金额。如果是几个单位共同接待同一批客人,在筹划时就应将经费分摊等问题确认好,以便安排下一步事项。接待经费包括:
(1)工作经费。租借会议室、资料打印等费用。
(2)住宿费。
(3)餐饮费。
(4)劳务费。讲课、加班费等。
(5)交通费。
(6)参观、游览和娱乐费用等。
(7)公关宣传费。
(8)纪念品费。
(9)其他费用(不易预见费用)。
以上费用有时并不是都由主方承担,如住宿、餐饮、交通、参观、游览和娱乐等费用,有些情况下是客人付费。这时需要秘书预算好这些项目所需开支,再将费用的数目和活动日程表提前寄或传真给对方。
主方接待人员包括主要陪同人员和主要工作人员。主陪人员