文档介绍：文件和资料标准化管理制度
 
1 目的
通过对公司文件资料的有效控制,确保工作现场使用唯一有效的文件资料,并形成统一规范的编写格式及处理程序。
2 适用范围
本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。
3 术语和定义
公文:指公司在处理各种公务时使用的应用文书,包括:决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函(电报)、会议纪要。
制度(程序):指要求公司成员共同遵守的,按一定程序办事的规程性文件。
办法:指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。
标准:指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。
规章制度:公司各种制度、规定、办法的泛称。
记录:指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录,可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件,主要为表格形式。
4 职责权限
经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。
管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。
各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。
总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档,负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。
各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。
5 工作程序
文件资料的编写格式
文件资料的用纸标准:
公司各类文件资料的正式编印一般用a4(210mm×297mm)型纸张。图纸表格等不宜减小时,该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
文件和资料章、条、款的编排规则:

根据文件内容的编排划分,“章”就是一个章节,包括条和款,“条”是章的一个部分,“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。

“章”应左起空两格书写,如第1章用“1”标注,右侧空一格写该章的标题,标题一行书写不够时,可另起一行,这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。

“条”在“章”的编号右下加一个小圆点,再写该条在该章所处的顺序,如第4章第1条,用“”表示,后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条,其编号表示方法同上,如第4章第2条,再分3小条,则分另表示为“”、“”、“”,如果“”再分为2个小条,则分别表示为“、”;条一般只划分到第三层次,即只以4位数字表示为限,下一层次的内容用“款”的形式进行叙述,可用英文字母编号。

“章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点,编号顶格书写,“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写,第二行起均应顶格书写。
文件资料的字体、排版、装订标准。
公文类文件资料的字体、排版、装订标准:
a 标题应采用二号宋体加黑,正文采用三号仿宋字;
b 纵向行文排版时,a4型纸页边距分别为:上边距为37mm、下边距为35mm、左边距为28mm、右边距为26mm
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