文档介绍：秘书手册
第三部分沟通协调
目录
前言………………………………………………………………… 3
秘书必备的素质…………………………………………… 4
秘书的重要职业技能……………………………………… 5
第一部分日常事务处理………………………………… 5
电话、传真、邮件、文件管理、名片
第二部分日程安排……………………………………… 7
总体日程安排………………………………… 7
出差日程安排………………………………… 8
会议安排……………………………………… 13
媒体采访……………………………………… 18
大型活动……………………………………… 21
突发来访接待………………………………… 24
第三部分沟通与协调…………………………………… 25
内部沟通……………………………………… 25
外部沟通……………………………………… 25
秘书应具备的礼仪…………………………… 26
秘书礼仪素质的培养………………………… 27
第四部分文字支持……………………………………… 27
第五部分会议支持……………………………………… 30
第三部分沟通协调
一、内部沟通
秘书要与所服务的总经理建立经常性的沟通,了解总经理近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解总经理的授意、做好上情下达的工作。
秘书应以主动谦虚的态度与总经理所领导的部门人员充分沟通,尽可能及时了解各项业务的进展情况,并将信息及时整理反馈给总经理,有效地协助总经理推进工作
作为秘书,在日常的工作中,注意与其它部门和同事的协作,要把对方看作是自己的资源,通过一点一滴的交往,协调与各部门之间的关系,对任何部门、任何一位同事都应有极强的客户意识,尊敬对方、尊重对方,注意及时向那些给予你支持的部门和人员表达谢意。
二、外部沟通
外部沟通会大量使用电话、电子设备、书信等媒介,因此要特别注重在这些方面的商务礼仪。(见电话礼仪、书信规范)
(一)业务合作:
作为总经理与外界沟通的窗口,秘书应以热忱的态度与合作厂商建立起真诚信任的关系,但在处理事务时注意以公司利益为重,端正自己的位置,灵活处理。
尊重合作伙伴和供应商,要注意多方了解与业务相关的事务,以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达。
在代总经理进行有关业务的推进工作时,要与合作厂商达成理解,为总经理的决策创造良好的合作环境,辅助总经理推进。
(二)礼尚往来:
答谢(节日礼品、贺卡等)在重要的节日(如圣诞节、新年、春节、或重要合作厂商的公司纪念日等)秘书应在征求总经理意见之后,以礼品或贺信及时致意,维护与合作厂商的友好关系。
在业务合作中,适时提醒总经理并为其安排与厂商的定期沟通活动或轻松的就餐,与厂商建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。
三、秘书作为领导辅助人员应具备的礼仪
秘书作为总经理的辅助人员,除完成日常业务事宜外,更多的精力是为总经理服务。一个好的秘书既是领导的助手又是领导的参谋,秘书在日常工作中既要辅助领导进行决策,同时还要辅助领导树立良好的公众形象。
作好助手和参谋的工作
参与决策调研,提供有份量的信息。
秘书要做好决策参谋,就要积极参与决策的调查研究。首先是广泛收集信息,多提供