文档介绍：会议执行手册
-指导怎么操办好一场大型会议
一、 会前准备
1、 会议的时间、地点、集合、接送黔办法,会务组负责人。
2筒、 会议主要议题;地点、时间安排;参会要求。
3ヴ、 证件准备:身份证/护╅照,机票,车票。
4、 搋会务酒店服务内容及注意事剌项介绍:会务接待联系人、会务酒店位置、工作电话;咙餐宿安排概况;客房内酒水嫱洗衣消费办法;国际、国内潋长途接打方法及资费,贵重疰物品存放;酒店附属设施使用办法等等注意事项。
5葜、 行李准备:
① 手机赝,相机,旅行充电器,刮胡魑刀。
② 换洗衣物,化妆谢品,防晒,墨镜,正装,毛鳄巾,牙膏牙刷,拖鞋。
③ 个人必备药品。
④ 零邡用金。
⑤ 会务用演示/檀汇报资料和软件和硬件设备蜕。
6、 会议住宿及餐饮裂的特殊要求:如民族饮食差醑异、调单人间等等。
7、皴 如需约定返程票务,特殊铡说明。
二、 前期工作人珩员工作
1、 会务组会议用品采买准备:
① 制作╄接待台用易拉宝、会场各处惕的指示牌和标识。
② 会佘议用纸笔、资料袋。
③ 鄙矿泉水、鲜花、杯具壶具、拉茶餐、饮品、纸巾。
④ 罨笔记本电脑,便携式打印机暄,摄录设备,演出用多媒体嵘资料。
⑤ 会议用礼品。
⑥ 会议酒店入住签到表;箅会场签到表;参会人员胸牌菇、文件袋。
⑦ 签字笔、各色标记笔、剪刀、手电、不干胶纸、别针、胶水等。
⑧ 餐券、会务用桌牌、VヱIP名牌。
⑨ 会场用条袜幅、背板。
⑩ 音响,麦颓克风、投影仪及连线、接口染设备。
⑪ 会场平面图。黾
⑫ 参会通知书发放及回县函。
⑬ 会务组联系用对逅讲机、充电器。
⑭ 定制贫通知发布信息用短信平台。
⑮ 应急常用药品;针线郛;常用五金工具。
2、 荬会务组会前会:
① 讨论会务计划书:确认会议流程恿、人数、集散方法、交通安避排、报到登记、入住、票务耿预订、会议起始时间段、会议室地点、餐食时间地点菜脐品安排、各分会议衔接程序激、茶歇数量、以及可能的变味更内容。
② 会务组/服拳务商人员数量、分工分组名磕单、识别联系办法。
③ 狍会务组内书面确定和会务酒饥店/服务商对接的调度交通车辆、前台、餐饮、客房、︷会场设备、销售部门的各项工作负责人和计划、联系办杪法。
④ 确认会务用品准藓备结果,发生特殊费用的批醒准人员、权限和签单办法。⑾
⑤ 参会通知书发放及回栝函结果,确定参会人数、批腩次、到达时间,编写分房名┬单。
⑥ 与会务酒店/服炽务商确定和前台、餐饮、客萦房、销售部门的工作对接负沌责人。
⑦ 设备连接、转懦换插头及会场电源布设情况胞。
⑧ 会务人员集合时间丰地点再确认。
⑨ 自由提蒯问回答;应急状况设置和预乃案讨论。
⑩ 编号、分发戢通讯设备。
⑪ 会场实地欧验收考察,参照会务计划,瑙模拟会务流程,记录情况。
⑫ 预定返程票务。
三莸、 会务现场准备期间工作
1、确认会场前台接待、餐毗厅、客房、综合设施的面积⒒、位置、指示牌摆放,洗手涠间位置指引,鲜花绿植摆放