文档介绍：会议执行手册说明
ü 本手册适用于沈阳盛德咨询有限公司执行新项目时,针对会议活动供公司各位督导学****参考使用的材料;
ü 制定本手册的目的是为了规范公司执行会议工作:保证活动各个环节都能高质量、高效率的执行;确保达到活动的目的,赢得客户的满意,保障合作各方的利益。(各位督导可根据不同项目的实际情况进行灵活调整)。
客户名称:
产品类别:
会议时间:
执行 A E:
原则——目的——程式
会议原则
□以表彰员工业绩为目的
□以培训员工业务为目的
□以新品上市宣传为目的
□以展望未来发展为目的
会议目的
□表彰员工业绩,鼓励其努力工作
□促进员工对产品的更多更全面的了解
□     宣传新产品
□展望未来的销售计划
操作程式
1、规模及场地
●地点
●场地大小
2、日期及周期
●时间
●时间段
会议执行前准备工作
一、新项目的接收
认真阅读,须了解专案通报的内容;
☆主题
□培训主题
□总结主题
□其他主题
主题内容
☆会议概况(包括:会议背景、会议目的、目标受众、传播要点、会议内容、执行场次、执行时间)
参考督导执行手册,不明白的事宜请多方询问,切勿凭空臆断。
☆邀请函的编写(包括:会议主题、会议内容、会议形式、邀请宗旨、会议具体时间安排、会议地点、主办单位、承办单位、联系人及联系方式)
邀请函要以正规的格式和语言来编写,.
二、预算明细及使用
1、根据各项内容,严谨制订预算,合理安排会议各阶段费用。
2、按申请款计划及时申请相关费用(及时申请暂付款,确认代垫款项)。
3、严格控制预算的使用,所有发生费用应控制在最底限额。
4、及时报销单据并记录各款项之消耗金额,了解各款项余款。
5、如有预算外费用,应及时向上级主管汇报申请,并呈交签呈,在批示之前,不要擅自支付该费用。
6、所发生之全部费用,均必须确认有无正规发票,如无正规发票应在发生前及时与项目主管联系,并呈交签呈,在批示之前,不要擅自支付该费用。
每笔预算都要详细说明,.
三、制作物资的制作及接收
接到会议专案通知后,需提前做好制作物资工作,在设计部制作效果图得到相关负责人确认后,方可制作.
1、  制作物资清点
A、按清单逐项检查各类物品数量。
B、核对到货清单与物品清单,如有差异,应及时与项目总督导(总控)联系。
物品不多时详细检查物品的破损状况,
2、制作物资的安装及悬挂
A、制作物资需要在活动开始之前全部安装完毕,最好在会议头一天晚间安装完成,发现问题及时回报,不懂之处多方询;
B、X展架等比较简单安装我们可以自己完成,有难度的安装工作需要找专业的人士进行安装;
C、使用专业安装人员需要跟经理或项目总控提前说明情况及申请合理费用,并呈交签呈,在批示之前,不要擅自支付该费用。
四、人员管理系统
人员配备——协调支持
督导助理
●人员数量
●人员要求:1)有经验,与执行督导关系良好
2)有较强的组织、沟通、协调能力,应能够协助督导做好执行工作
3)有足够的空闲时间
演出人员
人员类别
□歌手□舞蹈□杂技□茶艺表演
□小品□相声□魔术□乐器演奏
人员数量
●人员要求(参考演职人员价格表)
□     时尚前卫,运动活泼
□     行业权威,专业人士
□     知名艺人,特色鲜明
□     统一演出服装
□     其他
主持人
●人员数量
●人员要求
注:会议主持多是客户自己,要求由客户自己拟定
礼仪人员
●人数
●要求
■其他人员
工作人员要求服装统一,统一说词,
注:避免参加活动的礼仪人员和演职人员通过一个渠道招聘,应该多渠道同时进行招聘,使用,并避免通过介绍的渠道招聘;
■物料保管及发放
五、工作细分表
六、物料清单
☆根据具体会议内容,在办公室物资清单表提供的内容里列出本次会议所需的物料,要求一次性申请所有需要物资.(特殊情况除外)
七、现场规范---现场布置
□     主题背板
大小
主题
设计规范
□     讲台、音响和麦克风配备
要求
□     展架宣传、展架布置和条幅的悬挂
X展架
内容
□     道具与礼品
道具清单
礼品清单
□ 签到处的设置
□奖状等
要求
背景喷绘要避免出现褶皱,破损情况,制作时,喷