文档介绍：商务电子邮件礼仪
在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。
写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email,时刻站在对方立场考虑,将心比心。
同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。以下职业电子邮件中礼仪问题,希望能给您的工作带来帮助!
一、关于邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
,这是最失礼的;
,不宜冗长,不要让outlook用,才能显示完你的标题;
3. 标题要能反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”;
,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理;
(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特
别是不要随便就用“紧急”之类的字眼;
,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE、RE一大串。
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二、关于称呼与问候
,拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给
出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、
“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌
的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。
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三、职场的电子邮件礼仪
1. Email正文要简明扼要,行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写
个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行
论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!
3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗
长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或
者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开。
在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
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6. 合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提
示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅读。
7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,
收件人一定会表扬你的体贴。
8. 不要动不动使用¤之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email 不是你的情书,所以¤之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻
松气氛的场合。
四、夹带附件
1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件;
2. 附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名;
3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;
4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件;
5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用;