文档介绍：《高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营》
第1单元:你的工作。秘书助理是干什么的?
第2单元:工作中的你。什么是五星级秘书助理?
第3单元:办公室的5S管理
第4单元:五星级秘书助理的专业技能
年度月度周度时间表工作计划管理
事务工作落实跟进追踪管理
事务性活动项目清单管理
档案管理
会议管理
公文写作
目录
第一单元:角色认知
秘书助理是干什么的?
秘书/助理做什么?
收发书信接待来访
衣食住行安排
办公室管理
日程安排
文书文案写作
信息管理
会议组织与管理
协调部门之间工作
协调领导之间的矛盾
处理与同事之间的关系
与政府外交
与媒体讨价还价
宴会主持
展览会导演
举办签字仪式
公司活动里外操心
既是警察又是司法官
既是清洁工又是联合国秘书长
……
事情太多做不完
突发事件突发
枪林弹雨压力大
关系错综复杂
又要能说又要会写
好像我是万能的
没有角色的角色
多头无法分身
多、烦、杂、乱
夹心饼干
秘书/助理的感觉……
初级秘书————事务性文秘
应包括公司前台接待、电话接线生、事务专员、部门事务助理、主任助理、工作简单的经理助理等。主要工作是文案写作、事务性工作处理。主要是琐碎事务操作、电脑文案。
中级秘书————文秘+ 辅助管理包括部门总监秘书助理、经理秘书助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的总经理秘书。他们的权力和责任相对大一些,处理各种事件的能力要求也高一些,外语水平和计算机应用的能力要求更高一些,并要有很好的协调能力。
高级秘书————文秘+ 独立管理
包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。他们属于管理阶层,对他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。完全能够独立进行项目管理、事务统筹、决策指挥。
职能角色定位
职位:行政助理
工作定位:事务文秘
岗位职责:
行政工作
电话接收、转接、记录,公司电话、通讯录的编辑、修改、入档管理。
公司业务相关单位、客户的通讯录分类归档管理。
公司传真文案收发、传真件派发登记,传真原件归档管理。
公司行政会议的通知、会务准备。
公司行政会议记录,及会议记录传阅处理并系统分类归档。
复印机保管、复印登记检查。负责公司热水器管理。
来客接待、引领安排。
公司通告栏管理,在经理协助下进行公司档案的系统分类、编号、文案整理收集归档管理。
公司报纸书信收发管理,钥匙管理,及其它日常行政事务、文案工作。
办公用品计划、收发保管等管理工作。
业务工作
协助业务员进行合同校对检查后送交出纳。
客户档案管理。
域名申请的续约跟进,客户欠费追缴。
客户投诉记录归档。
业务资料存档。
公司对外宣传活动的稿件、相片等资料的存档。
公司奖励、荣誉证书、资格证书管理。
公司大事记管理。
角色定位案例
职位:总经理助理
工作定位:文秘+独立管理
岗位职责:
日常文案处理工作:文件起草、编辑、汇总、报表制作等。
月度报表制作。
会议记录。
每周末制作部门的下周工作备忘跟进表。
档案建立、归类整理、日常管理。
协助总经理严格进行未完成工作的跟进。
月度费用汇总分析。
定期内联网发布信息或培训资料。
收集培训公司信息,制作培训目录。
协助培训、招聘、工资、保险等具体工作。
与部门人事助理保持密切联系,关怀员工。
角色定位案例
秘书助理能力强弱对比案例
结果状态
优秀外资企业
一般民营企业
专业训练
正规/职业化
改行/零散教育
职能
层级分明/定位准确
层级不分/无所适从
商务活动
落实到点责任到人
落实到面责任到人
日常事务管理
列清单事事到点到人,无遗漏/超前工作
无清单事事到面经常遗漏、滞后/同步
问题对待
举一反三/消灭根源
就事论事/到此为止
执行
以身作则/细节再细节/程序
自己破规/忙乱忙乱/无头序
角色定位
空杯/归零/换位
自我/想当然/以为
图表能力
量化到所有软性工作
模糊工作到面
今天要掌握最重要的三个观念
销售意识
细节
产品化