文档介绍：文书管理制度档案管理办法
总则
制定目的
加强本公司内档案管理,以提升各部门工作效率。
将本公司档案管理工作制度化、合理化。
促使本公司之档案管理作业推行顺畅。
. 适用范围
凡隶属本公司各档案管理,悉依照本办法所规范之体制管理。
. 权责单位
管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
名词定义
本办法之名词定义如下:
档案:各级颁布的文件、通知、公司文书档案、人事档案等;本公司与其他公司的各种来往协议、合同等;各部门的表册事务档案;工程用图等。
临时档案:凡临时归档存放者(含未编号档案)。
资料档案:凡处理已告一段落或已结案或跨越年度却须留存备查之档案(已编号档案)。
调阅档案
不相关部门人员调阅档案应经档案管理人员办理《调阅登记簿》并呈存档部门主管核准后,才可调阅。调阅档案时间以两天为限,不得转借、拆卸、调换、复印。
档案保管单位期限
永久保管
十年保管
五年保管
两年保管
档案销毁
对无需保存的文件或保存年限届满之档案,应依规定请示并办理销毁手续。
销毁档案应于《目录卡》上备注注明销毁日期。
档案分类编号
档案分类及编码分下列三种:
“颜色”区分档案性质
各存档单位无论是暂时或资料档案,均须以下列四种颜色来区分其档案类别,如:
红色资料夹为有关品管及制造类之档案。
黄色资料夹为有关营业及行销类之档案。
蓝色资料夹为有关公司文书及人事类之档案。
绿色资料夹为有关技术及研发类之档案。
“功能码”区分档案类别
各存档单位无论是暂时或资料档案,均须以(一码)大写英文字母作为功能档号。
【范例】企划部之黄色资料夹分类:
A 代表市场调查类
B 代表营业管理类
C 代表广告媒体类
D 代表广告预算类
E 代表促销活动类
F 代表促销预算类
G 代表教育训练类
H 代表经营企划类。
“细分号”区分资料归档顺序
各存档单位之资料档案,依归档顺序编码。
功能码后再经阿拉伯数字编码,依序为该细分码之档案,应以流水码建档。
本编码由存档部门视部门需要,自行编列存档。
本档案编码须制作单位存档编号总目录,以方便迅速查用。
保管期限
永久保管
分类
公司章程等。
股东名册、股东大会会议记录、营业报告等文件。
董事会的重要文件。
重要的政府机关的许可证、认证书以及指示命令等文件。
契约书等具有永久效力的文件。
有关股东、董事及主要职员人事方面的重要文件。
其他需永久保存的重要文件、账簿及统计资料。
事例
公司章程以及规则的制定、修改、废止等永久性查考文书。
股东大会会议记录、责权、财产权等。
董事会会议记