文档介绍：江铃发动机信息化项目会议管理制度
撰写人: 童晓峰
撰写日期: 2006-12-15
最后更改日期:
文控编号: JMGE-PJM项目会议制度-0001
版本:
审批人:
江铃发动机项目经理
用友项目经理
会议是项目组正规有效的管理沟通形式,为了配合计划的执行和工作的顺利推进,特制定会议管理制度,以提高明确会议的操作要项,规范会议的管理,会议的效率与效果。
会议原则
项目会议须遵循以下原则:
促进沟通原则:召开会议旨在促进沟通,达成共识,为下一步的工作制定计划和规则。
注重效率原则:明确会议程序,提高会议效率。
注重落实原则:对会议达成的决议、结论或共识,由相关人员明确落实的标准和期限,项目经理或指定专人负责跟踪落实情况。
会议类型
为了保障项目工作的有序进行,江铃发动机、用友双方达成有效共识,在项目进程的必要阶段需要召开各种类型的会议。会议前应有会议通知,对于突发的重大会议要进行多方沟通并就会议相关主题进行充分交流后,通知开会。
项目各阶段的启动会议
在项目各阶段启动时需召集双方项目组全体人员及相关业务人员召开工作会议,总结上一阶段的工作成果,讨论和确定工作计划,安排本阶段相关工作。
项目高层汇报会议
在项目关键阶段召开高层汇报会议,向江铃发动机公司高层、各部门负责人汇报项目阶段成果和项目进展,取得公司高层、部门负责人的理解和支持,获取相关资源,保障项目的顺利进行。
项目组例会
在项目各阶段定期召开项目组例会,通报项目工作进展情况,解决工作中存在的问题,保证项目的按期、按质进行。
项目例会的周期由双方项目经理协商确定。
其它会议
其它会议由双方项目总监或项目经理协商,确定会议内容与与会人员后,安排人员进行召集和组织。
管理流程
主持人与召集人
会议应确定主持人和召集人,由主持人明确会议议题、确定与会人员、策划会议程序。项目组会议原则上由项目经理召集。
项目各阶段的启动会议:项目经理召集会议,项目总监主持会议。
项目高层汇报会议:项目经理召集会议,项目总监主持会议。
项目组例会:项目经理召集并主持会议。
其它会议:由双方项目总监或项目经理安排召集人和主持人。
会议通知
由召集人发放会议通知。
会议通知原则上应以书面(或电子邮件)形式提前下发到与会人员,包括会议时间、地点、议题、主持人、与会人员、注意事项等。
会议时间与地点更改,或议题发生重大改变,召集人应及时通知与会者。
组织实施
会前项目经理应安排人员做好各种准备工作,如编制会议资料、布置会场、准备会议设备(如投影仪)等。
会中主持人应注意掌握会议进度、控制会议秩序、引导会议氛围、防止会议偏离主题。
会议结束后项目经理应安排相关人员做好会场环境及相关设备(投影仪)的整理。
会场纪律
与会者发言时不宜私下交头接耳。
会场不准吸咽,违者每次罚款50元。
未经同意不参加会议,一次罚100元。
不得无故迟到或中途离场,否则每次扣款50元。确因紧急公务需要推迟出席会议或中途离开会场者,应征得主持人的同意。
将手机调为震动状态或关机,否则每振铃一次或因振动发出明显声响一次需捐献项目活动基金50元。未经许可严禁在会场中拨叫或接听电话,如确有急事应离开会场接听手机并尽快结束通话。
重要会议(项目组全体参加