文档介绍：招标管理作业指引
目的
规范工程招标管理,以合理低价选择合适的供方,维护招标单位的权益。
适用范围
本办法适用于所有工程施工、材料设备(包含甲指乙供)、工程监理等业务。
术语和定义
无。
职责
合约部
负责本管理办法的制订、修订、解释、监督和检查。
招标工作的决策机构,对定标起集体决策的作用。小组成员至少包括:总经理、工程及成本分管领导、成本部经理、财务部经理、工程部经理、项目部经理(设计部经理)等。招标领导小组可对招标项目按额度授权分管副总或部门经理确定。
工程部
投标单位资质预审,建立及维护合格供方名录;
组织编制招标文件的技术部分;
主持评审技术标,参与技术部分的谈判,原则上不参与商务价格的谈判。
预算部
编制项目招标计划、编制招标文件;
编制招标文件的经济部分;
组织发标、接标、开标;
主持评审经济标,主持商务谈判工作;
控制招标工作进度,负责招标资料的收集、整理、归档、保存;
组织安排全过程的招标小组会务;
每次招标必须确定一名经办人,与投标方的任何联系均需通过当次招标经办人。经办人负责跟进招标全过程并完成资料归档。
项目部
全过程参与招标工作,如参与供方的考察、技术标的评审,原则上不参与商务价格的谈判等。
设计部
在装修类、园林类等工程招标前进行设计交底,介绍设计理念、重点和难点;
提供图纸、方案,产品定样,并对投标产品的外观效果进行评价,原则上不参与商务价格的谈判。
部门
程序
工程部
成本部
项目部
设计部
1、制定招标计划
参与并提出意见
主持编制招标计划
提出进场时间、工期要求
参与并提出意见
2、编制招标文件
编制技术条款
主持编制招标文件、编制经济条款
参与并提出意见
材料设备的产品定样
3、确定入围单位
主持
参与
参与
参与
4、、发出招标邀请
参与
主持
参与
参与
5、发标、答疑
负责提出技术、工期及配合要求
主持发标、答疑会议、同时负责经济条款答疑
参与
协助
6、开标
参与开标
主持接标、开标
协助
协助
7、评标
评审技术标、参与技术部分谈判、参与评标会议
评审经济标、主持经济部分、技术部分谈判、主持评标会议
提出意见并根据情况参与谈判
负责评审技术标中产品外观效果部分
8、定标
招标领导小组组长主持,集体表决定标,根据权限报审批后,发出中标通知
9、资料管理
成本部招标经办人负责招标资料的收集、整理、归档、保存。
注:该种适合事业部层面有项目部的弱矩阵形式,如城市公司,只有工程部,则项目部和工程部合并。
在招标过程中,集团对下属公司的管控点:
入围单位
招标文件
定标
合同
事业部
一、二类采购项目的入围供方报集团审批
超过100万合同的招标文件,集团成本管理部审核,事业部最终审批。
中标金额在200万以上的采购项目必须报集团总裁审批
金额在200万以上的合同,必须报集团总裁审批
城市公司
一、二、三、四类采购项目的入围供方报集团审批
超过50万合同的招标文件,集团成本管理部审核,城市公司最终审批
中标金额在100万以上的采购项目必须报集团总裁审批
金额在100万以上的合同,必须报集团总裁审批
注:1)采购项目的分类详见《工程采购类别作业指引》;
2)下属公司在招标过程中,若采用“集团标准招标文件”且未作任何修改的,可以不必上报集团审批,相关文件留存备查。若下属公司认为必须上报的,集团各部门应在一个工作日内完成审批;
3)除此之外,一般情况下,集团成本管理部审核招标文件应在三工作日之内审核完成,否则视为同意;
4)下属公司在招标过程中,若采用“集团标准合同文本”且未作任何修改的,可以不必上报集团审批,相关文件留存备查。若下属公司认为必须上报的,集团各部门应在一个工作日内完成审批;
5)下属公司上报定标资料时应包括中标单位、价格及评标过程资料等。
工作程序
原则
透明公正原则:招标过程必须有充分的透明度,各部门积极配合、全面沟通、信息共享,所有招标决策应在招标机构内集体公开决策,杜绝暗箱操作。
充分竞争、择优中标原则:每次招标都应有充分适量的投标队伍参与投标,公司应鼓励投标单位积极开展公平竞争,保证招标具有充分的竞争性,公司应选择具有充分竞争优势的单位中标。
廉洁奉公原则:所有与招标工作相关的员工都应保持廉洁,不得利用职务、职权之变谋求私利,任何个人不得影响招标小组进行客观公正的评价。
维护信誉原则:选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正,树立并维护公司良好的招标信誉和形象。
保密原则:各单位的投标文件、评标过程、未发放中标通知书前的定标意向,都是公司的重