文档介绍：行远牧业有限责任公司
文书档案管理暂行办法
总 则
第一条为加强公司档案管理,提高档案利用效率,保障公司健康、稳定、快速发展,根
据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》,结合公司实际,制定本规定。
第二条 凡本公司形成的各种门类(载体)档案,应做好保护和移交管理工作。
第一章 档案的立卷归档
第三条 凡是公司在生产、经营和其他各种业务活动中形成的具有保存价值的文件、统
计表、图纸、传真、照片、录音、录像、磁带、电子文档等,具有查考利用价值的文件
资料均属归档范围。凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得
擅自留存。公司各业务部门在业务中形成的文件,也应指定专人积累、立卷、经业务负
责人审核加具意见后交公司主管部门归档。
第四条 文件材料归档应符合下列规定:
(一)材料完整、真实和准确。归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数,均应齐
全完整。且要求存档文件字迹清楚,签署手续完备;
(二)一般性文件材料归档一式一份, 较重要且利用较频繁文件, 可适当增加归档份数;
(三)档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学;
(四)根据有关规定及公司实际情况,确定档案保管期限,每年年终据此进行整理、剔
除;
(五)经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清单,经公司领导及有主管领导会
审批准后销毁,销毁的档案清单由档案员永久保存;
(六)凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续;
(七)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度,并分门别类,做好收集、整理、
立卷、归档工作。
第二章 档案的管理
第五条 公司档案实行由管理部集中统一管理原则,负责全公司档案的管理,并对各部
门档案立卷工作进行指导、监督和检查。
第六条各部门确定具体人员负责归档文件材料的收集和整理,每一单个项目彻底完结
时,将项目全套资料交公司管理部办公室集中管理。
第七条 公司以传真、电子邮箱等方式接收的文件资料应统一立卷归档,文件统一编码:
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第八条 档案属于公司机密,档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及
公司各项保密制度,认真做好保密工作。未经许可任何人不得将档案内容泄露给无关人
员,如有泄露和公布档案内容者,应视情节轻重,按《档案法》要求严肃处理。
第九条 有下列行为之一的,由公司或其业务主管部门根据情节轻重,给予行政处分;
对造成损失的,由档案行政管理部门根据档案的价值和数量,责令赔偿损失;构成犯罪
的,依法追究法律责任:
(一)擅自销毁应当保存的档案的;
(二)擅自提供、抄录、公布应当保密的档案的;
(三)玩忽职守、管理不善,造成档案损毁、丢失或其他损失的;
(四)经教育,拒不按规定归档的。
第三章 档案的利用
第十条 借阅档案,需按规定办理借阅手续,案卷一般仅供在档案室阅看,借阅档案者
必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,并应及时归还,因保
管不慎丢失时, 要及时追查, 并报告主管部门及时处理。 归还时保证档案材料完整无损,
否则,追究当事人责任。
第十一条 会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意;外单位因特殊需要,
查阅有关会计档案时,应持正式公文,并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案
带出公司;如需摘抄、复印,应经财务负责人同意方可办理。
第十二条 借出的档案材料务必定期归还,借出档案材料的时间不得超过 15 天,到期
归还;借出使用期间, 不得转借他人, 不得带入公共场所, 必要时可以续借。 如需续借,
应办理续借手续;需要长期借出的,须经管理部主任报经理批准。档案管理员负责过期
档案的催还。
第十三条 档案管理人员,必须严格执行档案查阅借阅制度,履行借阅登记手续;借出
档案时,档案管理人员应在档案查阅借阅登记薄上进行登记,并在借出的档案位置作出
说明,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人、联系方式,以便查阅和催还。同时,
对重大或重要项目的查阅,要做好利用效果的反馈工作。
第十四条 档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时,一定要以档案材料原始
记载为依据,不得弄虚作假出假证;涉及公司机密的档案材料,必须经总经理同意后再
作决定,严防泄密。
第四章 档案的销毁
第十五条 档案销毁的具体工作由管理部办公室承办,并负责销毁清单的立卷归档,永
久保存。
第十六条 档案管理人员定期对已失效的档案进行鉴定,准确地制定档案销毁清单,送
交档案原始形成部门对拟销毁案卷的清单进行初审,经相关负责人签字同意后,连同销
毁档案的书面报告送总经理签字批准。
第十七条 销毁时要有档案人员二人以上参加,并由主管部