文档介绍：第一章档案管理
第一条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则,档案室在单位领导的领导下,负责全公司主体档案的管理。
第二条档案室履行下列职责:
(一) 集中、统一、科学地管理好档案,维护档案的完整、系统、准确和安全,并及时、准确地提供利用。因工作严重失职,造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等,管理人员应负主要责任,严重者调离岗位。
(二) 协助各部门做好文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。
(三) 承担文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档,提供资料为全公司服务。
第三条各部室确定专门人员负责归档文件材料的收集和整理,一周一次交档案室集中管理。
第三章档案的归档
第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。
一、本企业内部形成的文件材料;
二、本企业外派人员应报本企业的文件材料;
三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;
四、与本企业合作企业应向本企业提交的文件材料;
五、参与本项目的合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;
具体为:
1、关于项目重要会议的会议记录、会议纪要。
2、凡各部门形成的图纸类文件,应描制底图一份,向档案室移交归档。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示,与其他单位的来往文书,对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、制度、守则、要求。
6、凡外来、外购回公司的图纸资料,随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前,有关单位必须通知资料管理人员参加清点,如数归档。
7、反映科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、反映单位重要活动的照片、录音带、录像带。
9、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
10、本单位编辑、出版的书刊、资料样板。
11、合作单位与本单位联合召开会议,共同进行工作,协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
12、合作单位与本单位签订的合同、合约、协议。
13、合作单位与本单位工作或问题的来往文书、传真、邮件。
14、合作单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。
第七条归档的时间:
一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二个月归档。
二、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记归档。
三、单位外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
四、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。
五、电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。
六、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。七、下列文件材料应随时归档:
1、变更、修改、补充的文件材料;
2、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
3、企业产权变动过程中形成的文件材料;
4、其他临时活动中形成的文件材料。
第四章档案的鉴定
第九条每年应对档案进行一次清理,从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别,确定各类档案的保管期限。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。
第五章档案的销毁
第十条档案销毁的具体工作由档案室管理室承办,对已失效的档案,认真鉴定,编