文档介绍：公司前台文员岗位职责及工作流程
1、遵守公司各项规章制度,做好执行部典范工作,不得出现重大违规等情况;热爱本职工作工作积极性、主动性强,有高度责任感
 2、因前台为公司形象窗口及第一联络窗口,不得出现空岗情况,如有特殊事情需要处理长时间离开,需要安排有其他人员代值,一般代值不超过10分钟。
 2、客户接待及信息管理
 ★公司来访客户的日常接待流程:客户上门——引导接待入座(询问来源)—倒水——安排相关人员接待—客流详情登记
 ★ 市场部的客户意向登记流程:装修顾问报意向(每日10:00前、16:30分后)——录入《市场部意向客户登记表》—签字确认该客户录入完毕
 ★客户回访流程:当班前台文员回访前一天上门客流—录入客户档案-如有异常来源客流转存—交至行政部主管回访审核。
 3、来访客人接待及流程()
 ★客人、贵宾来访:贵宾上门—热情询问是否预约—引导至预约人或预约部门—倒水/切、沏茶
 ★ 推销人员来访:推销人员上门-热情询问是否有预约—引导至预约人或预约部门——倒水、沏茶
 ★推销人员来访:推销人员上门-热情询问是否有预约—留下产品资料及名片—转交至材料部
4、电话接听及留言处理()
 ★听到铃响,至少在第三声内接听;接听电话时使用普通话,接听电话后先问候,并自报公司名。
标准语如下:您好,,迅速判断对方的需求
 1)咨询业务——留下对方的电话号码,由专业人员进行回复,设计或市场人员。
 2)推销产品——与公司关联的业务则转接相关部门相关人员
  无关联业务,则直接礼貌回拒,告知对方我们没有这方面的需求,请联系其他公司吧
 3)找人—— 问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约,再转接至相关人员或部门;如为不明电话则快速结束电话。
 4)留言——记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门,如有重要事情第一时间电话通知到相关人员
 5)其他——不得长时间通话占用前台电话,并保证电话畅通。
 5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办
1)熟悉员工手册内容,对新入职员工进行入职培训,引导其熟悉员工手册内容,并遵守公司规章制度,及时纠正新员工违规行为,并在新员工入职第六天时提醒到部门负责人处,对新员工是否继续聘用做出建议。
 2)对正式入职员工必须完善其个人资料及信息,并录入公司员工档案信息表,注明入职时间及职位等情况
  3)离职人员在前台处领取离职申请表,离职必须按照公司规定的期限提出申请,否则不予办理任何手续。
6、考勤监督、统计、外出签到监督()
1)新员工入职前7天进行手签到,对其签到的真实有效性进行监督并进行检查,如有***行为当时提出,并劝其自动离职;
2)满7天磨合期如批准入职,为其录制指纹,进行指纹打卡
3)每月5日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至行政部,保证统计的真实性、准确性。
4)规范员工外出签到,外勤与填写地点、时间一致,对员工外出进行抽查,及时发现虚填信息,并进行劝导,屡犯者进行相应的处罚。
 7、卫生值日执行、检查
1)总经理办公室卫生由前台专人负责,桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫生,保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。
2)前台区域