文档介绍：第 28卷第 20期
2012年 10月

甘肃科技
Gans ScinceandTechnolgy

Vol28 No20
Oc 2012
勘察设计企业馆藏科技档案数字化初探
史凤
(中铁第一勘察设计院集团有限公司,甘肃兰州 730000)
摘要:随着档案信息化工作的不断推进,传统馆藏文献的数字化已势在必行,本文对勘察设计企业如何做好馆藏
纸质科技档案的数字化工作进行了探讨。
关键词:档案;档案管理;数字化
中图分类号:G250
档案信息化建设的目标在于提高档案信息为企
业各项建设服务的能力,国家档案局早在“十五”期
间就颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》,根据
文件精神,各企业积极加强对现有电于文件的收集、
管理,并对馆藏的纸质档案进行数字化扫描,建立适
合本企业特色数据库。
1 馆藏科技档案数字化的意义
1)馆藏档案数字化为档案的利用提供了便捷
的手段。馆藏纸质档案信息化相对于电子文件和电
子档案管理来说是全新的模式,企业档案信息的存
储量和需求量急增,单纯用传统方式存档已经不能
适应企业对档案信息的需求,信息技术的飞速发展
为档案数字化保存和利用开辟了新天地,档案信息
数字化使档案的海量存储、跨地域检索和资料共享
成为可能。
2)馆藏档案数字化的可复制性,提高了档案
资源的安全性。数字化档案的可复制保存或异地
保存,为档案的安全性提高了可靠依据。在人类
的发展史上,传承历史信息的传统档案,因档案载
体形式受空间、传递等因素的制约、加之保存成本
高等外在环境的影响,对档案的安全存在一定的
隐患。如美国的“911”、德国的“科隆历史档案
馆”等事件,使许多珍贵的历史档案毁于一旦,令
人痛惜。档案数字化的应用,为档案的保存形式
带来了重大变革,档案的载体形式除了采用传统
的纸质和实物存档外,还可用数字形式的光盘、硬
盘等载体进行存储,档案的记录形式也由文件记
录扩大为声音、图片、影像等各种档案的保存,极
大的丰富了档案内涵,使档案更加全面、真实地反
映信息的本来面目。

2 馆藏科技档案数字化的进程
勘察设计企业的档案,有别于综合档案馆的档
案,科技档案占纸质档案存量的 70%,且这部分档
案属于企业的知识产权,笔者认为,对馆藏科技档案
进行数字化时,不要盲从,需进行广泛的调研,主要
从以下几方面进行。
以国家标准为依据,制定适合本企业的相关规
范
国家的相关标准为企业的纸质档案数字化提供
了宏观的依据,各企业要根据《企业档案工作规范》
(DA/42-2009)、《纸质档案数字化技术规范》
(DA/31-2005)、《电子文件归档及电子档案管理
办法》(GB/18894-2002),同时结合自身的特点,
来细化纸质档案数字化的操作流程及各个特殊环节
的管理,以此来推动企业档案数字化规范、有序地进
程。
根据企业的特点,确定馆藏纸质档案数字化基
本原则
馆藏档案数字化不是馆藏档案的简单拷贝,而
是馆藏资源存储介质的重新整合,因此,有必要在进
行馆藏档案数字化之前,对馆藏纸质档案进行鉴定,
并遵循以下基本原则。
1)系统性原则,作为企业数字化范围的馆藏档
案,具有来源上的多元性、时间