文档介绍：秘书岗位职责及工作规范
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□绝密□机密□密
文件制/修订记录
序号
修订状态
文件制/修订内容、概要
制/修订人
制/修订日期
01
A/0
新版文件发布实施
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
目录
前言: 4
1 秘书必备的素质 4
职业化秘书的标准 4
秘书的职业态度 4
2 秘书的重要职业技能 5
日常事务处理 5
传真 7
邮件 7
文件管理 8
名片 8
3 日程安排 8
总体日程安排 9
出差日程安排 10
会议安排 13
媒体采访 17
大型活动 19
突发来访接待 22
4 沟通协调 23
内部沟通 23
外部沟通 23
秘书作为领导辅助人员应具备的礼仪 24
秘书礼仪素质的培养 25
5 文字支持 25
秘书文字支持应达到的要求: 25
秘书文字支持的种类: 26
程序:准备——撰拟——审核修改、发布 26
6 会议支持 27
例会、业务会议 27
公司级会议 27
前言:
秘书手册适用于公司各部秘书及行政人员,致力于给予任何一个XXXX人关于行政方面的指导。这本手册随着工作需要我们还将不断补充完善,使手册真正能够成为XXXX人秘书的行为指南。
秘书必备的素质
职业化秘书的标准
敬业精神
表率作用
领导风范
业务能力
指挥与控制能力
合作精神
学****与创新能力
知人善任的能力
对待意见与批评
大局观
秘书的职业态度
主动性
适应性
团队精神
尊重他人
创新精神
坚持原则
服务与贡献
认同与分享
双赢与相互依存
温柔的心和自省
正直--公平,坚持既定政策和原则
诚实--实事求是
敬业--以工作为荣,设定高的工作水准
守信--不失约、不违约、不食言、不泄密
勤奋--努力工作,不断学****br/>有序--利落,有条不斋
高效--追求效率和效益
可靠--按约定完成工作,保质、保量、及时。
秘书的重要职业技能
日常事务处理
拨打/接听电话的程序和技巧
打电话前的准备
准备好电话记录本和笔
把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上,并逐一核对无遗漏。
准备好通话时需要的文件资料。
查阅对方电话号码,确认无误,开始拨打。
正式拨打电话:
拨通电话后,确认对方公司及姓名,然后热情而有礼貌的说:“你好!我是XXXX公司**”
如需与有关人员通话,应有礼貌地请对方传呼或转达;
如告知对方的内容较复杂,应主动提醒对方做好记录;
逐一将事情说明,注意语言简明、准确;
通话结束后,确认对方已放下话筒,然后放电话。
接听电话
3声铃响内将电话接起,平和有礼貌的:“你好!我是**。”
判断谁,分以下几种情况:
来电人员
董事长(总经理)可接电话时
董事长(总经理)不在时
内部
直接上级及平级
直接转入
记录留言
如事务紧急,记录上级电话,速联系董事长(总经理)回电。
直接下属
问清事情,转接时向总经理说明概要后转入
问清概要,如不紧急,记录下来转告
如事情紧急,告知其联系方法。
普通员工
问清事由,如需要,转告董事长(总经理);其他可视情况处理
外部
重要且紧密
问清概要,向董事长(总经理)说明后,然后转入
记录留言
如事务紧急,记录上级电话,速联系董事长(总经理)回电。
重要但不紧密
问清概要,向董事长(总经理)说明后,依总经理指示转入或不转入
记录留言,向董事长(总经理)汇报。
不重要且不紧密
问清概要,酌情处理
若通话内容较复杂,或有不清楚的地方,最后应当将要点重复一便,以免遗漏或有偏差。
通话结束后,确认对方已放下话筒,然后放电话。
通话技巧:
日常礼貌用语:询问对方时,可用:“请问您哪里?”、“请问您怎么称呼?”“请问有什么事?”等
对董事长(总经理)直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉,达到闻其声知其人,并及时予以转接。
如对方有事需要你传达,必要时需将对方姓名、