文档介绍：第一章管理部门第一条总经理办公室负责档案管理,内设档案室,配档案管理员1人。第二条各部门设内业主管1名,负责部门资料或档案的临时管理,内业主管必须按时向公司档案室报送档案、资料。第二章档案明细(见附件一)第三条办公事务档案1、政府发布的有关法规、指示、决定、决议、通知。2、公司章程、公司规章制度。3、营业执照、税务登记、资质证书、代码证等。4、董事(股东)会会议文件、指示、通知、决定。5、固定资产帐簿,房屋产权证照。6、公司印章、台帐。7、物品管理台帐。8、车辆证照。9、公司(发、收)文件、信函、报告等。10、会议纪要。11、图书、杂志、报纸、资料等。12、公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料、公司简介等声像资料。13、公司法律事务资料。14、发展规划、工作计划、统计报表,年度总结。15、反映工作流程的请示报告(表、单)。16、情报资料。17、荣誉证书、奖状、奖杯。18、其它。第四条人力资源档案1、人力资源情报资料。2、劳动合同、协议。3、员工档案。4、任、免职通知。5、培训费用台帐。6、员工绩效考核记录,审计报告。7、员工工资表。8、员工养老保险等。9、其它。第五条项目管理档案1、项目立项文件。2、项目“五证”。3、项目拆迁、补偿资料。4、项目勘察、设计资料。5、行业管理部门资料。6、项目招投标资料。7、项目合同资料。8、项目成本管理资料。9、工程质量管理资料。10、工程进度资料。11、项目竣工阶段报验资料。12、商品房营销、销售资料。13、产权登记资料。14、项目荣誉档案。15、其他档案、资料。第六条财务管理档案:1、财务账簿。2、财务报表。3、验资报告、审计报告、评估报告。4、融资、贷款资料。第三章档案管理责任第七条管理责任人界定1、凡属部门经办、经手的档案,各部门经理是档案管理的第一责任人,凡属主管总经理经办、经手的档案,主管总经理是档案管理的第一责任人。2、当无法确定档案缺失的责任人时,以该档案缺失前经手部门经理(或主管总经理)为责任人,由其承担相应的责任。3、各部门必须建立档案、资料往来传递记录薄,每一项档案资料的传递都必须做好收、发记录。第八条档案缺失处罚每缺失一份档案,视档案的重要程度给予100~2000元经济处罚;对于丢失重要档案者,除进行经济处罚外,还给予其除名处分;对于因丢失档案,给公司造成较大损失者,除进行经济处罚外,将追究相关责任。第三章整理与分类第七条规格标准:公司文件、报告、有关资料、图纸都以A4纸为基准,其它档案根据实际规格存档。第八条文件结案移送归档时,依如下原则点收:1、检查文档的文本及附件是否完整,如有缺少,应即追查归入。2、文档如经抽存,应由其主管总经理签认,并明确归还时间,档案员负责追查。3、文档的处理手续是否完备,如有遗漏,档案员应即退回经办部门补办。4、与本案无关的文档资料或不应随案归档的文件资料,档案员应即退回经办部门。第九条文档整理,点收文档后应以下列方式整理:1、中文横写或外文文档以左方装订为原则,中文竖写文档以右方装订为原则。2、文档如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。第十条档案名称及编号1、档案应视其案件内容进行分类,各级分类应赋予一名称。2、档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”(见附件一),即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。3、档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。4、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不能任意修改,如确有修改必要,应拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。5、案件如系新案,应根据“档案分类编号表”(见附件一)查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。6、综合文件部分,按文件形成年编号。7、项目类档案资料,按项目编号。第四章归档与档案清理第十一条归档档案资料一律为原件,经办部门可留存复印件。第十二条档案必须先办存档,后办借阅、领用、使用手续。第十三条每年的1月5日至1月31日,6月5日至6月30日为各部门内业主管向公司档案室集中归档日期,凡属归档档案都必须办理档案归档手续,填写“档案资料归档两联单”(见附件二)。第十四条档夹的脊背应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。第十五条保存期限档案保存期限除政府有关法令或财务特殊规定以外,依下列规定办理:1、永久保存:公司章程,董事(股东)会议文件,营业执照、税务登记、资质证书,固定资产帐簿,房屋产权证照,公司印章台帐,车辆证照,公司规章制度,规划设计文件,项目5证,项目质检备案登记资料、产权登记备案资料,公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料、公司简介等声像资料,其他核定需永久保存的文档。2、20年保存:预算、决算书,合同,人力资源文档,招投标、评标记录,项目有关行业审批