文档介绍：工厂内部邮件使用规范目的工厂内部邮件主要用于正式工作函接以及群知性通知、信息等的发布;口常事务工作,尤其是时效性要求高的生产并常处理等事务应优先使川电话等快捷的通讯工具。为确保内部邮件的规范管理和文明使川,特制定木办法。适用范围适用于工厂开通电子邮箱的员工。引用文件《XXXXXXX》。:指耍受理邮件的主耍人员,理应对邮件予以回复响应。:指有必要知道邮件相关信息但没有义务对邮件予以响应的相关人员。3主题:指邮件内容的标题。:负责本规范的编制、修订、监轉执行和解样。:负责本规范的审定与核发。:负责配合本规范的遵守和执行。,抄送人除了需要了解邮件内容的和关人员外,还必须包括邮件收件人的主管领导。,收件人一般不超过3人,且收件对象必须是与邮件内容强相关的人员。“收件人”及“抄送”对象应按职位从高到低顺序排列,如遇同职位情况,则他部门在前。,切忌空白标题。、简明扼要,一般情况下不超过12个字,,不要在一封信中谈及多个主题不相关的事情。,可以根据回复内容的需耍更改标题。,也明确告知了邮件的收件主体対象。称谓形式可分为姓名及通川词汇,如果对方有职务,可按职务尊称对方,如“x经理”;如果不淸楚职务,可按通常“xlL”称呼;対于向多个收件人告知的邮件可称呼“各位”、“ALL”。) 邮件正文应简明扼要、行文通顺、条理清晰严谨、表达通俗易懂,不出现错別字,尽可能一次邮件交待完整信息,切忌同一句话农达多个意思。2) 如果具体内容过多,正文可只作摘耍介绍,再将貝体文件作为附件进行详细描述;如果事情复杂,最好用序列数字分条陈述。3) 关键信息可使用粗体、斜体、颜色字体、加人字号等突出方式进行提示;对于技术类等语言难以描述或表达清楚的信息,可以合理利用图片、表格等形式來辅助阐述。4) 根据收件人与白己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外等的性质不同,可以恰当的选择表述语气,商务电子邮件应慎川表情符号。5) 在邮件发送Z前,务必仔细阅读检查,确保行文通顺,避免拼写错误。) 如果邮件带有附件,应在正文屮提示收件人查看附件。2) 邮件所带附件名称要清晰,不可贪图方便使用未命名的附件或数字简单命名的附件;同时,应在正文屮对附件内容简要介绍。3) 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。4) 如果附件是特殊格式文件,因在正文屮说明打开方式,) 电子邮件末尾应添加发件人本人签名档。签名档按照工厂统一格式应包含姓名、单位、职务、电话、传真、地址等信息,以让收件对彖能明门邮件出处及发件人联系方式。2) 签名档文字应选择与正文文字匹配的简体中文或英文,字号一般应选择比正文字体小一些。3) 签名档可引用一个短语,比如座右铭或公司的宣传口号或备注“BestRegards”,但是耍根据收件对象与场合区别对待。4) 可以在OUTLOOK中设賈多个签名档,根据邮件发送对象