文档介绍：HR部门薪资作业基本流程
作者:不详 2004-3-6 来自: 中国管理传播网
HR部门负责薪资管理的员工每个月必须要处理的工作,应该就是准时、正确的发放所有员工的薪资。虽然是每个月都必须要做的事情,不过在人力资源管理中,有一些实务上“管理”的需要,则是必须要在整体作业流程中被照顾到的。如下提供的是一般公司薪资发放的作业流程,对於新步入人力资源管理领域的您来说,可以起到一个叁考作用:
一、出勤资料作业
愝愝薪资作业人员在这个阶段的主要工作是将员工当月出勤资料收集、出勤异常处理、加班处理等作业完成。若公司有其他不同计薪方式的员工,则应该同时作业,将所有员工的出勤记录计算清楚,以作为薪资计算的基础。这个阶段应该要确实要求所有出勤异常处理以及加班处理的即时性及正确性,并且为了作业的时效性,人资部门最好制定出每月出勤资料申报期限的最後期限,不然每个月初,薪资作业人员就要到处追着员工办理出勤异常的处理,或是加班记录的申请等,耽误了发薪日期,员工可是不会体谅的。
二、薪资计算作业
愝愝这个阶段主要在将确认过後之出勤资料进行薪资计算作业;虽然基本上,加班费计算或是请假的扣薪等计算方式,都有一定的规定,但是每个公司可能还是会有一些“特别”的计算方式,薪资作业人员必须清楚了解各项加减新的计算方式,并且要确认薪资计算的正确性以及完整性。不过现在由於电脑技术的发展,这个部份的工作大多交由软体处理,因此只要一次的设定工作,日後就可以完全依靠电脑的处理。因此在薪资管理的规定中,最好不要在薪资计算的过程中,加入过多的需要“人为”判断的流程,否则有可能会增加软体程式设计的复杂度,甚至有可能必须电脑作业完毕後,还需要人工的调整作业。
三、薪资资料核准流程
愝愝当薪资作业人员将所有员工的薪资计算清楚并且确认後,下一步就是将资料送签核。一般来说,为了顾及“薪资保密”的原则,人事部门将薪资计算结果整理成报表後,都会由薪资作业人员亲自将资料“面送”主管审核签字,而会经过的主管也以人资部门主管及总经理为主,其他部门基本上不需要看,不过有些公司为了财会部门准备发新的现金,会需要“知会”一下财会部门主管,不过这时候也只需要将总数或是分部门的整理报表给财会部门,而不需要将所有明细报表给财会部门,如此才能够确保薪资资料在核准过程中的保密性。
四、薪资给付作业
愝愝现在大多数的公司都是以薪资转帐的方式处理薪资发放作业,当然这绝对是比较安全与方便的方式。一般来说,财务部门开立薪资转帐支票後交由薪资作业人员送银行办转帐手续。但是也有的公司,考量财务部门与银行的关系与资金调度的问题,会由财会部门处理薪资转帐,只是好不容易做好的薪资保密,