文档介绍：运作管理系列讲座
流程管理
南京大学管理工程研究院
庞湛
Ford传统流程:
1、采购部门向供货商发出订单,并将订单的复印件送往应付款部门; 2、供货商发货,福特的验收部门收检,并将验收报告送到应付款部门 (验收部门自己无权处理验收信息); 3、同时,供货商将产品发票送至应付款部门, 当且仅当“订单”,“验收报告”以及“发票”三者一致时,应付款部门才能付款。而往往,该部门的大部分时间都花费在处理这三者的不吻合上,从而造成了人员,资金和时间的浪费。
案例:福特北美汽车公司付款流程重组
当时福特北美预付款部门雇佣员工500余人,冗员严重,效率低下。他们最初制定的改革方案是:运用信息技术,减少信息传递,以达到裁员20%的目标。
但是参观了Mazda(马自达)之后,他们震惊了,Mazda是家小公司,其应付款部门仅有5人,就算按公司规模进行数据调整之后,福特公司也多雇佣了5倍的员工,于是他们推翻了第一种方案,决定彻底重建其流程。
怎样解决这个问题?
Ford新流程
1、采购部门发出订单,同时将订单内容输入联机数据库; 2、供货商发货,验收部门核查来货是否与数据库中的内容相吻合,如果吻合就收货,并在终端上按键通知数据库,计算机会自动按时付款。
Ford公司流程重建的成果
福特公司的新流程采用的是“无发票”制度,大大地简化了工作环节,带来了如下结果: 1、以往应付款部门需在订单、验收报告和发票中核查14项内容,而如今只需3项——零件名称、数量和供货商代码; 2、实现裁员75%,而非原定的20%; 3、由于订单和验收单的自然吻合,使得付款也必然及时而准确,从而简化了物料管理工作,并使得财务信息更加准确。
Ford公司流程重建的启示
1、面向流程而不是单一部门。 倘若福特仅仅重建应付款一个部门,那将会发现是徒劳的,正确的重建应是将注意力集中于整个“物料获取流程”,包括采购、验收和付款部门,这才能获得显著改善。 2、大胆挑战传统原则。 福特的旧原则:当收到发票时,我们付款。 福特的新原则:当收到货物时,我们付款。 旧原则长期支配着付款活动,并决定了整个流程的组织和运行,从未有人试图推翻它,而BPR的实施就是要求我们要大胆质疑,大胆地反思,而不能禁锢于传统。
其他的成功案例
IBM信用卡公司通过业务流程重组工程,使信用卡发放周期由原来的七天缩减到四个小时,即提高生产能力100倍;
柯达公司对新产品开发实施企业业务流程重组后,结果把35毫米焦距一次性照像机从产品概念到产品生产所需要的开发时间一个子缩减了50%,从原来的38周降低到19周;
一家美国的矿业公司实现了总收入增长30%,市场份额增长20%,成本压缩12%以及工作周期缩短25天的好成绩;
欧洲一个零售组织将工作周期缩短了50%,并使生产率提高15%;
一家北美化学公司的订单传递时间缩短了50%还多,所节约的成本超过300万美元。
从两个最常见的词谈起
什么是顾客?什么是订单?
顾客就是那些我们为之做事的人,每个人都有顾客,
只是名称或许不同而已,但他们都是顾客;
订单无外乎是来自顾客的一个请求,即顾客需要我们
为他做些什么。
你清楚你所处的组织环境么?
在你的企业里,从你收到一个订单开始到这个订单被满足并送货到顾客止,其间有多少不同的职能、组织或部门插手了?换句话说,就是为了满足这个订单究竟有多少人介入了?
你知道顾客将会哪些要求吗?
第一点,顾客要求要快(fast)。他会说"我马上要"。
第二点,顾客要求要正确(right)。
第三点,顾客要求要便宜(cheap)。
第四点,顾客要求是要容易(easy),容易与之做生意。