文档介绍：怎样做个好秘书
身为秘书,在工作中应注意的问题:
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秘书地位的特殊性,很多时候会尴尬。因此,要与上司成为朋友,但不能亲密无间,太随便,或是轻视上司,这是根本性的错误;不可涉及到上司的私生活,最好的方法是保持中庸之道,既不引人注目,又不默默无闻,让他感到你的存在,但非无所不在。
体谅上司的劳苦,分担他的压力。要观察细致,尽可能考虑周到。
不急于表功。要把功劳让给上司,表面上他可能会谦虚一番,私下底他会对你存有好感。
不忙着提建议。你的建议都表明对上司目前工作运作的不满,所以要选择好时间场合,才会有助于问题的解决。
不依靠上司,要保持工作积极态度,主动帮助、辅佐上司,要有相应的独立性。
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要和同事们和平共处,不搞派系。在工作角色上,大家是平等的。
要有合作精神,主动帮助同事,消除隔阂,创造和睦的工作气氛。
要宽容体谅他人,不强求别人。不同的人能力素质不同,要善待世事。
要勇于承担责任。这一点很重要,工作中难免有错误,“心底无私天地宽”,有了问题能勇于承认错误和承担责任,反而会得到别人的原谅和敬重。
此外,秘书的礼节、仪表、服饰和幽默感会影响到你公司的文化氛围、职员们的精神面貌等诸多方面,不能简单敷衍了
培养秘书口头报告能力
秘书人员的口头报告能力,是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。迅速、简洁、准确的口头报告,有利于领导及时掌握情况,迅速作出决策。培养秘书人员的口头报告能力,要从以下细节着于:
一、精心过滤,区别处理、区别对待、慎重处理,以免干扰领导的正常工作,甚至给领导造成被动。
二、弄清原委,力求准确。视信息的真实性、完善性为生命,按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素调查了解,构建完善的信息。
三、打好腹稿,简明扼要。说话要讲究层次,抓住主要事实;语言要精炼,不能重复;客观陈述,不搀杂个人观点,以免影响领导独立思考。
四、举止沉稳,口齿清晰。无论大事小事、难事易事、急事缓事,都要做到举止沉稳,语调节器平和,口齿清晰,不卑不亢。
五、把握时机,灵活对待。在人员较多的场合,一般应注意保密,宣向领导个别报告。领导情绪不好时,要尽量做到语言平实、平铺直述,以免引起领导情绪波动,影响对事情的正确答复或处理。不是特别急的事情,还可缓一步报告。领导正在讲话或聚精会神地处理某一文件,一般不要立即报告。
秘书日常工作程序
起提前到达上班地点
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负责本人及领导办公场所卫生清洁
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领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放
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分拆信件、分送报纸
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领导到达时
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提示领导本日日程汇报有关事项询问领导本日日程
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督办重要事项,急事急办
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进行正常事务工作
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接听电话接待来宾资料整理撰写文稿打印复印来往文件领导随
并记录并校对收发传真处理催办叫服务
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领导临时交办的其他任务
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下班时间向领导征询需办事项
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确定是否陪领导或在家加班
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检查文件、锁具、电器、电源情况后下班
领导发火时秘书如何对待
人都有脾气,谁都有发脾气的时候,终生不发一次脾气的人是没有的。其区别仅仅在于,有人脾气大,有人脾气小,有人是乱发脾气,有人故意用发"脾气"去达到一定的目的。
老板是人,自然具有人的一切属性,