文档介绍：会前准备（书面会务通知）
落实会议的时间、地点、接送办法（附车站、机场附近交通办法）、会务组负责人。
会议主要议题：会场地点、时间安排、参会要求（着装、会场纪律）。
证件准备：身份证/护照。
会务酒店服务内容及注意事项介绍：会务接待联系人、会务酒店位置、工作电话；餐宿安排概况；客房内酒水洗衣消费办法；国际、国内长途接打方法及资费，贵重物品存放；酒店附属设施使用办法等等注意事项。
行李准备：
手机，相机，旅行充电器，刮胡刀。
换洗衣物，化妆品，防晒，墨镜，正装，毛巾，牙膏牙刷，拖鞋。
个人必备药品。
零用金。
会务用演示/汇报资料、软件和硬件设备。
会议住宿及餐饮的特殊要求：如民族饮食差异、调单人间等等。
如需约定返程票务，特殊说明。
前期工作人员工作
会务组会议用品采买准备：
制作报到及签到处用桁架、水牌、会场各处的指示牌和标识。
会议用纸笔、资料袋。
矿泉水、鲜花、杯具壶具、茶餐（小餐点）、饮品（茶叶、咖啡）、纸巾。
笔记本电脑，便携式打印机（纸），摄录设备，演出用多媒体资料。
会议用礼品。
会议酒店入住报到、签到表；会场签到表；参会人员工牌、文件袋（如需要）。
备用工牌、签字笔（黑色、红色）、各色标记笔、剪刀、手电、不干胶纸、别针、胶水等各类文具。
餐券、会务用桌牌、VIP名牌。
会场用条幅、背板（详细尺寸）。
音响，麦克风、投影仪及连线、接口设备。
会场平面图。
参会通知书发放及回函。
会务组联系用对讲机、充电器。
定制通知发布信息用短信平台。
应急常用药品、针线、常用五金工具。
会务组会前会：
讨论会务计划书：确认会议流程、人数、集散方法、交通安排、报到登记、入住、票务预订、会议起始时间段、会议室地点、餐食时间地点菜品安排、各分会议衔接程序、茶歇数量、以及可能的变更内容。
会务组/服务商人员数量、分工分组名单、联系办法。
会务组内书面确定和会务酒店/服务商对接的调度交通车辆、前台、餐饮、客房、会场设备、销售部门的各项工作负责人和计划、联系办法。（注意：回民餐的安排）
确认会务用品准备结果，发生特殊费用的批准人员、权限和签单办法。
参会通知书发放及回函结果，确定参会人数、批次、到达时间，编写分房名单。
与会务酒店/服务商确定和前台、餐饮、客房、销售部门的工作对接负责人。
设备连接、转换插头及会场电源布设情况。
会务人员集合时间地点再确认。
自由提问回答；应急状况设置和预案讨论。
编号、分发通讯设备。
会场实地验收考察，参照会务计划，模拟会务流程，记录情况。
预定返程票务（如需要）。
会务现场准备期间工作
1、确认会场前台接待、餐厅、客房、综合设施（设备）的面积、位置、指示牌摆放，洗手间位置指引，鲜花绿植摆放。
2、协调与酒店各部门（停车场、大堂门迎行李、餐饮部、商务部、会议部、客房部、销售部）负责人了解该部门服