文档介绍：档案管理办法
(征求意见稿)
第一章总则
第一条为进一步加强公司档案管理,促进档案工作规范化、标准化、更好地为公司生产、经营、科研、管理提供服务,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)和中铁二局集团有限公司档案管理各项规章,结合公司档案管理工作实际,制定本办法。
第二条本办法所称的档案,是指1工程有限公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和本企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条公司档案是企业自身发展的历史记录,是企业资产的重要组成部分。公司档案工作是企业物质文明建设的重要条件,也是企业精神文明建设的重要内容,对于企业的持续发展具有重大作用。各级领导必须给予高度重视,加强领导,增强全员档案意识,整合资源,同心协力做好档案工作。
第四条公司各单位应认真贯彻、执行、遵守《档案法》,依法管理本单位档案,确保档案齐全、完整和安全。
第五条本办法适用于公司各单位。
第二章档案管理机构、职责及人员
第六条公司档案工作接受局的领导以及市城建档案馆的监督和指导,公司档案管理实行统一领导,分级管理的原则。
第七条公司科技档案管理实行总工程师负责制,总工程师是科技档案管理的第一负责人,项目部总工程师是项目部科技档案的第一负责人。
第八条公司会计档案由总会计师分管。
第九条公司档案室为管理公司档案的职能机构,统一管理公司文书、科技、声像、实物等档案。
第十条公司档案室的主要职责:
《档案法》等有关法律、法规和方针政策,中铁二局集团有限公司的档案工作规章,结合本企业实际情况制定公司档案管理办法、档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等管理细则和相关制度;
。掌握档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计、利用等业务工作情况。负责公司科技、文书、声像、实物等档案的接收、整理、装订、登记、分类、编号、上架、入库保管、鉴定、销毁、统计以及利用等各项工作;
、检查公司本部和项目部文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
,推广档案工作的先进经验,积极开展档案学术活动;
,严防档案失密、泄密和其他安全事故的发生;
,切实做好防火、防盗、防潮、防虫、防光等日常管理维护工作及温、湿度的记录和控制,及时修补破损档案,最大限度延长档案寿命;
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、并适时更新公司工程项目所在地城建档案管理相关制度;
,编制档案工作年度经费预算;
、监督和检查;
,提出年度档案工作意见,并对档案工作中存在的问题提出具体改进措施。
第十一条档案工作涉及面多、业务交叉,各单位必须做到分工协作、职责明确、充分沟通、密切配合,加强横向、纵向合作。各单位的档案管理主要职责如下:
(一)公司办公室档案管理职责:
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、发文,各类往来函件,党政联席会、总经理办公会文件,年度工作会、专题会议文件,大型综合会议及重要活动录像资料的收集、整理,于次年4月移交档案室立卷、归档;
、整理企业合并、重组、分立、改制、上市,企业证照变更登记等文件材料,于次年6月移交档案室立卷、归档;
、年鉴、大事记、组织沿革的收集、整理、汇编,于次年6月移交档案室立卷、归档;
、整理公司信访工作文件材料,于次年4月移交档案室立卷、归档;
,于次年4月移交档案室立卷、归档;
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、销毁工作。
(二)工程技术部档案管理职责:
、整理公司交班会议文件、记录和会议纪要资料,于次年4月移交档案室立卷、归档;
、整理项目工程概况及简介,每5年汇编一次,于次年6月移交档案室立卷、归档;
、整理项目部施工过程中的声像资料,于次年6月移交档案室立卷、归档;
(包含验收和未验收)工程动态管理台账并于次年4月移交档案室立卷、归档;
,于次年4月移交档案室立卷、归档;
,参加工程竣工档案的验收并对移交(公司档案室)的内容进行鉴定;
、归档;
、销毁工作。
(三)科学技术部档案管理职责:
、整理公司科技信息化管理工作文件,于次年4月移交档案室立卷、归档;