文档介绍：在传统经济时代,行政办公往往被认为是文秘以及文件收发之
类的勤杂工作。随着知识经济时代的到来,利用信息技术的发展来
改变企业的运作方法和管理模式,从而提高企业的经济效益来战胜
竞争对手,已成为企业发展的必由之路。而企业信息技术的利用,
必然导致信息产生与传播速度的大大加快。这就要求企业必须强化
信息意识,发掘有价值的信息,寻找市场机会,并对信息进行及时
传递。所以,现代经济新概念中的行政办公管理,在保持其传统的
协调和保障功能的同时,更侧重于对信息的加工处理与有效管理。
“全新的时代需要全新的管理”,新经济时代的到来使传统的企
业行政办公管理面临着一场革命。如何尽快地搜集有用的公共信
息,并对之进行合理的加工处理,如何加强传递过程中的信息保
管,防止泄密,以及如何改善办公方式,有效进行协调和保障,都
是企业行政办公管理所面临的挑战。管理的科学合理化需要制度的
规范化做保障。因此,企业经营者应该制订全新的行政办公管理制
度,以适应新时代的新要求。
第一节行政办公管理的主要内容
在现代企业中,行政办公部门是企业重要的信息管理部门企
业通过它对事务性信息进行有效的管理,从而使技术部门、生产部
门、市场部门等其他职能部门能更有效地运转。因此,做好行政办
公管理工作是企业有效运转的重要前提,也是经营者提高企业管理
水平的一个主要切入点。
由于企业各自的需要和所面临的情况不同,行政办公管理究竟
包括哪些内容,难以有一概而论的界定。从目前实践中企业行政办
公部门所管辖的内容来看,企业的性质、规模、结构不同,外部环
境不同,行政办公管理的内容也就不同。
一些企业单独设置一个大办公室来统管生产与经营业务以外的
各种事务,包括会议管理、办公物品管理、档案管理、公关管理、
各种实物资产管理、车辆管理、内部监察事务,以及人力资源管理
等等;另一些企业则把文书管理、会议管理等放在总经理办公室,
而大量行政性事务工作,包括人力资源、资产管理等,按职能统一
的原则,集中设置职能部门管辖。
因此,按照现实情况,对行政办公管理可以有两种区分。一种
是广义的行政办公管理,其具体内容包括行政事务管理、办公事务
管理、人力资源管理、财务会计管理四个方面(具体内容见表
。而狭义的行政办公管理,则是把人力资源管理和财务会计管理
分离出去,单独成立人力资源部门和财会部门,主要包括行政事务
和办公事务。本书采用其狭义的概念,对行政事务管理和办公事务
管理的内容加以详细介绍。
表行政办公管理内容体系表(广义)
类别行政事务管理办公事务管理人力资源管理财务会计管理
规章管理办公物品管理
招聘录用管理会计核算
主办公人员管理文书资料管理
薪金管理决算及税务
要会议管理财产管理
培训管理管理会计
内股份管理生活福利管理
容考核评价管理审计
内部监察公关事务管理
第二节行政办公管理的功能
开展行政办公事务工作,首先要收集充足的原始资料,如与行政
办公事务相关的数据、信息等;然后是经过办公室职员的处理,形成
文件、账目、货物清单等;最后将处理后的结果输出,并以指示、备
忘录、信函、通知等形式传递给顾客、供应厂商或企业中的其他部门。
从以上工作流程中我们可以看出,行政办公事务的作效率极大地影
响着整个企业的效率行政办公管理的功能可从以下几个方面理解:
一、行政办公事务的角色
在日益复杂的企业经营活动中,行政办公事务对于企业组织的
有效运转起着至关重要的作用。没有办公事务提供的沟通和记录服
务,它的运转就会陷于停顿。尽管如此,行政办公事务的功能(对
于整个企业的运转来说)也并不是真正意义上的企业主要功能。事
实上,与企业的生产、销售、分配等主要功能相比,办公事务的功
能只是从属的或者说是第二位的,行政办公的任务就是保障企业的
主要功能顺利而又高效地实现。行政办公事务在一定程度上相当于
润滑剂,在企业的运作过程中起润滑作用,促进企业的高效快速运
转。一个企业如果没有行政办公事务的这种润滑作用,就会陷入困
境,就像一台机器,如果没有润滑剂,就会因为过度摩擦而损坏。
总之,行政办公事务并不是企业运转中的主要功能,它只是为企业
生产过程、营销活动的实现提供一种辅助性的服务和保障。
企业的行政办公部门必须与生产、营销、财务以及人事等主要
职能部门进行充分的配合,为这些部门活动的开展提供服务,尤其
是在信息沟通方面的服务。行政办公事务可以说是整个信息沟通的
中心,为企业提供各种内部沟通和外部沟通的保障。行政办公事务
的