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前不久,公布了本站要整理发布一套秘书新手入门教程,由于工作时间的原因。今天暂时整理发布第一篇
一、秘书助理的感觉
事情太多做不完
突发事件突发枪林弹雨压力大
关系错综复杂
又要能说又要会写
好像我是万能的
没有角色的角色
多头无法分身
多、烦、杂、乱
夹心饼干

二、职能角色定位
初级秘书助理——事务性文秘
牐犛Π括公司前台接待、电话接线生、事务专员、部门事务助理、主任助理、工作简单的经理助理等。主要工作是文案写作、事务性工作处理。主要是琐碎事务操作、电脑文案。
中级秘书助理——文秘+辅助管理牐牥括部门总监秘书助理、经理秘书助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。他们的权力和责任相对大一些,处理各种事件的能力要求也高一些,管理水平和计算机应用的能力要求更高一些,并要有很好的协调能力。
高级秘书助理——文秘+独立管理
牐牥括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。他们属于管理阶层,对他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。完全能够独立进行项目管理、事务统筹、决策指挥。
第一章秘书必备的素质
一、职业化秘书的标准:
G敬业精神正直--公平,坚持既定政策和原则
G表率作用诚实--实事求是
G领导风范敬业--以工作为荣,设定高的工作水准 G业务能力守信--不失约、不违约、不食言、不泄密 G指挥与控制能力勤奋--努力工作,不断学习 G合作精神有序--利落,有条不斋 G学习与创新能力高效--追求效率和效益 G知人善任的能力可靠--按约定完成工作,保质、保量、及时 G对待意见与批评 G大局观
二、秘书的职业态度 G主动性
l准备好电话记录本和笔
l把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上,并逐一核对无遗漏。
l准备好通话时需要的文件资料。
l查阅对方电话号码,确认无误,开始拨打。
2、正式拨打电话:
l拨通电话后,确认对方公司及姓名,然后热情而有礼貌的说:“你好!我是****公司**部**。”
l如需与有关人员通话,应有礼貌地请对方传呼或转达。
l如告知对方的内容较复杂,应主动提醒对方做好记录
l逐一将事情说明,注意语言简明、准确;
l通话结束后,确认对方已放下话筒,然后放电话。
3、接听电话
l3声铃响内将电话接起,平和有礼貌的:“你好!我是**部**。”
l若通话内容较复杂,或有不清楚的地方,最后应当将要点重复一便,以免遗漏或有偏差。
l通话结束后,确认对方已放下话筒,然后放电话。
4、通话技巧:
l日常礼貌用语:
询问对方时,可用:“请问您哪里?”、“请问您怎么称呼?”“请问有什么事?”等
l对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉,达到闻其声知其人,并及时予以转接。
如对方有事需要你传达,必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍,以便必要时再与对方联系。
l如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下,不能随便回答总经理“在”或“不在”,可说“请您稍等一下,我去看看**总经理是否在?”,然后请示总经理是否转接。

l如遇总经理不愿接听对方电话,则可用委婉的语气:“实在抱歉,**总经理这是不知上哪去了,我见到他时再给您回个电话;如果您方便的话,能否让我转达您的事情?”做到有礼有节、滴水不漏。
l在知道身份但不告知事由的情况下,如方便可询问总经理后决定是否转接;也可询问对方是公事还是私事,如是公事可让对方知晓,将事由告知自己也可达到目的。
l在对方不肯告知身份及事由的情况下,经反复询问后未果,可委婉结束通话。
l如果对方喋喋不休,废话连篇,可以说“请问您还有别的事吗?”或“对不起,我还有急事要办”等结束通话。
l如一个未完又来一个,应视电话内容和对方身份,让紧急的、重要的人员先讲,同时礼貌的告诉另一方稍候片刻,或记录对方电话,稍侯打过去。
l整理电话留言,在总经理回来后汇报相关信息。