文档介绍：Q/SSD--2009
文件控制程序
1目的
对与公司质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。
2范围
适用于公司与质量管理体系有关的文件控制。
3职责
。
。
、程序文件及相关管理文件的编写和管理,并对所有受控文件进行更改、发放、回收、销毁及原稿的保存。
、控制。
、使用和保管。
4工作程序
a)质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标);
b) 程序文件;
c) 作业文件:
1)管理类文件:如质量策划形成的文件包括质量计划、岗位职责、规章制度等文件,以及标准和顾客要求而形成的其他管理性文件。
2)技术类文件:如产品设计图稿、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验准则、试验规程,以及其他有关产品试验过程中的技术文件;
3)行政性文件:如与质量管理体系有关的聘任书、奖罚通报等。
d)标准要求的记录;
e)外来文件:法律法规、行业标准、顾客提供的图样及知识产权类资料和供方提供的有关资料。
:
a) 纸介质文件;
b) 非纸介质文件。
、程序文件和其他体系文件(除标准化文件外)的编号原则:以企业标准代号为分子、以公司代号为文件分类号、标准章号、顺序号、短横线、发布年号为分母,分子与分母之间以斜线隔开。
a) 企业标准代号用Q表示;
b) 公司代号用SSD(盛世达)表示;
c) 类别代号用2-3个汉语拼音表示;
1)质量手册“SC”;
2)程序文件“CX”;
3)作业文件:“ZY”。
d) 序号指本章节的文件顺序号,质量手册不标章节号、顺序号;
e) 发布年份用阿拉伯数字4位数
例:程序文件编号
Q / SSD — CX — XXXX
发布年号
标准章节号
程序文件类别代号
公司代码
企业标准代号
。
《记录控制程序》中规定。
。
文件的编号由文件编写人员从企管部取得,企管部应填写文件名称、文件号等文件编号记录。
、审核、批准、发放
文件发布前应得批准,以确保文件是充分的、适宜的;
a)质量手册由企管部负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由企管部负责备案、登记、发放;
b)程序文件由各部门负责人组织编写、汇总,由管理者代表审核,报总经理批准发布,企管部负责备案、登记、发放;
c)作业文件由相关部门人员编写,部门负责人审核,报公司主管领导批准,由企管部备案、登记、发放;
d)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。企管部对文件的发放、回收进行控制,应填写和建立《文件发放、回收记录》。
文件分为“受控”和“非受控”两大类,凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控,由企管部按规定执行发放。所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章,并注明分发号。
a)质量手册由企管部组织更改、填写《文件更改通知单》,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改,由企管部组织实施。企管部应保留文件更改内容的记录;
b)其他体系文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改通知单》,经原审批部门或负责人审批,再由各相应部门指定人员进行更改,由企管部办理更改后发放、处理。
c)所有被更改的原文件必须由企管部负责收回处理,以确保文件有效、惟一。
a)文件使用者应填写《文件发放/回收记录》,经相应主管部门负责人审批方可领用;
b)因破损而重新领用的新文件,分发号不变,企管部收回相应旧文件;因丢失而补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效;企管部作好相应发放签收记录。
、作废与销毁
a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风,安全的地方;
b)各部门文件由各部门保管, 企管部每六个月对各部门文件保管情况进行检查;
c)对受控文件,各部门负责人员应及时填写本部门使用文件的《受控文件清单》。如内容与领用有变化,应通知企管部;
d)任何人不得在受控文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。
a)所有失效或作废文件由企管部及时从所有发放或使用场所撤出,加盖“作废”印章,确保防止作废