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一、会议方案的研制到通知下发的全过程
(一)初稿拟定
一个大型、特大型的会议方案的初稿应包括会议名称、会议主题(内容)、会议时间、会议地点、会议日程安排、参会人员、任务分工和组织领导(这在大型、特大型的会议中显得尤为重要,首先要有单位某部门牵头组织和统筹安排,成立相应的工作领导小组。如负责撰写文稿的及供应相关材料的文件材料组,负责会场布置、会议通知下发、会议日程等详细事务的会务组,负责会议报道、会场录像的新闻宣传组,会议接待及后勤组等。其次各相关部门要做好任务分工的各项工作,并且牵头部门要将任务分工详细化,限定时限,催促相关部门按时完成;相关部门亦按要求积极帮助好。唯有如此,才不致使一个大型会议因组织不力等缘由而弄得一盘散沙)等内容。
(二)经费预算
经费预算是指在开会前将所用到的会议经费做出一个和实际预算偏离不远的相对准确的估算。有人说预算对于部门财务治理或会计人员最擅长。但不管是财务/会计或非财务/会计人员,在做预算前都应当在大脑里有一个比拟清楚的轮廓:在哪些工程、材料、物品、东西上会产生经费。不说是面面俱到,但应当考虑全面、细致。比方,既然有人来开会,确定要解决他们的吃饭问题,就会相应产生食宿费。再者,开会的场地必定是临时租用,又会产生场地租金费。又如,开会若需给参会人员派发一些会议资料、纸和笔等,又会产生资料物品费。另外,假如是开一些针对性强、掩盖面广、理论性学术性强的会,邀请一些远道而来的专家来授课,专家的授课费和在来回路途产生的费用也都是要纳入到经费预算范畴之列的。
所以综合以上因素来做预算的话,就包括:
①食宿费:每人每天(或每人每餐)的食宿费开会总天数(总餐数)总人数
②场地租金费:看场地的租借方以怎样的方式来收费。假如对方以天数来算,则乘以开会总天数;假如以次数来定,则乘以开会总次数。
③会议资料印发费(含纸、笔等办公用品费)
④专家的授课费(每人的费用人数)、来回的差旅费(每人的`费用人数)
⑤可能产生的其它费用
(三)领导审批
领导审批是一个必需和重要的环节。在拟好会议方案的初稿、做好会前的经费预算后,再以请示的方式呈报上级相关领导审示。在领导审示后如对某些内容作了较大幅度的修改(不仅仅是文本、字面上的简洁修改,更是任务分工、会议主题变更、经费预算数额等重大内容更改等),需依据领导的意思修改好后再呈报领导。假如只是对文本稍作改动,则视详细状况而定。只有经各位领导审批签字后,才可以做下一步的事情。
(四)任务分工下发
在修改好并经上级领导审示无问题后,就可以将领导批示和任务分工一起印发给相关部门。
(五)通知下发
通知下发,这里的针对对象主要为会议主办方的下一级单位;若需请会议主办方的外部平行单位参会则以发邀请函的形式邀请其前来。
二、会议通知
(一)对象为本单位内
包括会议名称、会议主题(内容)、会议时间、会议地点、会议日程安排、参会人员(留意事项)等。
(二)对象为下一级单位
同样涵盖有会议名称、会议主题(内容)、会议时间、会议地点、会议日程安排、参会人员(留意事项)等多项内容。
(三)会议邀请函(针对本单位以外的平行单位)
以发邀请函的方式邀请本单位以外的平行单位参会。
三、模板
(一)会议须知模板见《办公小技巧六》
(二)会议通知模板略
会议通知很简洁,首从前言局部表目的,为什么而开会,因何需要而开会(为,依据,打算召开会议,现将有关事宜通知如下:)
其次是第一局部:会议时间
再次是其次局部:会议地点
然后是第三局部:会议内容(也称会议日程)
注:假如是开一些形式单一、内容简洁的会议,这一局部也可不必加到详细的会议通知中。
接着是第四局部:参会人员
最终是第五局部:留意事项
注:留意事项旨在向与会者传递出“除了以上所说的还需另外提请留意的一些特殊事项”这样一种信息。通常作为不行或缺的内容被安排在会议通知的最终一局部。
(三)会议邀请函模板
例:
(单位)
为做好工作/为贯彻落实精神(表目的)/,经讨论/经报领导同意,打算召开会议,诚邀贵单位莅临/特邀请贵单位派一名负责同志参与会议。
一、会议时间
二、会议地点
三、会议内容(会议日程)
四、留意事项
四、开会前的预备工作
在开会前的几天内各个任务分工部门完成各自的任务。收集好参会人员名单,搞好会场布置,预备好开会领导的讲话稿及相关材料,与相关单位做好对接,落实好参会代表供应食宿、住宿等;做好大会的医疗、安全保障等工作。