文档介绍：第一章办公室实务概述
办公室的含义与职能
办公室的含义
办公室,一个常用的很普通的名词,却有着多种含义。顾名思
义,办公室是办公的场所。办公,是指管理人员和文职人员的日常
工作,有办公室、桌、椅,有文件、文具、电话、电脑和其他设备,工作
的特点主要是脑力劳动;场所,是指室内,而不是露天操作,如农业
生产,也不是棚内操作,如货运或养殖劳动等。如果具体分析,办
公室有以下几种不同的含义:
广义的:泛指一切办公场所,区别于用于教学的教室,用
于生产的车间,或是医疗室、实验室等等。
)狭义的:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公
场所。譬如:教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办
公室等。
)特指的:党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。
级别高的又称“办公厅”。如:中共中央办公厅、上海市人民政府办
公厅,中级的或基层的称办公室,如江苏省昆山市人民政府办公
室、三星公司办公室等。
( )专指的:某种专门的独立的工作机构。如:国务院台湾事
务办公室、上海市浦东新区征兵办公室。
本书述及的办公室为第( 种含义:即政府机关、企事业单位
内的文员、秘书人员、机要员、打字员、接待员等文职人员的办
公场所。
办公室的职能与特征
办公室工作具有两大职能:政务(或业务)服务和事务管理。
事务管理就是为确保有效、快捷的政务服务(业务)而开展的辅助
性工作,它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。事务
管理做得好,将会对政务(业务)工作和组织整体功能起到推动作
用。事务管理具有以下特征:
服务性这是事务管理的本质特征,表现在三个方面:一
是为上司服务,使上司能够摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中
在重要工作上;二是为组织服务,为组织员工创造一个高效、舒适
的工作生活环境,提供便利条件,解除后顾之忧,保证组织系统的
顺利运转;三是为公众服务,保证组织与外界的信息渠道畅通,密
切与社会各界联系。
)分散性。一是工作分散,如组织内部有办公室环境的管
理,办公秩序的管理,维修人员的管理,各部门业务人员的管理等;
组织外部有生产经营部门的管理,汽车队管理等等。这些工作都
是分散的,很难集中和统一。二是人员分散,由于工作性质、任务
不同,销售、运输、仓库等业务人员的工作都有一定的流动性或独
立性,往往分散在不同的地方工作。这些都给事务管理带来了一
定的难度。
)专业性。主要体现在两个方面:一是事务管理涉及面比
较广,需要各方面的专业人才,如掌握一定的财务、总务、医疗保健
等方面的专业知识和业务技能;二是事务管理各项任务具有自身
的相对独立生和专业性。
主动性。办公室工作从总体看具有一定的被动性,但就
事务管理而言,则有一定的主动性。因为事务管理工作的目的和
标准都很明确,工作的弹性和可塑性都很强。其主动性表现为:上
司的精力主要放在发挥其职能作用方面,文秘人员有安排事务的
主动权和余地;上司的主流工作对事务管理的制约不大;事务管理
的计划性较强,只要客观条件具备,便能按计划实施。
繁杂性。事务管理涉及上下、左右、内外各个方面,非常
繁杂。有人形容,事务管理是说不完的话,跑不完的路,干不完的
活。为保证办公室工作高效、优质地完成,文秘人员必须端正思
想,不怕苦不怕累,做到工作不推诿,干活不含糊,吃苦不在乎。
办公室实务的范围和内容
办公室实务,就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室
工作人员以文员和秘书人员为主,所以办公室实务通常又被称为
文秘工作或秘书工作。当然,仔细分析还是有区别的。
我国文秘工作可以归纳为以下项:
文书撰写(上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、
润色等);
文书制作(打字、复印、编排、装订等);
文书处理(收发、传递、办理、立卷等);
档案管理(归档、鉴定、管理、提供等);
会议组织(准备、记录、文件、善后等);
)调查研究(计划、实施、分析、研究等);
( )信息资料(收集、整理、提供、储存等);
)信访工作(群众来信来访或顾客投诉处理等);
)接待工作(日常来访与计划来访接待、安排、服务等);
协调工作( 政策、工作、地区、部门、人际关系等);
督查工作(政策推行或决议实施的督促、检查等);
)日程安排(为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等);
)日常事务( 通讯、联络、值班、生活、管理等);
办公室管理(环境、设备、经费等);
)其他临时交办的事项。
其中第( )调查研究、第( )协调工作、第( 督查工作属
于中高级