文档介绍：该【有效的个人生产力(第13课) 】是由【小辰GG1】上传分享，文档一共【16】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【有效的个人生产力(第13课) 】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。:.
有效的个人生产力
2013年1月8日11:36
第一课:生产力的本质
:
•生产力是所提供的产品和服务的效率量度。
•广义上讲,生产力与做事的整体效率有关
•企业:生产力就是如何获得更多的利润。
•个人:生产力使你赚取收入。
•生产力意味着运用现有资源获取更多的收益。
•生产力是由从事高回报活动决定的:合适的时间,用正确的方式,用一定的时间段做应该做的
事情;
•提高生产力是推进持续改进的动力,持续的改进能增加个人成就感,事业的成就感,圆满
完成工作的荣耀感;
何谓生产力:
•产出/投入=生产力
•技术的生产力:运用更有效的技术增加项目、产品;
•员工的生产力:在同等的时间内,可以完成更多的项目和产品;
•管理的生产力:管理层能够更出色地进行业务运营。
:时间
时间与时机的重要性;
提高生产力最能一手掌控的资源;
组织好你的时间帮助你更有生产力的利用时间;
分区月计划的第1页:.
职业的任何层面取得进步,都需要改变,如果你总是做和过去一样的事情,你得到的也总是和过
去一样的结果
课程宗旨:帮助你改变行为,使你更有效,更有生产力的使用时间
行动之前:精确定义生产力对于特殊位置的你和你和组织的含义
用一定的时间段以正确的方式从事应该做的事情
如何利用时间是决定生产力的主要因素
一般来说,生产力意味着用一定的时间段,按照正确的方式,从事应该做的事情;
了解自己的时间价值;你的工作中有多少值得你的付出;
审视你的活动,哪些活动本不应该投资这么多时间,将这些活动简化,取消,授权给时间价值低
的人员,将你的时间用在你值得投资的活动上;
帮助别人将时间投入在他自己高回报的活动上,增加他人的贡献,创造新的机会,保持整体的效
率和生产力;
更好的集中精力于高回报活动上,完成高回报的重要目标;
了解自己的时间价值后,避免浪费时间,大大提高个人生产力;
了解了时间价值后,可能还有态度方面的问题,制约你对时间的管理和个
人生产力的提高:
对计划和目标设定的态度:行动来源于态度,要提高生产力,需要改变利用时间
的态度;
导致工作没有完成的原因:从未开始或者从未完成---拖延;
开始工作并持续下去--不要等到自己想做时才去做;
面对现实--工作不会因为你晚做或早做而容易;
目标设定的过程是将能生产结果的时间模式付诸实施的最有效方式;
设置目标能让你找出对自己最重要的成就,建立有限顺序,并对达成目标所需的步骤
付诸行动;
对他人的态度;
对外部环境的态度;
对实践和程序的态度;
对自己的态度;
分区月计划的第2页:.
对他人的态度:
分区月计划的第3页:.
对他人的态度:
•接受自己是一个独一无二的人,拥有多项能力的个体,肯定自己有很
大的潜力
•相信他人与相信自己有很大关系,它是良好人际关系的必备要素
•有了能力和人际关系,你将无往而不利
•每天的人际交往,都是你发挥对他人的正面态度力量的绝佳机会
•肯定他人的意见和贡献,表现出你对他们的欣赏和尊重,对他们所作贡献的赞赏
•安排一些时间全神贯注的聆听他人的意见,让你们共处的时间对双方都有生产力
•与那些能帮助你节省时间,提升生产力的人结交朋友;
•当你表现出接收他人意见的态度,他们也会对你和别人反映出同样的
态度;当人们知道你真正在乎他们,为他们着想,听取他们的意见时,他们的生产力就会提
高,你的生产力也会增加;
对外部环境的态度:
许多在企业控制范围外的情况,影响组织内人员如何使用时间和精力;
应对外部环境的态度对于生产力的影响程度要远超出实际的外部环境;
在一个有效的有生产力的工作环境中,领导者会将所有的外在改变都反映的组织的优先顺序中;
团队的领导者和全体成员不因外部环境而灰心,而是用积极的态度去思考和发现机会,他们就能
将外部环境的挑战看做重新思考工作内容和方式的机会,将外面环境视为对自己创造力的挑战和
团队进步的象征;
使自己对未来保持积极乐观的态度,为周围的人树立典范,不要让外部环境的影响变成惰性或降
低生产力的借口。
要对外部环境和产生的变化持有积极态度,积极态度帮助你采取积极的行动,解决外部环境造成
的问题;积极的态度能将问题转化为机会,让低迷的态度出现转机,将绊脚石变成垫脚石;
对实践和程序的态度:
•不断改善现有的策略和方法去完成目标,避免陷入死板的做法,程序,政策;
•可行的程序对组织日常运作时必要的,但是要避免僵化;
•不断总结重新架构和重新组织的方式,以便以最有效的方式运用时间和精力。
•鼓励团队成员持有不断改进的态度,要对任何改进的建议保持开放的态度,形成一个整体进行合
作、协调、以解决问题为导向,发挥每个团队成员的潜力。
对自己的态度:
•有效利用时间的最重要因素最终取决于自己
-态度
-期望
-决心
•当你渴望提高生产力和结果,拥有更多的时间追求更高的境界,发挥更多的能力,从自己的态度
开始
分区月计划的第4页:.
高回报活动:
•生产力取决于高回报活动。
•高回报活动就是:
-在适当的时间段内
-在正确的时间
-以正确的方式
-做正确的事
改变某些行为模式,改变有风险,成功建立在有一定风险的事件之上;
分区月计划的第5页:.
建立生产力基准:
•个人生产力的改善绝非偶然,要根据个人的情况准
确定义生产力
-从事的行业;
-企业的要求;
-衡量生产力的方法;
分区月计划的第6页:.
提高生产力的益处:
用较少的时间完成更多的事情,并获得超乎想象的结果
-创造信心
-提供成就感
-提升自我形象和自尊
分区月计划的第7页:.
第二课:通过时间管理达成目标
目标设定是取得成功最强有力的工具,而实现目标最有力的方式就是有效
的时间管理。
目标--达成目标的计划--行动
时间管理和目前的****惯息息相关,改变目标始于对现状的认知
了解现状
你的自我想象:决定了你如何使用时间,决定了你的行为方式
你今天所持的态度,来源于你个人过去的复杂经历以及你对这些经历的反
应。
今天就开始强化自我形象,那些态度妨碍你应得的成功;
设定目标发挥潜能,拟定实现目标的计划,实现目标的期限,塑造积极正面的形象;
“有效的个人生产力”课程提供了一个架构来帮助你进行所期望的改变,
更新自我形象。以下的策略能帮助你改变行为模式:
1、改变生产行为的态度
分区月计划的第8页:.
1、改变生产行为的态度
2、刻意训练新的行为,直至成为****惯
3、与其他成功人士交往
4阅读励志书籍和文章
5、安排时间,持续使用“有效个人生产力”的教材和录音带
由于自信带来的安全感,是个人目标计划最有价值的副产品之一。
正面的自我形象能释放你的潜能,取得丰硕的成果
个人与组织目标
个人目标--用钱购买的物品---职业赚钱
无形的需求:安全感,自我满足,自我实现----工作环境
达成企业目标---企业内每个人的目标和成功
理想的组织:选择目标时每个人有机会参与机会和拟定行动步骤,但是理想的企业少之又
少;企业目标在你没有发表意见时交给你,你可能有意见,但是你要检查你的优先级和价值观,
确认对如何达成目标做出贡献,过程中完成自我成长;
在适当的时机,适当的人表达你对组织特定目标的意见;
个人价值观和组织价值观有严重分歧时,你才无法做出贡献;
只要经过慎重考虑,你会知道你能为团队的长期成功和生产力做出贡献;
在设定个人和组织的目标过程中,实现目标所需要的时间投入是一个必须考虑的基本
要素
大多数组织考虑收益和扩张,但是很少考虑自己是否有实施计划的资源;
资本的投资回报率;
高收益回报的计划需要团队的部分人投入更多的时间;--关键人物为实施和监督计划要投入的时
间;--考虑后可能计划不可行;
目标设定过程的运作
目标设定是提高个人生产力的最强有力的过程。
•没有计划和目标设定,所有能唤起人类无限潜能的愿望,就会像夏日暴风雨中的闪电一样被浪费
掉。相反地,在认真进行计划的基础上进行的目标设定能为你提供明确的方向,让你将注意力集
中在最重要的活动上。目标就像一个过滤器,将无关的要求过渡掉:目标能让你长期保持兴趣和
动力,使你的生活井然有序,有意义。
成功是逐步地实现有价值的、预先设定的、个人的目标。
•成功绝非偶然,你不能靠购买、继承或婚姻而得到成功。成功必须依靠一生的目标设定和不断+成
长,即“逐步实现”的过程。目标设定过程的唯一目的,就是将愿望付诸实现的整个过程中指导
你这需要保持耐心和开阔的思维,直至将整个活动的形态呈现出来。在对你的人生建立完整的目
标设定系统之前,你必须先要了解并制定属于自己个人生活和事业的使命陈述,因为目标来源于
使命
目标设定过程的简要定义:
分区月计划的第9页:.
,支持你相信自己有能力实现目标
,以便有效的提醒你自己的目标
许多有价值的成就来自于其他活动或者目标的连带效应,但是成就来自于追求预先设定目标的直
接结果;
追求一个目标完整的最终效果,不一定现在就很清楚,但是要承认成就和个人生产力的增进,是
追求预先设定目标的直接结果;
目标设定过程的唯一目的:在将愿望付诸实践的过程中指导你;
保持耐心和开阔的思维;
今天的你是你长时间经历的大量事件和你选择如何对这些事件做出反应的结果;
写出使命,目标陈述,因为目标来源于使命;使命对行动有很大影响;
实现自我的定义,你的行为和你想做的事情吻合;
拥有清晰的目标,了解自己的方向,对自己的生产力有莫大的影响;
书面目标的力量
,使你明晰对你最有意义的成就;
;
;
;
;
安排时间进行计划与目标设定
无论做什么事,拟定计划和目标设定都能省下不少时间。
因为一旦有了目标与计划,你的努力就能推动你逐步地实现有价值的、预先设定的目标!
拟定计划和设定目标面临的最大挑战,就是要找出一段不受干扰的时间。
找到一段块连续的时间,做事需要连续性思维---德鲁克的《卓有成效的管理者》
大部分时间是被一分钟一分钟被浪费掉的
每周的一开始,你都要安排一段特定时间制定计划
分区月计划的第10页:.
一旦有了决心,你就能找出拟定计划所需的时间,提高你的个人生产力依赖与此!
有时要安排时间做计划好像很困难,但克服这种妨碍安排时间进行计划的态度是一个更严重、更
根本的问题。
跟踪与反馈
高绩效企业的特点是企业在不断地进步,企业中的顶尖绩效者也是如此。
企业与个人不断进步的一个共同特征就是进行跟踪和反馈,持续运用跟踪和反馈来提高生产
力;
精确系统的苹果进度,有助于你快速前进;(PDCA,盖勒普路径)
跟踪预先设定目标的进展,可以提供有价值的反馈,帮助你评估进度,并做出达成目标所必需的
修正。
设计一套评估系统将促使你将目标明确化。
唯有跟踪进度,你才能知道在何时该采取措施将目标实现过程中的偏离拉回到正轨上来。跟踪也
是唯一能知道自己何时能达成目标的方法。
使用自我肯定与具像化
自我肯定和具像化是提高个人生产力的两项工具,能改变你的思维方式、你的态度,最终改变你
的行为。
自我肯定和具象化,对态度和行为的影响,有助于产生你想要的结果;
自我肯定有许多说法——自我激励、自我命令、自我暗示或自我对话。
自我肯定其实是正面的宣言,正面表达了你相信某事是真的,或预想他能成真,并依此为人生目
标,最有效的自我肯定是你自己思考出来的,是基于你的目标,代表你想成为的人,你想做的
事,你想拥有的东西,当你重复着这样的自我肯定,便能建立起你所需要的内在信心与决定,进
而能克服障碍、完成目标、提高生产力。
用自我肯定作为正面的材料,来搭建你心灵中的正面态度;
情绪--态度--行为
要将创造力集中在你的目标上,第二项技巧:具象化,将梦想转化为现实的力量;
具象化就是在心中描述想法,实际,情况,有形的物体;
重要性:有效加强你达成目标的能力;
运用具象化的技巧,能清楚认识到追求的目标实现后的结果,清楚的看到目标实现是的样子,可
以刺激你的欲望,激起计划行动步骤的创造力,激励你采取行动---视觉感官的重要性
根据计划运用具象化,具象化是运用想象力最有用的工具,影响目标设定的每一个步骤;
分区月计划的第11页:.
第三课:通过控制优先顺序提高生产力
成功人士都懂得设定目标,并确认他们的所有行动和活动都对达成目标有所贡献,他们采用符合
逻辑的合理的有组织的形式行动,以获得他们认为重要的结果,成功人士会通过控制优先顺序提
高生产力;
在生活的各个领域设定优先顺序:
你是一个负责的,独一无二的个体,你的复杂性来源于这样一个事实,你在生活中扮演着多重角
色,你独特的潜能会产生无数的需求和欲望,在追求事业时发挥潜能使生产力达到最高,是
满足需求和欲望的最好方法,长远看,要想变得更有生产力,变得更有成就感,必须在
六个大领域建立优先顺序:
财务与事业
身体与健康
家人与家庭
心智与教育
精神与道德
社交与文化
在个人与事业的各个领域,都保持适度的发展,并为每一领域的活动设置优先顺序,不但能提高
你的生产力,而且让你真的享受生活;
财务与事业:
考虑财力对你的最终事业目标和优先顺序的影响;
身体与健康:
健康的身体有助于积极的有创意的心智,而且能将压力转化为成功的动力;
将营养,运动,充分的休息列为高优先级的活动;
家人与家庭:
更有条理的工作节省的时间投注在家人身上,让家庭生活更丰富美好,安排时间用心跟
家人相处,好好照顾家人;
心智与教育:
持续不断学****专业领域和一般生活的知识,每天读点东西,激发自己思考一些重要概念;
精神与道德:
努力做理想中的你,实现你生活的价值观,与人分享你生活中的富有和快乐,找出比自
分区月计划的第12页:.
努力做理想中的你,实现你生活的价值观,与人分享你生活中的富有和快乐,找出比自
己志向更远大的事业,投入自己的时间,金钱和影响力;
社交与文化:
你和他人的人际关系,使你的生活更有意义,广泛结交直通道和的朋友;懂得如何和人
相处;通过参加文化活动充实自己和他人的生活;
除了你自己,没有人能告诉你什么目标对你最合适,也没有能指定你的优先顺序;
设定目标时,考虑你的行动对其他人的影响;
自己对自己的所作所为和生命负责;
生活就是一连串的决策(选择)过程:几个同时正面的选择中作出一个决定、均不是满意的选择
中二取一,涉及设定时间表,给每个目标设定合理的时间;
优先顺序不仅仅是先做重要的事,有些情况下不可能先做重要的事情,先要完成一些中间步骤;
给予这些次要中间步骤较高的优先顺序,才能最终达成目标;
通过找出目标和建立优先顺序,你可以在任何情况下做出最好的选择;
经过慎重考虑列出的优先顺序,能把你预先克服冲突,当你需要确定下一步往何处去,优先顺序
使你有方向感,当你决策时,更快更清楚的知道该做什么决定,你已经知道众多的选择中那个优
先级最高;
列出的优先顺序必须反映出你的目标,不要以别人的喜好建立自己的优先顺序;
当你设定目标,列出优先顺序,你就能充分发挥自己的实力和才能,也不会因为别人的想法和做
法受到不当影响;
别人如何看待你的成就并不重要,关键是你是否实现了你自己想要的;
许多个人目标的达成,依赖于你在职业生涯中完成许多具有挑战的目标而取得的成功;
许多个人目标的达成需要钱,而成功的职业生涯能帮你赚到这些钱,你的个人目标是否能实现,
往往和你在事业上是否出类拔萃有直接关联,在你可利用的时间中,你用在工作上的时间,比用
在其他方面的时间都多,很自然的,你会期望通过工作满足你的许多基本需求,你的个人需求和
你的事业目标时密不可分的;
尽管你的某些事业目标会涉及到你的个人活动和生产力,但大量的目标还是整个组织的目标对你
和整个组织都有意义的目标,要享受工作带来的成就感,就必须找出一些方法,在为组织目标的
完成作出贡献时,也能满足你对成就和成功的需求;
一旦确立了优先顺序,你想要的结果会清晰的呈现在脑海中,让你体会到目标完成时的感受;
处理干扰:
阻碍生产力最主要的因素就是干扰;
一天的时间被切成了零散的时间段,很难做事;
有效的处理干扰,能大大提高你的生产力;
处理干扰的关键就是建立优先顺序;一旦建立了优先顺序,就能判断你的事情是否允许被打断;
只要你的优先顺序很清晰,就能很容易的将你的优先顺序告诉别人,这样,也能帮助他们考虑自
己的优先顺序,使他们在绝对必要的时候才寻求你的帮助;
干扰可以有不同的形式、大小和情况;
懂得处理常见的干扰形式;
处理干扰是提高生产力的关键;
处理紧急事件:
紧急情况是没有任何迹象和毫无防备的情况下发生的,而且要马上采取行动,以避免造成严重后
果;----救火
分区月计划的第13页:.
果;----救火
真正的紧急事件必须马上处理,你要将原来计划好的工作搁置一边,重新安排时间来做;
理想的情况是避免紧急情况的发生;
以一周或者一个月为期限记录救火事件,失火地点,损失,纵火犯和救火员,动机,原因,结
果,情况比较,找出规律,避免再次发生;
通过分析进行所需改进,实施培训,给予建议,建立必要的控制,授权,设计新的流程,设备维
护,采购新设备等;---偶尔还有突发事件;
以下建议帮你减少损失:
保持冷静:相信自己有能力处理此事;
分理出主要部分:确定哪些损失可以接受,哪些要避免,处理真正的问题;
尽快恢复正常状态:危机处理的目标是占用必要的时间亲自处理,提出建议,采取行动,给
予指导,然后就交给本应负责此事的人将工作完成,只给于必要的协助,要相信部属的执行
能力;
从每次危机中吸取教训:危机过后将涉及的所有人召集在一起总结,讨论以后如何避免,将
会议作为一次培训,不要互相指责,团队成员从危机管理中学****到的越多,就越有能力处理
未来发生的危机,你亲自处理的可能就变得越小;
记事本、承诺簿:
人人都需要记事本用来安排时间,避免做出相互冲突的承诺;
你工作的形态,决定了最适合你的记事本;
记事本不应只是用来记录已经完成或者计划进行的事项,而应该将其视为承诺
簿;这样的态度能使你更容易控制时间;
履行自己的诺言完成你想要做的事情和履行你对别人的承诺同等重要;
记事本,承诺簿,重要紧急事项清单;
对自己如何使用时间和时间投资模式进行分析,有助于你设定目标,改善时间利用方式,充
分掌控自己的时间和生活方式;
一般来说,你用在较高优先顺序的工作上的时间越多,就越有生产力;
将时间放在重要事项上,以求在生活的各个领域达到均衡,更具有生产力;
记事本上要优先安排时间给高优先的项目;
选择将时间用在高回报活动上,以提高时间管理的效率,有如下两个回报:
,包括个人和团队的生产力;
;
不速之客:
开放式管理:开放沟通的渠道;只要想见你的人很容易的安排适当时间和你见面,你就是
在实行开放式管理;
要求别人提前安排时间和你讨论某个话题,有利于双方的时间管理,因为你需要工作时不
受到打扰,在安排好的时间中专心和别人对话;
为鼓励别人尊重你的时间和他们的时间,可以采取如何做法:
1、常常提出问题打扰你的人:
如果同一个人频繁向你提出问题或寻求指导,你可能是有培训或者授权方面的问题,为
了保证员工知道如何做好分内的工作,应该着手进行培训,让他们熟悉主动完成工作所需的工作
细节和程序;如果别人打扰你是因为缺乏执行的职权,你要研究你授权的方式和程序,要和所有
员工达成确定的工作安排,让他们知道自身的责任和权力去完成他们的工作;
:采取正确的方式,减少社交干扰;
,表示不愿停止工作;
,表示不愿让别人坐下;
,安排后续时间再谈;
处理文件流通:
寻求助理帮助:如何过滤信件,将不要你处理的交给其他人处理,进行分类,紧急的,重
分区月计划的第14页:.
寻求助理帮助:如何过滤信件,将不要你处理的交给其他人处理,进行分类,紧急的,重
要的,其他类别等;
每天安排固定的时间处理信件,抵制立即拆阅的诱惑;
没有助理,最好的办法就是建立一套良好的处理系统,适合自己的处理程序,训练自己一
直使用这套系统;
要求自己尽量每份文件只经手一次就立即处理;---大部分情况下是可以做到的
有效率的工作环境:
工作环境的安排,特别是办工作和工作区的安排应考虑两大因素:
;
;
文件夹的安排:
,将处理完成的文件放入,你看到完成的工作越来越多,会有满足感;
,以免看到而分心;
、档案;
,放置未来几天要完成的,但需要别人提交报告和信息的工作事项;
,才放入待处理文件夹,其他的待办事项放入后续档案夹
中;备忘档案中有本月每天和本年12个月的文件夹;本月要处理的事项,放入标有当天日期,按
月为单位的每日文件夹中,每天检查;不需要要在当月处理的档案,放入月份档案夹中,待到处
理时再放入当日的档案夹中;
将容易造成分心的东西从桌面移走,放到工作区不显眼的地方;
方便、舒适,光线和温度的控制,颜色装潢,工具颜色等;
只要摆设舒适、有品位、有生产力,其他人如何看无所谓;
办公家具摆设要避免分心;
管理通讯设备:
接收外来电话的人,要有效过滤,让每个电话转给适当的人,减少干扰;
掌握正确的接听方式;告知姓名,以便了解对方需求,处理态度;
通讯工具的选择,提高效率;
对接电话的人进行专门培训;
开始说明有几件事项,跳入寒暄,直接进入正题;
将几件事情一起沟通,减少对别人的打扰;
适用于你的通讯设备,就是最好的通讯设备;
有效利用设备,提高生产力;
说不:
学会说不才能对那些真正重要,能为你带来成就感的计划和活动说是,如果你发现你的时间被各
种琐事占用,而且你很难开口说不,就需要重新审视你的目标和优先顺序,找出你生活中六大领
域的目标,清楚的制定达成目标的优先的顺序,你就会有明确的标准判断占用你时间的请求是否
合理;
抛弃担心(遭到拒绝,别人不会再来找他,不再被需要),你的目标和优先顺序能帮你辨别那些请求
和活动应该礼貌的说不,那些要欣然说是;
分区月计划的第15页:.
和活动应该礼貌的说不,那些要欣然说是;
学会说不来保护你的时间和精力,努力在生活的各个领域寻求平衡,就能最大限度的提高你的效
率和生产力;
本课程提出的按照优先顺序做事的策略,能发挥立即、有效的结果,根据你的需要采用这些策
略,今天你就可以享受多余的时间和生产力提高的乐趣;
设立优先顺序极为重要,将你的时间和注意力集中在高回报的活动上;
后续的课程重点转移到如何通过他人提高你的生产力,通过他人提高生产力的重点就
是沟通;
分区月计划的第16页