文档介绍：中国石油天然气股份有限公司
建设项目档案管理规定
第一章总则
第一条为规范中国石油天然气股份有限公司(以下简称股份公司)建设项目档案管理工作,充分发挥项目档案在工程建设、生产管理、维护和改建扩建中的作用,根据《中国石油天然气股份有限公司档案工作规定》,制定本规定。
第二条本规定适用于股份公司总部机关、专业分公司、地区分公司、全资子公司及其他直属企事业单位。
股份公司直接或间接投资的控股公司参照本规定执行。
第三条本规定所称建设项目档案,指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的,具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。
第四条股份公司建设的项目,包括油气田开发地面建设工程、炼油化工工程、油气储运工程、销售网络建设工程等。
第五条股份公司建设项目档案工作实行统一领导、分级管理。
第六条项目建设单位应统筹安排建设项目档案工作经费
,确保建设项目档案工作正常开展。
第二章档案管理职责
第七条股份公司总裁办公室是股份公司建设项目档案工作的归口管理机构,其主要职责是:
(一)组织制订股份公司建设项目档案工作管理制度;
(二)负责股份公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导;
(三)负责股份公司建设项目档案验收工作;
(四)参加股份公司建设项目竣工验收;
(五)组织股份公司建设项目档案业务交流与培训工作;
(六)负责总部建设项目档案管理。
第八条项目建设单位档案管理机构是本单位建设项目档案工作的归口管理机构,其主要职责是:
(一)执行股份公司建设项目档案工作管理制度,制订本单位建设项目档案管理办法;
(二)负责本单位建设项目档案管理工作的规划、组织协调和监督指导;
(三)负责本单位建设项目档案验收工作;
(四)参加本单位建设项目竣工验收;
(五)组织本单位建设项目档案业务交流与培训工作;
(六)负责本单位建设项目档案管理。
第三章一般规定
第九条项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则,在签订合同(协议)时,应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责;检查工程进度与施工质量时,应同时检查项目文件材料的收集、整理情况;在进行工程验收时,应同时审查、验收项目文件的归档情况。
第十条项目建设单位应把项目档案管理工作纳入项目建设计划,纳入项目建设管理程序,纳入领导和工作人员的岗位职责,与项目建设管理同步实施。
第十一条项目建设单位应加强对项目文件形成、收集、整理等过程控制,保证项目档案完整、准确、系统。
档案完整指按《股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表》(附录1)所确定的内容,将建设项目全过程中应当归档的项目文件归档,各种文件原件齐全。
档案准确指项目档案的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程,图物相符,签字手续完备。
档案系统指项目档案按其形成规律,保持各部分之间的有机联系,分类科学,组卷合理。
第十二条项目文件的收集、整理和归档应当纳入项目的
合同管理之中。
项目建设单位在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理(以下简称参建单位)等合同(协议)时,应当设立专门条款,明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件(包括电子文件)名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任,并经档案管理部门签署会签意见。
项目建设单位办理竣工结算时,应当有档案管理部门的签署意见。档案管理部门根据合同(协议),检查所提交的项目文件,符合档案管理要求的,签署同意付款意见,方能进入合同(协议)付款环节。
第十三条项目申请立项后,项目建设单位应明确档案管理机构、人员负责项目文件的收集、积累和整理工作;建立项目档案工作网络和项目文件管理流程,对项目文件实行跟踪管理、动态管理。
第十四条项目建设单位负责组织协调和指导参建单位编制、整理和归档项目文件,并负责案卷质量的审查。
第十五条项目建设单位和参建单位应根据各自职责范围或合同规定,按照建设项目档案管理规定要求,完成项目文件的编制、整理、归档工作。监理单位负责审核、签署项目竣工文件。
第十六条建管分开管理的建设项目,其形成的档案由双方共同协商,明确移交项目档案(包括电子文件)的范围、套数、版本、时间、质量
要求等事宜,双方办理移交手续。
采用项目管理承包等其他管理模式的建设项目,项目建设单位应在合同中明确双方对不同载体项目文件的管理职责、要求,并按照合同规定将项目文件归档。
第十七条项目建设单位应当配备与建设项目相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施,档案保管条件应符合国家有关标准要求。
第十八条项目建设单位应当将项目档案管理信息化建设与项目信息化建设同步进行,加强电子文件的收集