文档介绍：档案管理制度
为实现公司档案管理的规范化、制度化、标准化,充分发挥档案的作用,依据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际情况,特制定本制度。
本制度“档案”包括电子档案和书面、实物档案。
第一条档案管理体系
一、行政管理部建立档案室并设专职档案管理员进行管理;经公司审定后的电子档案目录中的内容均要统一复制至公司行政管理部管理。
二、档案管理职能
1、行政管理部档案管理职能:
(1)拟定档案管理制度流程。
(2)根据公司要求建立档案管理机构并明确职责。
(3)建立档案室,并指定专职人员负责管理。
(4)负责公司档案收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定、销毁等工作。
(5)对公司档案的安全、完整及保密性负责。
2、专职档案管理员职责:
(1)自觉遵守国家法律法规,遵守公司各项规章制度。
(2)维护公司安全、荣誉和利益,不做损害公司安全、荣誉和经济利益的事。
(3)严格保守公司秘密,不泄露公司秘密。
(4)严格按档案管理制度做好日常档案管理工作。
(5)积极参加档案理论学****和业务培训,不断提高自身理论水平和业务能力。
3、各部门档案管理职能
(1)根据部门职能及档案归档要求,建立健全本部档案。
(2)设立档案柜,指定兼职档案管理员做好部门档案管理工作。
4、各部门档案管理责任人职责:
(1)按公司整体要求建立部门档案。
(2)负责部门档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
(3)负责将部门形成的即时档案,如合同、证书、荣誉等在规定时间内移交至公司档案室归档。
(4)督促部门各岗位责任人按规定及时建立健全电子档案。
(5)负责将部门日常形成的档案资料按级别于规定时间移交至公司档案室归档。
第二条档案归档管理
一、归档案卷的总要求:遵循文件材料的自然形成规律和特点,保持文件之间的历史联系,区别不同价值,
按照时间顺序由远及近归档,便于保管和利用。
二、档案归档内容:
凡是企业生产经营过程中直接形成的、具有查考利用价值的文件材料(如重要公文、会议纪要或决议、传真、图表、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。
三、档案归档时间:
1、公司各级档案内容(按附件目录要求)需于当年12月31日前全部移交至公司行政管理部档案管理室,其中电子档案需按目录要求复制至行政管理部,集中刻盘归档,作为公司电子档案资料在行政管理部集中保存。
2、本管理办法出台后形成的公司各级档案内容,其中企业变更登记手续、合同、协议、证书、荣誉、图片等即时资料需在取得原件后的三日内归档至公司行政管理部档案室管理。
3、各部形成的电子档案内容,各部兼职档案管理员督促各岗位责任人按审定后的目录及时整理归档。行政管理部专人每年12月负责收集、复制,并存档至公司档案管理室声像类档案资料中。
四、档案归档具体要求:
1、各部门每季度整理提报一次部门书面及电子档案归档目录,报部门负责人审批后,交至行政管理部。
2、各部档案管理员负责根据公司审定后的档案目录建立健全档案:
A、按照公司统一编码,建立健全档案目录表(①档案编号、②档案名称、③档案案卷题名、④档案期、⑤档案保管期)。
B、根据档案总目录表分类制作明细档案夹(①档案编号、②档案案卷题名、③档案目录表、④采用活页装订档案内文件)。
C、档案管理员将整理后的文件资