文档介绍：文件编号:ZCPX-WJGL-001
中材萍乡水泥有限公司
文件管理标准
(第1版)
受控状态:受控□非受控□
受控号:033
2009年6月23日发布 2009年6月23日实施
起草人: 刘启娜审核人: 彭文胜批准人: 黄宝春
起草日期: 审核日期: 批准日期:
文件管理标准
1 目的
贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。
2 适用范围
本标准适应于各部、室、车间。
3 职责
,做到规范、准确、及时、安全。克服官僚主义和文牍主义。
、各单位及各有关人员,对文件中涉及政府、总公司或本公司应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露。
:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
:收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
:文字要准确、精炼,条理要清楚,层次要分明,结构要紧密,用语要规范。
,当天批复。
、批文件应仔细认真,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅。需要签署具体意见的,要明确、具体。
,发文单位应有存档,并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送综合管理部存档。有领导指示的,还应附批复件。
。收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,分送有关领导阅示。阅示完毕后,由综合管理部收回归档。
,一定要有登记、签收手续。
,一定要由综合管理部一编号:红头文文件:×××字(××年)××号、情况通报:ZCPX2009-QKTB-×××,通知、工作联系函、普通文件:NO:×××,标准:ZCPX2009-×××BZ-00X;合同:ZCPX2009-XXXX
,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等;由公司统一印制的红头文件纸张印制。格式:文号:3号仿宋字,标号2号宋体加粗字,正文:用3号仿宋体字,一般每面排22行(以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行),每行排28个字。
:普通A4纸,3号仿宋字,正文:用3号仿宋体字,一般每面排22行(以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行),每行排28个字。
、工作联系函、普通文件:普通A4纸,标题为2号黑体字,正文为3号仿宋体字,一般每面排22行(以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行),每行排28个字。
:普通A4纸,封面上方编号为5号宋体字,标题为1号宋体加粗字,下方落款为5号宋体,正文内页:标题为3号宋体加粗,正文内容为5号宋体。
:普通A4纸,标题3号宋体加粗,正文为5号宋体。
记录的存贮、保管
、存贮。保管期限根据记录的重要性分为三类:
A类记录;各类质量检验记录由进行办公室保管,保存期限为5年。
B类记录:各质量控制部门的产品质量记录、管理评审记录、内部审核记录、供方档案等由各质量控制部门保管,保存期限为3年。
C类记录:各车间的产品记录、质量会议记录等一般记录,保存期限为1年。
,经各有关部门保管员确认,由各部门领导批准后处理。
、防火、防破损、防遗失。
记录由于笔误需要更正时,应用标记划在原始记录更改处,并写上正确的记录,更正的记录通过盖章或签字得到认可。
记录涉及到本公司机密、数字,原则上不允许外借。如遇特殊情况,经管理者代表批准后,方可在办公室查阅。
文件编号:ZCPX-DAGL-001
中材萍乡水泥有限公司
档案管理规定
(第1版)
受控状态:受控□非受控□
受控号:□□□
2009年月日发布 2009年月日实施
起草人: 审核人: 批准人:
起草日期: 审核日期: 批准日期:
档案管理规定
1 目的
加强企业档案管理,逐步实现档案管理科学化、规范化、为公司生产经营提供服务和支持。
2 适应范围
本管理规定适用于公司及所属各部门档案管理。
3 职责
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