文档介绍：1 采购与付款业务流程
采购业务流程
。业务部门或仓库管理部门提出采购申请,请购权的分配方式会随着企业经营性质发生变化,企业本着提高效率的原则安排请购活动。
(1)原材料或低值易品请购。由生产或使用部门根据生产计划、生产订单及通知单提出请购单。仓管收到请购单后与库存核对,确定实际需采购数量。
(2)日常物料或劳务请购。由使用部门直接提出,由本部门主管和财务资金预算主管人员审批,由采购部门采购。
(3)例外事项的请购。不定期发生设备或价值较大资产的采购,经过特别授权指定专门人员提出采购申请。
请购中要编制采购申请单,一式三份,本部门一份,一份财务部门,作为编制采购资金预算的依据,另一份传递给采购部门,作为编制采购实物预算的依据。采购申请单传递中要审核批准。
。采购部门首先进行询价,初步确定供应商的选择范围。然后安排竞标投标事项,确定供应商。再一步与供应商签订采购合同。最后由采购人员编制采购订单,确认采购业务。同时采购人员将商品分批运回企业,并监督运输过程。
。验收部门根据采购订单及采购合同执行验收,对商品质量、数量等考察,形成验收单,验收单一式三份,验收部门一份,仓管部门一份,作为入库和保管的依据,会计部门一份,作为采购业务核算的原始凭证。
。采购人员将请购单、采购订单、采购合同和有关凭证及时传递给会计人员,验收部门、仓库部门和使用部门将验收单、入库单交转会计部门,会计人员编制记账凭证,复核后交会计主管根据复核和审核后的凭证编制汇总表,并登记总账和明细账。
付款业务流程
付款业务程序大致包括申请、审批、资金支付、会计记录和资料保管。采购部门提出付款申请,会计部门从两条线处理该业务,一是出纳人员的付款流程,二是会计人员的核算流程。
。(1)相关人员审核供应商发票;(2)出纳人员根据审核后的供应商发票支付款项,在付款凭证后附付款支票、采购订单、验收入库单、供应商发票;(3)出纳人员编制付款记账凭证,并进行审核;(4)根据记账凭证编制记账凭证汇总表,并据以登记银行存款日记账。同时与采购部门共享原始凭证,采购部门登记采购明细账。
。(1)会计人员根据采购部门申请确定科学、合理、有效率的结算方式;(2)根据结算方式确定采购业务形成的负债;(3)根据出纳人员付款情况编制记账凭证,并传递给相关部门审核;(4)会计主管依据审核后的记账凭证编制汇总表,并据以登记总账和明细账。(5)定期与采购付款有关的总账和明细账核对;定期将应付账款明细账和供应商提供的发票核对。
2 采购与付款业务中的不相容职务及部门职责
不相容职务
企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括:
(一)请购与审批;
(二)询价与确定供应商;
(三)采购合同的订立与审核;
(四)采购、验收与相关会计记录;
(五)付款的申请、审批与执行。
采购与付款部门职责
。主要负责建立、实施本企业和供应商、市场主体的采购契约关系,编制和处理请购单,签署采购订单或合同,执行企业的采购流程,并对采购活动过程进行控制和监督。主管人员或审核授权人员还要负责审核采购发票的内容是否完整、合法。
。负责对采购活动资金运动过程进行控制,确认、计量采购业务活动的会计信息,