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第 2 章
信息和说服力
本章的目的是向大家介绍后面几章要详细讨论的几个主题。首先,本章概括了有效传递信息的一些基
本原则,其次,本章谈及了与说服过程相关的几个基本问题。
有效传递信息
在《高级商务沟通》第 1版中,我们发现:“我们正在信件、备忘录、报告、打印文档和传真的海洋
中苦苦挣扎”。而现在,我们要说:“我们正在电子邮件、语音邮件、移动电话呼叫,以及信件、备忘录、
报告、打印文档、传真的海洋中苦苦挣扎。”
在1 9 9 7年Future and Gallop机构进行的一次调查中,研究人员发现《财富》(F o r t u n e)排名前
1 0 0 0位的公司的员工平均每日接发信息 1 7 8条。 1《华尔街日报》(Wall Street Journal)对此项调查的
报告使用了“信息狂潮”和“沟通堵塞”的字眼。 2 几年过去了,信息的数量,尤其是电子邮件的数
量一直在增加。
但是庞大的信息量并不是经理们要应付的惟一问题。事实上,造成“信息泛滥”和人们越来越烦躁的
心情的根源是:传递了过多的无效信息,从而浪费了时间,使人们困惑不已。想想我们是不是总在嘀咕:
“这份备忘录/电子邮件的要点是什么?”、“这封信是什么意思?”、“他能不能说得更简单一些?”、“这份
报告的组织结构怎么会是这样?”等等。这样,信息过多的问题与信息的无效传递问题就交织在一起。虽
然在商务沟通中,有时需要一定的模糊性(详见下面对“战略性模糊”的讨论),但是作者或说话者通常
希望读者或听众能够明白并记住自己传递的信息。要实现这个目标,就要遵循以下 6个组织信息的基本原
则:直接、简明、组织性、清晰、冗余和多种感觉并用的信息。而且我们深信,遵循这些原则有助于读者
和听众在职业生涯中有效的应对“信息狂潮”。
直接
简单明了,此处的策略是直入主题。日常备忘录、信件以及积极的信息和好消息可以按照这种直接法组
织结构。正如本书第5章将要阐述的,直接法因其重点信息所处的位置而得名,重点常是文章的第一句话。
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第一部分高级商务沟通简介
传递信息的一种明智的做法是将直接法视为写作原则,而将非直接法视为特例。多数经理应该能够运
用直接法起草7 5 %的文件,这样,要传递的信息就会易于理解和记忆。
什么时候不用直接法呢?主要有两种情况:传递消极信息或坏消息时,以及传递说服性信息时。这两
类信息通常使用间接法。本书第 6章将深入阐述间接法。在这一点上,我们可以说:在间接法中,文章开
头部分的强调性占第一位,文章结尾部分的强调性占第二位,而文章中间部分的强调性最弱。传递日常信
息和积极信息时,主要内容应该占据最重要的位置,即开头。传递说服性信息时,为防止开门见山引起读
者的抵触心理,主要内容应该滞后,放在次要位置上,并且在此之前要有循序渐进的说服性内容,以激发
或引导读者接受信息中的观点(后面会有详述)。传递消极信息时,主要内容通常被置于文章的中间,削
弱其重要性,并且在此之前要有解释性内容,以使读者对坏消息有所准备。
总而言之,虽然某些情况需要您弱化主题,但是在多数写作中,都应该使用直接法直入主题。这样您
就可以写出更有效的文章,即读者可以花费更少的精